Докладная записка является информационно-справочным документом, который может составляться как по инициативе сотрудника организации, так и по указанию руководства. Обычно в таких записках отражается результат выполнения распоряжений начальства, информация о ходе каких-либо работ или жалобы на невыполнение определенным лицом своих обязанностей.
Докладная записка может быть одного из трех возможных видов:
- отчетная;
- инициативная;
- информационная.
В первом случае записка в большинстве случаев носит формальный характер и содержит отчет о завершении определенного этапа работ или о выполнении поручений, приказов или предписаний руководства.
Записка информационного характера также содержит информацию о состоянии и ходе работ, и в отличие от отчетной записки такой документ описывает текущее положение дел.
В инициативной записке может содержаться побуждение адресата к выполнению определенных действий и принятию решений. Это может происходить не в прямой форме, а в виде констатации каких-то фактов или выражения пожеланий, которые могут привести к ответным действиям адресата. Кстати, докладные записки, в которых сообщается о нарушениях со стороны сотрудников, относятся именно к этому виду.
Для составления такого документа нужны основания, так как писать докладную записку целесообразно по определенным поводам. К ним относится ухудшение или улучшение рабочих процессов в связи с действиями одного или нескольких лиц, необходимость разрешения различных конфликтных ситуаций, выражение несогласия с принятыми вышестоящими лицами решениями.
Для осуществления переписки между сотрудниками одной организации применяется , которая применяется для освещения возникающих в ходе работы вопросов. Например, ее можно составить на имя руководителя с объяснением необходимости приобретения деталей для станка, в случае его поломки, или при необходимости замены картриджа на принтер и т.д.
Как написать докладную записку
Докладная записка составляется в официальном стиле, при этом для использования внутри подразделения для этого подойдет обычный лист бумаги А4, а для отправки за пределы этой структуры записку необходимо оформлять на . В любом случае – написание докладной записки на бланке или на чистом листе допускается, гораздо важнее придерживаться структуры документа.
Образец докладной записки предполагает следующий вид документа:
- реквизиты организации или структурного подразделения;
- «шапка» с указанием составителя и адресата;
- название и заглавие;
- текст записки;
- дата и подпись составителя с расшифровкой.
Сам текст состоит из двух условных частей, в первой из которых составитель указывает суть обращения, а во второй просит принять соответствующие меры или дает адресату рекомендации по поводу того, какими путями обрисованную ситуацию можно исправить.
Нюансы
В некоторых случаях вопрос о том, как написать докладную записку , касается правильного оформления. Иногда такой документ может быть достаточно большого объема и на одной странице текст не умещается. В этом случае достаточно лишь пронумеровать все листы, проставив номера страниц арабскими цифрами в верхней правой части листов.
Яркий пример докладной записки, которая занимает несколько листов – отчетная записка, в которой содержится полный отчет о деятельности большого предприятия за определенный период. В этом случае в документе может содержаться различная информация о функционировании всех подразделений. Часто в таких отчетах требуется перечисление сотрудников, руководителей и ответственных лиц по фамилиям, что и увеличивает объем записки.
Вне зависимости от того, составляется ли докладная записка о невыполнении должностных обязанностей конкретного сотрудника или это лишь формальный отчет, на таком документе обязательно должна быть проставлена дата составления и отправки.
Для больших предприятий, где такого рода документы составляются регулярно, рекомендуется составить и утвердить образец докладной, чтобы сотрудники не тратили время на составление такого документа и не допускали при этом ошибок.
На малых предприятиях и в частных организациях такой документ практически не используется, но в больших компаниях докладные записки составляют неотъемлемую часть внутреннего документооборота и даже могут проверяться внешними контролирующими организациями.
Например, начисление больших премий или безосновательная задержка выплат на государственных предприятиях не могут производиться без соответствующих подтверждающих документов, которые в большинстве случаев являются либо приказами руководства, либо докладными записками. В случае их отсутствия предприятие может быть оштрафовано.
Любая докладная, даже если она предназначена для внутреннего использования, может использоваться в судебных разбирательствах, но только в том случае, если она завизирована соответствующим образом, а адресат ее получил и ознакомился с ее содержанием.
Оформить докладную может потребоваться в разных ситуациях. Например, когда провинился сотрудник, на производстве возник простой или форсмажор. Времени на подготовку докладной записки уйдет меньше, если под рукой будет готовый образец. Останется только вписать нужные данные.
В зависимости от ситуации могут потребоваться разные образцы докладных записок
Докладная записка – это документ, у которого есть несколько разновидностей. Содержание бумаги зависит от ситуации, в которой ее подают. Чаще всего докладная требуется, когда сотрудник компании тем или иным образом не выполняет установленные правила. Например:
- приходит не вовремя,
- допускает прогул,
- не выполняет свои обязанности.
В ОКУД включили докладную записку о нарушении трудовой дисциплины (№ 0286041). Иных вариантов в этом классификаторе не указали. Однако есть и другие случаи, когда потребуется такой документ. Например, его может подать:
- начальник или коллега нарушителя о совершении виновных действий,
- работник компании о начале простоя.
Образцы и формы других докладных записок
Обстоятельства подачи докладной влияют на ее содержание и оформление
Докладные подают в разных случаях. Тем не менее, есть общие моменты:
- Документ адресуют вышестоящему лицу. Кому именно, зависит от конкретной ситуации, численности и структуры компании, содержания локальных актов. Во внутренних документах компании может быть указано, кто именно из сотрудников обладает полномочиями для разрешения данного вопроса. Докладную направляют руководителю организации или подразделения. Если случай связан с простоем, работник подает документ непосредственному руководству.
- Докладную записку подают, чтобы добиться конкретных результатов. Например, наказания нарушителя, фиксации времени простоя или разрешения производственного вопроса. Содержание записки не обязательно связано с привлечением кого-либо к ответственности.
По своей цели документ может быть информационным, носить отчетный характер или содержать какое-либо предложение по работе. Докладную подают по указанию руководства или личной инициативе.
Внесите в шаблон докладной записки нужны данные
В законе нет специальных указаний о том, как именно составлять и оформлять докладные записки. Документ составляют в свободной форме с учетом общих требований к оформлению документов. На бланке организации это делают в случае, если в компании практикуют использование специально разработанных и утвержденных форм. Из докладной должно быть понятно:
- Кому ее адресовали.
- Кто подает документ.
- В связи с какими обстоятельствами заявитель подает документ.
В «шапке» докладной указывают:
- ФИО и должность руководителя. Например, это может быть директор компании или руководитель отдела.
- Название компании.
- ФИО и должность сотрудника, которое подает докладную.
Документ нужно озаглавить. В названии пишут «Докладная записка» и, при необходимости, конкретизируют, о чем она. Например, «о совершении виновных действий» или «о нарушении трудовой дисциплины» таким-то работником. Если в компании принято нумеровать такие документы, поставьте соответствующий номер. Также укажите дату и место составления. Например, «11.07.2019, г. Москва».
В основной части докладной записки излагают суть обращения. Следует:
- перечислить факты;
- сформулировать, зачем автор докладной ее подает. Например, если это уведомление о простое, работник должен указать, что именно произошло и почему он временно не может выполнят свои обязанности. Сломалось оборудование, не привезли необходимые товары и т. д. Если докладную подает непосредственный руководитель прогульщика, он сообщает об обстоятельствах прогула, прилагает соответствующие акты и просит об увольнении нарушителя согласно ТК РФ.
В финальной части докладной записки заявитель указывает свою должность, расписывается и делает расшифровку подписи.
Вложенные файлы
- Докладная записка о совершении виновных действий.doc
Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.
Пример докладной записки
Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.
В верхней части справа размещаем информацию об адресате:
Директору ООО «Сфера».
Павлову Н.П.
Слева в верху — наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
По центру: Докладная записка.
Далее — дата и номер документа в левой части: 07.05.2013 №1.
В правой – место: г. Москва.
Ниже — заглавие: О замене картриджа.
Текст:
Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.
Прошу Вас рассмотреть вопрос о замене вышедшего из строя картриджа на новый.
Внизу – сведения об адресате и его подпись: заместитель начальника отдела – подпись — Власов Д.И.
Докладная записка образец
Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.
В правом верхнем углу:
Руководителю ЗАО «Стойка».
Ниже по центру: Докладная записка.
Далее дата и номер: 07.05.2013
Краткое содержание:
О завершении первого этапа проведения конкурса.
Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.
С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.
Докладная записка на ученика
Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.
Например:
О необходимости перевода учащегося
Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.
В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.
Докладная записка о прогуле
Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.
Например:
О нарушении трудовой дисциплины.
Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.
Документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Глазковой Н.Д. не предоставлено. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Глазковой Н.Д. выговор.
Форма докладной записки
Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.
Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.
Интересное видео: Докладная записка (написана по мотивам реальной докладной записки)
Внутренняя докладная записка – это документ, в котором, обычно, затрагиваются важные вопросы, имеющие прямую связь с производственными неприятностями организации.
Он должен быть составлен на обычном листе бумаги формата А4 или на формальном бланке, характерном для определённого предприятия.
Стоит помнить, что при составлении такого документа указание конкретного адресата является обязательным условием .
Необходимо чётко прописать должностное лицо, которое имеет необходимые полномочия для рассмотрения подобной бумаги. Его полномочия должны подтверждаться должностной инструкцией, а также приписанными в ней функциональными обязанностями.
Важно! Подобная бумага несёт определённую юридическую силу. Таким образом, написавший её человек несёт ответственность за своё творчество.
Причины составления такого документа
Если проанализировать основные ситуации , возникающие на производстве, то можно сделать вывод, что причинами для составления подобных документов могут послужить:
- побуждение администрации к принятию определённых решений . В такой ситуации при составлении необходимо изложить 2 – 3 факта и краткий анализ того, как они влияют на производственную ситуацию. Необходимо сделать выводы , и изложить предложения относительно решения вопроса.
- Необходимость проинформировать начальство о разнообразных нюансах, а также ситуациях. Подобные документы обычно пишутся периодически и имеют аналитический характер .
- Предоставление отчёта. В записках такого типа обычно излагают результаты проделанной работы за конкретный период. Здесь также может быть изложено, насколько эффективно были проведены исследования, выполнены распоряжения руководителей или их указания. Стоит отметить, что правом на составление подобного документа обладают руководители отдельных и структурных подразделений.
Однако подобное правило не должно ущемлять права рядовых сотрудников обращаться к начальству.
Чем отличается от внешней?
- Как уже упоминалось выше, внутренняя записка представляет собой документ, посылаемый от одного руководящего лица другому в пределах одного предприятия. Примечательно, что при его оформлении допускается как использование фирменного бланка, так и простого листа бумаги.
- После составления подобная бумага подписывается составителем и отсылается адресату . При этом человек, составлявший документ должен в обязательном порядке обозначить свою фамилию, имя и должность.
- В отличие от своего внутреннего собрата внешняя записка всегда выходит за пределы одной фирмы . Такой документ, как правило, отправляется в вышестоящие инстанции.
- Стоит отметить существенное отличие подобной бумаги . Дело в том, что её составление должно обязательно производиться на бланке той организации, в которой производилось составление. Помимо стандартной информации, на нём должны быть обозначены реквизиты фирмы, а также её печать.
- Внешняя записка обязательно должна содержать подпись человека, занимающего должность руководителя предприятия.
Правила написания
Информация, которая в ней содержится, должна относиться сугубо к специфике работы , а также излагаться кратко и только по существу вопроса, изложение не относящихся к нему деталей не допускается.
- стиль изложения должен быть сугубо информационным. Никаких проявлений чувств или эмоций подобная бумага содержать не должна.
- Все обозначенные факты или рекомендации должны быть изложены по делу . Все детали должны быть чётко обозначены.
- Документ должен составляться в соответствии с определёнными правилами . Если в нём обнаружатся явные ошибки или будет отсутствовать обязательная информация, то на основании этого бумагу могут признать недействительной.
Важно! Именно изложение этих основных частей определяет информативность документа и его полезность для руководства предприятия.
Помимо дополнительных сведений разного рода, документ должен содержать основную текстовую часть, которую можно разделить на:
- констатирующую часть , подробно описывающую все факты и обязательства вопроса.
- Аналитическую часть , содержащую возможные последствия.
- Рекомендательную часть , в которой составитель излагает свои советы и рекомендации.
Пошаговая инструкция
Как уже упоминалось выше, текст внутренней докладной записки состоит из двух частей:
- в вводной части прописывают состояние вопроса , факты которые послужили поводом для составления. Ещё необходимо показать результаты их анализа.
- Основная часть должна содержать выводы, предложения, просьбы . Завершить основную часть необходимо чётким предложением или просьбой.
Что касается реквизитов, то бумага, о которой идёт речь, должна содержать :
Если при рассмотрении будут обнаружены какие любо нарушения, то документ признают недействительным с большой долей вероятности. Если же составитель с ходу сможет соблюсти все правила , касающиеся написания бумаги, то он может не сомневаться, что вышестоящее руководство получит её и тщательно изучит.
Важно! Стоит отметить, что план и форма бумаги должны неукоснительно соблюдаться.
Пример оформления
Для наглядности человеку, который никогда не писал ничего подобного, но собирается, стоит рассмотреть пример подобного документа . В конкретном примере будет изложено, как составить докладную записку , если человек нарушает дисциплину, то есть опаздывает или, вообще, не появляется на рабочем месте.
Составляется бумага так:
- первым делом, необходимо в верхнем правом углу указать адресата и отправителя , например, директору ПАО АКБ «БАНК» Кострову И.П, руководитель отдела продаж Махнов К.С.
- Далее, нужно обозначить наименование документа в подобном случае докладная записка и чуть ниже, и левее поставить дату составления, например, 31.03.2015.
- Следующим шагом, нужно написать основную часть . Например: Довожу до вашего сведения, что менеджер по клиентам Митрохина М.А. отсутствовала на рабочем месте с 8:00 до 17:00. Это превышает допустимый порог в 4 часа и считается прогулом. Сотрудница не предоставила объяснений и не показала документов, которые подтвердили бы уважительность причины отсутствия. В связи с изложенным выше, предлагаю применить к Митрохиной М.А. дисциплинарное наказание, а именно увольнение.
- Последним шагом, составитель должен указать свою должность, фамилию, инициалы, подпись, а также дату.
Пример на фото ниже:
Подобный документ должен составляться, только если есть весомый повод для этого. Если составитель планирует с помощью такой бумаги чего – то добиться, то ему необходимо чётко следовать правилам составления .
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.
Виды докладных записок
Докладные записки подразделяются по целям их написания:
- информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
- отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
- инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.
Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.
Структура документа
Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.
В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».
- Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
- Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
- Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.
В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.
Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.
В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.
Докладные записки на сотрудников
Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.
«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.
Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, - более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.
- причину отлучки;
- наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
- общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
- тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.
Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.
Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.
Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.
Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.
Образец докладной записки на сотрудника
Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:
- «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
- Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
- Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
- Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
- Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
- Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».
Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.
