Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками. Можно ли использовать ЭЦП в оформлении кадровых документов? Электронная подпись в кадровом делопроизводстве

Материал подготовлен: Наталией Голяковой , экспертом департамента бухгалтерских услуг
«Бейкер Тилли Россия »

Что делается на государственном уровне

В 2017 году в РФ была утверждена "Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы", в рамках которой реализуется программа "Цифровая экономика". Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей и должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.

Минтруд России для внедрения электронного взаимодействия работника и работодателя запустил эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Участники эксперимента: ОАО "Российские железные дороги", АО "Газпромбанк", ПАО "АВТОВАЗ", ПАО "РОСБАНК", ПАО "Мечел", АО "Северсталь Менеджмент", ПАО "Ростелеком", ООО "Яндекс".

Цель эксперимента:

Протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

Оценить затраты на внедрение и полученный эффект;

Выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.

По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации (не ранее IV квартала 2018 года).

Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений

Законопроект разработан Минэкономразвития России в 2016 году. (Проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" подготовлен Минэкономразвития России, не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2016)

Предполагалось, что электронную цифровую подпись (ЭЦП) на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий:

Принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок использования электронной подписи;

Работник письменно ознакомлен с данным локальным нормативным актом;

Работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи (установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью).

В законопроекте за работниками сохранялось право отказа от использования ЭЦП, а также был ограничен перечень документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников. Запрет касался подписания ЭЦП документов о приеме на работу и увольнении, а также документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника.

Законопроект не принят, однако к концу этого года должна появиться новая редакция законодательных поправок по результатам эксперимента Минтруда.

Пробелы законодательства

В настоящий момент существуют законодательные пробелы, не позволяющие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.

В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации,

кроме случая , если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, согласно буквальной трактовке Закона N 63-ФЗ является полным аналогом собственноручной подписи и, соответственно, может быть использована для подписания кадровых документов.

Но отношения между работодателем и работником регулируются, прежде всего, ТК РФ, который предусматривает использование электронной подписи только в трудовых отношениях с дистанционными работниками.

В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, применение электронной цифровой подписи ТК РФ не предусмотрено .

Такие разъяснения также давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному вопросу.

Принятие рисков

В настоящий момент внедрять использование электронных подписей на тех документах, для которых ТК РФ установлена необходимость подписания: трудовом договоре, дополнительных соглашений к нему, приказов о приеме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании, высоко рискованно.

Т.е. у компании есть выбор: либо принять рисковый подход, и внедрять электронный кадровый документооборот до принятия законодательных изменений, либо выбрать консервативную позицию и ожидать окончания эксперимента Минтруда и принятия соответствующего закона.

Судебная практика практически не сформирована

Определение Омского областного суда от 22.01.2014 N 33-187/2014: в документах, требующих подписи работника, нельзя обойтись электронной формой (работника уволили на основании скана заявления об увольнении по собственному желанию. Работник выиграл суд, так как оригинал заявления об увольнении в деле отсутствовал, а квалифицированная электронная подпись не применялась).

Определение Московского областного суда от 21.04.2014 по делу N 33-8606/2014: ознакомление работника с копией приказа об увольнении, переданной с помощью технических средств, было признано допустимым из-за того, что работник находился далеко от места нахождения работодателя.

Сложности практического внедрения

Отсутствие в России готовых IT-решений для автоматизации кадрового документооборота; требует существенных инвестиций.

Высокая стоимость выпуска ЭЦП (с учетом выпуска квалифицированной электронной подписи на каждого сотрудника)

Сложность "массового" получения ЭЦП

Невозможность подписания документов задним числом (повышение рисков для работодателя)

Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых работников

Переход на новый формат электронной подписи

Планировалось, что с 1 января 2019 года будет введен новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с ГОСТ Р 34.10-2012. А это значит, что участникам электронного документооборота необходимо было получить новые сертификаты электронной подписи с этой даты.

Переход на новый формат будет производиться в соответствии с выпиской из документа ФСБ России от 31.01.14 №149/7/1/3-58 «О порядке перехода к использованию новых стандартов ЭЦП и функции хэширования».

Предполагалось, что подписи, сделанные старым сертификатом (по ГОСТ Р 34.10-2001) после 1 января 2019 года, будут считаться недействительными. Контролирующие органы (ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат) такие документы не примут. Суды их также рассматривать не будут.

Однако 12.09.2018 Минкомсвязи России в своем Уведомлении «Об организации перехода на использование схемы электронной подписи по ГОСТ Р 34.10-2012" сообщило, что новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 34.10-2012, будет применяться в обязательном порядке с 1 января 2020 года, а не с 1 января 2019 года, как планировалось ранее.

Правовое обоснование:

Указ Президента РФ от 09.05.2017 N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы"

Приказ Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 г. «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»

Проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" (подготовлен Минэкономразвития России) (не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2016)

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) "Об электронной подписи" (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017)

"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.08.2018)

Федеральный закон от 07.07.2003 N 126-ФЗ (ред. от 03.08.2018) "О связи"

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

ГОСТ Р 34.10-2012. «Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи" (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 07.08.2012 N 215-ст)

О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят давно. Но не все документы могут существовать только в компьютере. Требования трудового законодательства, правила оформления, а иногда и содержание кадровых документов объясняют тот факт, что до сих пор большая их часть создается в бумажном виде и подшивается в дела по особым правилам. Не так давно в Трудовом кодексе РФ появились нормы о дистанционной работе, а вместе с ними и понятие электронных кадровых документов. Об особенностях этой документации и правилах работы с ней читайте в нашей статье.

В настоящее время основные документы, связанные с трудовыми отношениями, в обязательном порядке оформляются на бумажном носителе, хотя составляются они, как правило, с использованием современных автоматизированных технологий, т. е. имеются на электронных носителях. Это вызвано разными причинами, назовем лишь самые важные.

Причина 1. Работников необходимо под роспись знакомить с большинством кадровых документов. В отдельных ситуациях это является требованием Трудового кодекса РФ.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. А приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Причина 2. Архивное законодательство предусматривает длительное хранение многих кадровых документов на бумажных носителях.

Причина 3. Отдельные документы (например, трудовые книжки) существуют только в рукописном виде.

Вместе с тем безбумажные технологии начинают использоваться в кадровой службе все активнее. В этой статье мы расскажем об основных способах автоматизированной работы с бумажными документами, а также о видах и правилах обработки документов электронных.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ РАБОТА С БУМАЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях.

Словарь кадровика Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

В кадровой службе обрабатываются документы:

• входящие (поступающие из других организаций);
• исходящие (отправляемые в другие организации);
• внутренние (создаваемые в организации для использования в управленческих процессах).

Особенность кадровой документации состоит в том, что в основном это внутренние документы.

Процесс работы с документами всех видов сводится к их передаче от одного должностного лица к другому, т. е., по сути, к их перемещению внутри компании по определенному маршруту:

• входящие - от получения до исполнения;
• исходящие - от создания до отправки;
• внутренние - от создания до исполнения. При движении документов выполняются определенные процедуры,
• набор которых зависит от вида документа. Некоторые из них могут быть автоматизированы.

Какие процедуры работы с документами можно автоматизировать?

Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.

Отметим основные особенности выполнения этих процедур применительно к кадровой документации.

1. Электронное согласование документов.

Потребность в согласовании документов возникает при подготовке приказов по личному составу, представлений и предложений о переводе на другую работу, поощрении работников и во многих других случаях.

Подготовка кадровых документов в автоматизированном режиме позволяет избежать трудоемкой и длительной процедуры традиционного согласования при помощи размноженных экземпляров проекта документа.

Наличие у ответственных исполнителей электронной подписи позволяет отказаться от «бумажного» согласования документов и ускорить процесс их подготовки и принятия.

Как организовать электронное согласование документов?

Система электронного документооборота должна включать перечень документов, подлежащих согласованию, с указанием следующей обязательной информации:

При наличии в организации представительного органа работников, например, профсоюзного комитета, в названном перечне следует указать все предусмотренные ТК РФ случаи издания документов по вопросам работы с персоналом, требующих учета мнения профкома (иного представительного органа работников).

2. Регистрация документов.

Регистрация кадровых документов традиционно осуществляется с использованием книг, журналов регистрации, карточек учета, перечисленных в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов со сроками хранения).

Какие регистрационные формы можно вести в электронном виде?

Большую часть кадровых документов можно учитывать в автоматизированном режиме. Исключение из этого правила составляют только те регистрационные формы, в которых предусмотрено проставление личной подписи работника кадровой службы после внесения сведений о документе и (или) подписи работника организации при получении документа - например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы регистрационных книг, журналов, карточек разрабатываются и утверждаются работодателем самостоятельно. Однако в отдельных случаях должны применяться регистрационные формы, установленные нормативными правовыми актами:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, формы которых приложены к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;

НА № 12‘2009журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, формы которых утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Как автоматизировать процесс регистрации документов?

Соответствующие регистрационные формы с указаниями по их заполнению должны быть включены в систему электронного документооборота. Приведем примеры таких форм.

Электронная регистрация документов позволяет в дальнейшем вести поиск информации о работе с персоналом и составлять аналитические справки и статистические сводки в автоматизированном режиме.

С момента создания нашей компании учет кадровых документов велся в бумажных журналах и книгах регистрации. Со следующего года мы хотим перейти на автоматизированную регистрацию и перенесли имеющиеся регистрационные формы в электронные таблицы. Такая работа к тому же позволила убедиться, что у нас есть некоторые проблемы с нумерацией кадровых документов. Хотелось бы построить логичную и грамотную систему их регистрации. Есть ли какие-то правила, в соответствии с которыми документам должны присваиваться регистрационные номера?

При построении системы регистрации кадровых документов, действительно, нужно уделить внимание их индексации (нумерации). Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.

1. Трудовые договоры регистрируются в пределах календарного года.

Для индексации используются простые порядковые номера, к которым в целях ускорения поиска документов можно добавлять: год, когда был заключен трудовой договор, индекс структурного подразделения, в которое принят работник, и др.

2. Приказы по личному составу регистрируются и индексируются раздельно в зависимости от сроков их хранения.

Большинство кадровых приказов имеют длительный срок хранения - 75 лет. Исключение составляют приказы со сроком хранения 5 лет: о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, о командировании работников внутри страны, о наложении дисциплинарных взысканий, о дежурствах (п. «б» ст. 19 Перечня документов со сроками хранения).

В сложившейся практике много лет применяется метод буквенно- цифровой индексации, когда к порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение, например 1-к, 1 л/с и т. п. В случае большого количества приказов по личному составу при регистрации их делят не только по срокам хранения, но и по разновидностям (предметно-вопросному признаку): о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т. д. Каждому массиву присваивается свой буквенно- цифровой индекс.

3. При регистрации личных карточек работника и личных дел могут применяться разные методики - например, документам и делам присваиваются простые порядковые номера, причем вновь принятым на работу сотрудникам достаются «по наследству» номера личных карточек и личных дел тех, кто уволился (по аналогии с присвоением работникам табельных номеров). Нередко для нумерации личных карточек и личных дел просто используют табельный номер работника.

4. Заявления, акты, протоколы, внутреннюю переписку (докладные и объяснительные записки) нумеруют в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

5. Служебные письма, как правило, регистрируются централизованно с присвоением индексов, построенных по схеме: порядковый номер документа с начала календарного года и номер дела, в которое в дальнейшем будет подшит исполненный поступивший документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа.

Обратите внимание! Не все регистрационные книги (журналы) могут существовать только в электронном виде

Как уже упоминалось, регистрационные формы для кадровых документов включены в Перечень документов со сроками хранения.

Книги регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу (с длительным сроком хранения), личных дел, личных карточек работников и др. хранятся 75 лет.

Следовательно, они не могут существовать только в электронном виде. В работе с такими регистрационными формами следует придерживаться следующих правил.

Правило 1. По окончании календарного года электронные регистрационные книги (журналы) должны быть распечатаны постранично и переплетены в твердые или мягкие обложки в зависимости от срока хранения, который равен сроку хранения зарегистрированных в книге (журнале) документов.

Правило 2. Все регистрационные формы, независимо от срока хранения, должны быть прошиты, а не проклеены или скреплены металлическими скобками. Страницы книг (журналов) нумеруются до начала использования формы.

Правило 3. Книги (журналы), в которых регистрируются документы длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, не только прошиваются и нумеруются, но и прошнуровываются, а затем заверяются. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество прошитых и пронумерованных листов книги (журнала). Заверитель- ная надпись делается руководителем или специалистом кадровой службы и удостоверяется печатью отдела кадров. При ее отсутствии заверительная надпись делается руководителем организации или уполномоченным им лицом и удостоверяется печатью организации.

Какие особенности оформления регистрационных форм установлены нормативными актами?

Особые требования предъявляются к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

3. Контроль исполнения документов.

Большое значение для кадровой службы имеет контроль исполнения документов, а также контроль за соблюдением требований ТК РФ при работе с персоналом.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

НА № 6‘2013Внесение очередных изменений в трудовое законодательство позволяет говорить о начале перехода к безбумажным технологиям при документировании работы с персоналом. Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ в ТК РФ введена новая глава 491 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» (вступила в силу 19 апреля 2013 г.), где впервые говорится об обмене электронными документами между работодателем и работником.

Вопрос о необходимости правового регулирования труда дистанционных работников обсуждался не год и не два - на практике такая организация работы «неофициально» существует уже довольно давно. Теперь дистанционные работники трудятся легально.

Потребность в переходе от бумажных документов к электронным вызвана прежде всего особенностью самой дистанционной работы, под которой понимается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ч. 1 ст. 3121 ТК РФ).

В ТК РФ прямо сказано, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 3121 ТК РФ) и на них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ч. 3 ст. 3121 ТК РФ).

Все это означает, что в целом дистанционные работники должны быть оформлены на работу по общим правилам, в том числе с соблюдением требований к документированию трудовых отношений. При этом традиционные документы, составленные на бумажном носителе, могут заменяться электронными фактически во всех ситуациях, возникающих в работе с персоналом.

Чем документы, оформляемые для дистанционного сотрудника, отличаются от обычных кадровых документов?

Составляемые для дистанционного работника электронные документы по форме и содержанию в целом соответствуют традиционным бумажным аналогам, содержат те же реквизиты: наименование организации, вид документа, дату регистрации, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования (при необходимости), визы ознакомления. Оформление этих реквизитов должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Однако информация, содержащаяся в этих документах, представлена не в бумажном, а в электронном виде и передается с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, поэтому совершенно иначе оформляется один из самых главных реквизитов документов, непосредственно влияющий на их юридическую силу, - реквизит «Подпись», а также реквизит «Виза ознакомления работника с документом».

Электронная подпись

Обмен электронными документами требует применения нового вида подписи - электронной. Отсутствие ее у гражданина (будущего дистанционного работника) не позволит перейти к безбумажным информационным технологиям при документировании работы с кадрами.

Статья 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон об электронной подписи) определяет такую подпись как информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Статьей 5 Закона об электронной подписи предусмотрены два ее вида:

Вид 1. Простая электронная подпись - посредством кодов, паролей или иных средств она подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Вид 2. Усиленная электронная подпись, она может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Неквалифицированная электронная подпись:

• получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
• позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
• позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
• создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной и следующим дополнительным признакам:

• ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
• для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом об электронной подписи.

Какой вид электронной подписи используется при обмене электронными документами между работодателем и дистанционным работником?

Об этом прямо сказано в ч. 4 ст. 3121 ТК РФ: если предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

Создает сертификаты ключей проверки электронных подписей, выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением (заявителям), устанавливает сроки действия сертификатов, аннулирует их и т. д. удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ст. 2, 13 Закона об электронной подписи).

Установлен ли срок действия квалифицированной электронной подписи?

Обратите внимание! Если удостоверяющий центр признан уполномоченным федеральным органом соответствующим требованиям Закона об электронной подписи, то он получает аккредитацию (ст. 2, 15 Закона об электронной подписи)

Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий (ст. 11 Закона об электронной подписи):

• квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром;
• квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности указанного сертификата;
• имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи;
• квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).

Планируем заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Задумались о том, что в электронном документообороте нужно будет применять усиленные электронные подписи. Возникают ли у работника и работодателя дополнительные обязанности в связи с получением и использованием усиленной электронной подписи?

Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей установлены ст. 10 Закона об электронной подписи.

Обязанность 1. Обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей.

Обязанность 2. Уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.

Обязанность 3. Не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

Обязанность 4. Использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

Обратите внимание на очень важные положения ст. 6 Закона об электронной подписи. Там определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами

Ситуация 1. Документы, необходимые для приема на работу в соответствии со ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа (ч. 3 ст. 3122 ТК РФ), т. е. могут быть высланы по электронной почте.

Введение в практику организации обмена электронными документами, безусловно, требует внесения соответствующих дополнений в правила внутреннего трудового распорядка, а порядок осуществления электронного документооборота и требования к его организации должны быть, на наш взгляд, изложены в Инструкции по кадровому делопроизводству.

При высылке будущим дистанционным сотрудником работодателю сканированных личных документов неизбежно встает вопрос о подтверждении их подлинности. Некоторые кадровики не без основания полагают, что во избежание подделок, например, документов об образовании и квалификации сканировать нужно не только оригиналы этих документов, но и их нотариально заверенные копии.

Мнение эксперта

Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Кто должен оплачивать создание электронной подписи дистанционного сотрудника? Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо выполнить следующие действия. 1. Изготовить квалифицированный сертификат ключа (с ограниченным сроком действия - например, один год). 2. Изготовить сертифицированный защищенный носитель с определенным объемом защищенной памяти. 3. Приобрести бессрочную лицензию на право использования средства криптографической защиты информации (СКЗИ): сублицензионный договор на передачу СКЗИ и уведомление с кодом активации. 4. Приобрести универсальный установочный диск со специальным программным обеспечением и инструкцией по его использованию. 5. Периодически получать консультационную техническую поддержку. 6. Установить и настроить программное обеспечение на компьютере сотрудника (при необходимости). Для этого нужно заключить договор на предоставление услуг со специализированным удостоверяющим центром в данном регионе, имеющим лицензии ФСБ: на осуществление разработки, производства шифровальных (криптографических) средств, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств информационных и телекоммуникационных систем; на осуществление технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств; на предоставление услуг в области шифрования информации. Например, электронные подписи оформляют ООО «Такском», УЦ «Тензор», УД «Б2Б Коннект», удостоверяющий центр ОАО «СДО», ФГУП «ЦентрИнформ», ОАО «Электронная Москва», (РАЦ) ООО «ИнфоЦентр», УЦ ООО «Кордон» и др. Все это обойдется работнику в несколько тысяч рублей (в зависимости от региона России). Работодатель не обязан компенсировать работнику такие расходы. Но если он согласится все же это сделать, взятое им на себя обязательство нужно будет отразить в трудовом договоре с дистанционным работником (ч. 1 ст. 3123 ТК РФ). Там же следует указать, подробный перечень компенсируемых расходов на оформление усиленной квалифицированной электронной подписи, порядок и сроки выплаты компенсации. При принятии работодателем такого решения встает вопрос о возможности признания компенсированных работнику расходов в целях налогообложения прибыли. При этом позиция Минфина и ФНС России по этому вопросу пока не выработана. Может ли работодатель получать электронную подпись за работника, т. е. по своему месту нахождения? Что нужно для этого - доверенность от работника? Работодатель не может оформить электронную подпись на работника. Дистанционный сотрудник должен сделать это сам, обратившись в региональный удостоверяющий центр по месту своего нахождения и представив туда: заявление на изготовление квалифицированного сертификата ключа подписи; паспорт; нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ; СНИЛС в ПФР. Оформленной по всем правилам электронной подписью работник сможет пользоваться в личных целях, в том числе для подписания трудового договора о дистанционной работе, и на портале государственных услуг (www.gosuslugi.ru). Такой порядок получения электронной подписи физическим лицом объясняется следующими обстоятельствами. Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - это лицо, которому в установленном п. 4 ст. 2 Закона об электронной подписи порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи. Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи содержит в своей структуре: фамилию, имя, отчество и СНИЛС в ПФР (для владельца - физического лица); ОГРН и ИНН юридического лица (для владельца - юридического лица). И даже тогда, когда электронная подпись оформляется для юридического лица на уполномоченное лицо (не руководителя организации), структура будет такой же. При этом статус владельца электронной подписи остается за юридическим лицом. Оно выступает владельцем соответствующего квалифицированного сертификата, а уполномоченное физическое лицо действует от его имени на основании учредительных документов (руководитель организации). Оформление организацией электронных подписей на уполномоченных лиц производится для обеспечения ее деятельности - сдачи отчетности в электронном виде, участия в электронных торгах и т. д., - а не в интересах сотрудников. Осуществление дистанционным работником электронного обмена документами с помощью полученной для него работодателем электронной подписи есть не что иное как личное использование такой подписи работником. И как сказано выше, по документам сотрудника организация это сделать не сможет. Оформление квалификационного сертификата ключа по удостоверению личности производится только для физических лиц.

Ситуация 2. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с указанными документами может осуществляться путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 3122 ТК РФ).

Особенности организации дистанционного труда могут быть отражены в специально разработанных локальных нормативных актах или в положениях и инструкциях, существенно отличающихся по содержанию от традиционно создаваемых документов для офисных работников.

Так, для дистанционных сотрудников целесообразно отдельно проработать и изложить в соответствующих документах вопросы (ст. 3123 ТК РФ):

• о порядке и сроках обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
• о порядке и сроках представления дистанционными сотрудниками отчетов о выполненной работе;
• о размере, порядке и сроках выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• об охране их труда, особенно при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

В правилах внутреннего трудового распорядка необходимо указать особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника. Как правило, этот режим устанавливается им по своему усмотрению, что тем не менее не освобождает работодателя от обязанности ведения табеля учета рабочего времени в соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Необходимо также установить порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого и иных видов отпуска (ст. 3124 ТК РФ).

В дальнейшем установленные работодателем нормы могут быть включены в трудовые договоры, заключаемые с дистанционными сотрудниками.

Ситуация 3. Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 3122 ТК РФ).

При оформлении трудового договора по обычаям делового оборота документ заверяется печатью. Электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

При этом федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (ст. 6 Закона об электронной подписи).

Ситуация 4. Если в соответствии с ТК РФ дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с приказами работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, то он может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 3121 ТК РФ).

• Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

На первый взгляд может показаться, что использование электронной подписи при оформлении и дальнейшем регулировании трудовых отношений должно существенно снизить трудозатраты работников кадровых служб. Однако так ли это на самом деле, и какие особенности надо учитывать специалистам, разъясняет эксперт по трудовому праву Александр Южалин.

В современном мире немало технических возможностей, позволяющих упростить работу в различных областях деятельности компании. Одна из них - возможность использовать электронную подпись при ведении документооборота компании (в частности, кадрового документооборота).

Правила использования электронной подписи определяет Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон №63 -ФЗ). Так, согласно статье 5 данного закона, электронная подпись разделяется на:

• простую электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись;
• усиленную квалифицированную электронную подпись.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом .

К такой подписи нет специальных требований, и по сравнению с остальными видами электронных подписей она действительно признается самой простой.

Для усиленных подписей (квалифицированной и неквалифицированной) пдействуют более строгие правила. По закону, такая подпись:

1) должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) должна создаваться с использованием средств электронной подписи.

Между квалифицированной и неквалифицированной подписями есть единственное, но принципиально важное различие:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате.

То есть, подлинность такой подписи признается в том случае, если авторство ее подтверждается официальным документом (электронным или бумажным), выданным аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти.

Соответственно от того, какую подпись намерен использовать работодатель, зависит сложность процедуры ее получения, а также стоимость такой процедуры.

Остановимся подробнее на возможности в принципе использовать такую подпись как альтернативу собственноручной подписи.

Пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, заверенного электронной подписью . Следовательно, первичные учетные документы могут заверяться электронной подписью.

Кроме того, проставлять электронную подпись можно во всех случаях, не запрещенных законодательством.

Важно учитывать, что электронный документ, заверенный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью, когда такая возможность предусмотрена федеральными законами или же соглашением между участниками электронного взаимодействия (например, между работником и работодателем).

Соответственно, в большинстве случаев работодателю необходимо заключить с работниками соответствующее соглашение, где указать все необходимые условия использования простой или неквалифицированной электронной подписи.

Например, к обязательным условиям можно отнести (ст.9 Закона №63 -ФЗ):

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Кроме того, можно согласовать и другие условия: перечень документов, при подписании которых используется такая подпись; дополнительные требования к электронному документу и прочее.

Итак, делаем вывод: когда отсутствует необходимость ставить именно «живую» подпись, стороны трудовых отношений могут подтвердить взаимные обязательства электронной подписью.

Однако остается вопрос, на каких кадровых документах категорически запрещается проставлять такую подпись?

Когда речь идет о трудовых отношениях, надо учитывать, что многие регуляторные акты, содержащие нормы трудового права, требуют использовать только бумажные носители.

Так, Трудовой кодекс РФ, предусматривает жесткие требования к оформлению целого ряда кадровых документов.

Трудовой договор

• согласно статье 61, ТК РФ трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.
• в соответствии с частью первой статьи 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Дополнительные соглашения к трудовому договору

• согласно части третьей статьи 57 и статьи 72 ТК РФ, дополнительные соглашения к трудовому договору должны быть заключены в письменной форме.

Перевод на другую работу

• допускается только с письменного согласия работника (статья 72.1 Трудового кодекса РФ)

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу

• объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
• по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Кроме того, в соответствии со статьей 68 Трудового кодекса РФ работодатель до заключения трудового договора обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором .

Таким образом, если в законе сказано, что те или иные документы составляются в письменной форме и подписываются работниками, то необходима именно «живая подпись».

Унифицированные формы документов

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В большинстве перечисленных в нем документов предусмотрен раздел «личная подпись работника ». То есть, если работодатель составляет кадровые документы по образцам, утвержденным вышеуказанным Постановлением, работник должен подписывать их собственноручно.

Впрочем, стоит отметить, что большая часть данных унифицированных форм на сегодняшний день не обязательна к применению. Это означает, что работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичной учетной документации, утвердив их приказом организации по основной деятельности.

При этом важно учесть, что новые формы должны отвечать требованиям, которые предъявляет статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, если разработанные формы локальных документов не будут предусматривать обязательной собственноручной подписи работника, а также если использование электронной подписи не противоречит требованиям законодательства РФ, работники могут ознакомиться с ними под электронную подпись.

Дистанционная работа

Как правило, удаленные сотрудники и работодатели обмениваются электронными документами через интернет. И вот тогда действительно возникает острая потребность в электронной подписи.

Трудовой кодекс допускает ознакомление работников с кадровыми документами под электронную подпись только при использовании дистанционного труда. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами может осуществляться путем обмена электронными документами с лицами, заключающего трудовой договор о дистанционной работе (абзац 5 статьи 312.2 ТК РФ).

Но внимание ! Хотя закон и разрешает заключить трудовой договор с удаленным сотрудником в электронной форме, работодатель все равно должен закрепить правоотношения на бумажном носителе! В течение 3 дней с даты фактического оформления трудовых отношений необходимо направить дистанционному работнику по почте (заказным письмом с уведомлением) составленный надлежащим образом бумажный вариант трудового договора и проследить, чтобы работник непременно вернул в компанию второй экземпляр, заверенный его собственноручной подписью.

И еще один важный нюанс. Трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование электронной подписи при подписании и (или) ознакомлении с кадровыми документами. Тем не менее, в некоторых случаях данный вариант невозможен по техническим причинам.

Потенциальные сотрудники должны ознакомиться с локальными нормативными актами до подписания трудового договора, то есть прежде чем будут официально приняты на работу в компанию. Получается, что для того, чтобы ознакомить кандидата на должность с внутренними документами, работодателю уже необходимо сделать для него электронную подпись.

Архивное хранение

Кроме того, все очень непросто с соблюдением архивного законодательства. У локальных нормативных актов, приказов по личному составу и основной деятельности есть определенные сроки хранения. Соответственно данные документы должны быть изготовлены на бумаге и иметь оригинальные подписи.

Учитывая требования законодательства РФ, принимая во внимание возможные риски при использовании электронной подписи, в частности при ознакомлении работников с локальными нормативными актами, сделаем итоговые выводы.

1. Если законом предусмотрена обязанность составить документ в письменном виде, или ознакомить работника с документом под роспись, необходимо использовать именно собственноручную подпись работника.
2. Логично, что в прочих случаях и случаях, прямо предусмотренных законодательством (например, при дистанционной работе), можно заверять документы электронной подписью.

Безусловно, электронный документооборот позволяет значительно снизить трудовые и временные затраты, необходимые для оформления бумажных документов. Но, к сожалению, пока мы не можем полностью отказаться от канцелярской системы. Ведь поспешная замена всех локальных нормативных актов на электронные вместо ожидаемой выгоды может обернуться серьезными неприятностями и послужить основанием для привлечения к административной ответственности.

Южалин Александр, консультант в группе компаний Валентины Митрофановой, ведущий специалист в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Минэкономразвития России разработало законопроект, предусматривающий возможность использования электронной цифровой подписи в кадровых документах. Авторы поправок в Трудовой кодекс рассчитывают, что предложенные изменения позволят оптимизировать процедуры ознакомления работников с принимаемыми локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Документы, используемые в трудовых отношениях, могут быть составлены не только на бумаге, но и в виде электронных документов, подписанных с использованием электронной подписи, а ознакомиться с локальными нормативными актами работодателя работник может не под собственноручную, а электронную подпись. Такие правила предлагается внести в Трудовой кодекс РФ законопроектом «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части использования документов в электронной форме)» (далее - Законопроект). В настоящее время текст Законопроекта размещен на портале regulation.gov.ru для общественного обсуждения, которое продлится до 25 мая (ID проекта 02/04/03-16/00046833).

Разработчики в пояснительной записке к Законопроекту отмечают, что многие компании уже используют информационные системы не только для пересылки внутренних документов, но и при обмене электронными счетами-фактурами, валютными документами в электронном виде и др. Поэтому предполагается, что перевод кадровых документов в электронный вид не потребует закупки дополнительных технических средств (в том числе электронных подписей). Речь идет о подписях, которыми пользуются должностные лица работодателя, а не работники. Впрочем, Законопроект не содержит императивного указания работодателю оплатить для работников электронные подписи. Более того, в пояснительной записке сказано, что работодатели, желающие инвестировать в проекты, связанные с использованием информационных технологий, могут это сделать (но не должны).

Подписывать документы онлайн имеют право не только «дистанционщики»

По мнению Минэкономразвития, в современных экономичес­ких условиях важное значение приобретает работа над уменьшением затрат, которые не связаны с основными средствами производства. Особенно это актуально для компаний, которые работают в нескольких субъектах РФ и вынуждены содержать кад­ровую службу в каждом филиале (представительстве). Сокращение затрат возможно за счет оптимизации работы персонала, осуществляющего оформление документов на бумаге, отказа от аренды дополнительных помещений, в которых осуществляется хранение кадровых документов, сокращения расходов на канцелярские товары, закупку специальных шкафов и т.п. Согласно экспертным данным расходы, связанные с бумажным документооборотом, могут достигать до 10% от оборотных средств компании, а доля кадровых докумен­тов в общем документообороте - 50%.

По мнению Минэкономразвития, возможность подписания электронных документов поможет улучшить эти показатели. За счет возможности одновременно ознакомить всех работников с принятым локальным нормативным актом, ознакомление с которым в силу закона является обязательным (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), при этом не затрачивая время на личную встречу или пересылку документов, сделает работу кадровой службы намного эффективнее. В компаниях с высокой ротацией кадров, где час­то из-за нарушения сроков встречается практика подписания документов «задним числом», электронный документооборот поможет проводить ознакомление в рамках закона.

Такой порядок также позволит работникам в удобное время ознакомиться с большим объемом документов, а работники, получившие электронную подпись для подписания кадровых документов, смогут использовать ее также при получении государственных услуг в элект­ронном виде.

Заметим, что в настоящий момент Трудовой кодекс допус­кает электронный документо­оборот между работником и работодателем только в случае, если речь идет о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ). Соответствующие поправки были внесены в Кодекс три года назад (Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ).

По мнению Минэкономразвития России, такая ситуация ущемляет права работников, которые трудятся в стандартном режиме, и поэтому необходимо предусмотреть в законе возможность обмена элект­ронными документами и для «обычных» трудовых отношений.

Электронную подпись разрешат использовать, но далеко не всегда

Законопроектом предлагается дополнить ТК РФ новой нормой - ст. 8.1, которая уравняет в статусе бумажные документы с собственноручной подписью уполномоченного лица или работника и электронные документы с подписью элект­ронной, признав и те, и другие документами в письменной форме.

Сама возможность и порядок использования элект­ронной подписи, случаи признания электронных документов, подписанных элект­ронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях и порядок отказа работника от использования электронной подписи будут установлены локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Использовать электронную подпись можно будет при соблюдении трех условий:

работодатель принял локальный нормативный акт, указанный выше;

работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись (в данном случае имеется в виду только личное ознакомление с документом на бумажном ­носителе);

работодатель принял организационно-технические меры для использования элект­ронной подписи (в частности, установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность документов, подписанных электронной ­подписью).

Работник в свою очередь ­может и не согласиться на использование электронной ­подписи. Особенно это касается тех сотрудников, работа которых не связана с компьютером. В таком случае сотрудник вправе подать письменное заявление о неприменении элект­ронной подписи в трудовых отношениях с данным ­работником.

Если иное не установлено ТК РФ, другими нормативными правовыми актами, при взаимодействии сторон трудовых отношений поправками в ТК РФ допускается использование электронной подписи. В то же время в Законопроекте содержится перечень документов (причем довольно внушительный), при оформлении которых не допускается использование электронной подпи­си работника. В частности, к таким документам относятся:

связанные с приемом на работу, заключением, изменением, прекращением трудового договора;

• связанные с материальной и дисциплинарной ответственностью работника;

договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;

• коллективный договор; приказ об отстранении от работы; заявления, являющиеся основанием для предоставления отпусков по беременнос­ти и родам, уходу за ребенком, предоставления дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
• документы, сопровождаю­щие процедуру сокращения численности (штата) (предупреждение, предложение вакансий и иные документы);
• заявление работника об оформлении ему трудовой книжки и др.

С 23.03 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

• опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
• оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
• выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
• подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
• предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения электронного кадрового документооборота (ЭКД).

По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие проблемы указал бизнес:

1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1000 до 5000 рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности смогут и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

• к декабрю 2020 года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
• к июлю 2020 года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Зачем нужен еще один эксперимент

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи. Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации. Поэтому в течение следующих трех лет планируется провести еще один эксперимент по переходу на ЭКД. Соответствующий законопроект уже подготовлен и должен в ближайшее время попасть в Госдуму.

Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД. Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к 2020 году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:

• «Об обязательном экземпляре документов»;
• «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• иные нормативные правовые акты, в которых есть упоминания об электронных документах, процедурах хранения и использования электронного дубликата (электронного образа) документа либо самого документа.

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе. Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи. При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор.

Либо если в них вносятся изменения.

Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий (внесение изменений, контроль, получение выписки (копии), пр.).

Не забыли чиновники и о правах работников. Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат.

По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с 01.01.2019 по 31.12.2022. Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться. Следите за нашими новостями.

Что решили по электронной трудовой книжке

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако, как показал эксперимент — образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2020 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19.10.2018):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кто уже готов к переходу

В Министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий». Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников. Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровой форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов, как nalog.ru , arbitr.ru , gosuslugi.ru , cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Журнал учета электрооборудования , пр.).

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.