Электронный больничный – замена бумажного листа нетрудоспособности. Все тонкости по работе с электронным больничным листом и инструкция по взаимодействию с фсс

Электронный больничный – это лист нетрудоспособности с классическими полями, который является полным аналогом бумажного варианта и заполняется в специальной компьютерной программе. Такой лист введен федеральным законом, который вступил в силу с 1 июля 2017 года. Подробно об электронном больничном можно узнать далее.

Законодательная база

Электронный вариант листа нетрудоспособности регулируется Федеральным законом № 86-ФЗ от 1 мая 2017 года, согласно которому с 1 июля он стал выдаваться повсеместно в поликлиниках и больницах. Но при этом важно отметить, что данный лист выдается с согласия работника, поэтому при желании можно и дальше получать бумажные варианты больничных.

Важно отметить, что закон был принят после успешного пилотного проекта, который реализовывался с 2015 по 2016 года. Участие в проекте приняли Тамбовская, Астраханская, Белгородская и Самарская области, а также Хабаровский край, Татарстан и Крым. Суть эксперимента заключалась в том, что специалисты заполняли сразу два вида больничных – бумажные и электронные. В итоге однозначно было определено, что цифровая версия намного удобней, поэтому может вводиться по всей стране.

Бумажный лист нетрудоспособности на данный момент не может полностью вывестись из обращения, что связано с плохим техническим оснащением некоторых регионов.

Выписывается электронка медицинскими учреждениями, которые подключены в Медицинской информационной системе. Когда специалист заполняет и закрывает лист пациента, вся информация передается к работодателю и в отделение ФСС. Работодатель, в свою очередь, видит в базе следующие данные:

название медицинского учреждения;
номер листа;
дата, когда был выписан больничный;
дни болезни;
фамилию, имя и отчество работника;
причина нетрудоспособности, однако, без точного уточнения диагноза. Это позволяет защитить права работника, который может не желать распространения своего диагноза, но вместе с тем работодатель будет уверен, что его не обманывают, и сотрудник действительно был на больничном.

Электронный больничный невозможно подделать, поскольку он подписывается электронными подписями врача и медицинского учреждения, а также передается по защищенным каналам.

Когда человек выписывается, ему должны сообщить номер больничного, который в дальнейшем и передается бухгалтеру по месту работы. Он вводит номер в базу данных, согласно полученной информации выдает пособия по листу.

Принцип работы электронного больничного

При первом посещении пациента в медучреждение информация о нем вносится виртуально в электронную базу данных или электронную медкарту, поэтому в дальнейшем доктору не приходится повторно ее записывать – достаточно открыть виртуальный кабинет, найти электронный лист пациента и выбрать работу с ним. При закрытии же карты нужно только поставить галочку согласно инструкции и закрепить данные цифровой подписью.

Сам алгоритм работы с виртуальной картой выглядит следующим образом:

Пациент приходит к доктору в поликлинику или больницу.
Доктор открывает бланк и заполняет все его поля.
Доктор отправляет заполненный лист в ФСС по централизованной системе.
Пациент проходит курс лечения и вновь приходит к доктору.
Доктор закрывает карту, поставив электронную роспись.
Фонд выписывает пособие при отметках в больничном о нарушениях.

На данный момент официальная бумага обрабатывается около 10 дней. На рабочем месте могут получить доступ к карте только после того, как будут проставлены цифровые подписи.

Поступившая в базу данных информация при заполнении электронной карты доступна работникам ФСС, специалистам медучреждения и работодателю.

Как заполнять электронный листок?

Как уже отмечалось выше, электронная карта является полным прототипом бумажной версии, поэтому . Так, вписываются следующие сведения:

Наименование компании и должность.
Вид работы – постоянный или по совместительству.
, если сотрудник уходит в отпуск в связи с беременностью или родами.
Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), который выдается в Пенсионном Фонде.
Страховой стаж, то есть полное количество лет, в течение которых совершались отчисления в ФСС.
Нестраховые сроки (если имеются), то есть те периоды, когда работник проходил службу.
Средняя заработная плата.
Размер пособий – выплат, которые были осуществлены в течение первых 3-х дней больничного, а также сумма, которая была представлена ФСС.
Сумма денежных средств, которые работник получил на руки.
Условия начисления, которые обозначаются специальными кодами от 43 до 51, причем возможно несколько кодов.

Помимо полей, в которых потребуется внести выше представленные данные, на листе также имеются поля, которые предназначены для заполнения врачом. В них вносятся такие сведения:

Наименование медучреждения.
Ф.И.О. и должность врача.
: 01 – заболевание, 02 – травма, 03 – карантин.

Все обязательные поля должны быть корректно заполнены, иначе лист будет недействительным.

Если карточка выдается на 15 дней и более, также на ней ставятся цифровые подписи главврача медучреждения и председателя врачебной комиссии.

Что потребуется работодателю?

Чтобы иметь возможность получать доступ к электронным больничным сотрудников, работодатель должен открыть личный кабинет на портале cabinets.fss.ru. Так, после регистрации работодатель может:

Получать уведомления о поступлениях больничных работников.
Просматривать электронные листы нетрудоспособности работников, а при необходимости – распечатывать.
Экспортировать данные листа в файл с расширением.xml с возможностью в дальнейшем загрузить его в программное обеспечение страхователя, чтобы создать и подписать реестр для отправки в ФСС.
Искать и просматривать данные в ФСС реестров цифровых больничных.
Вносить данные в разделе «Заполняется работодателем».
Формировать обращения в ФСС, а в дальнейшем находить поданные запросы по коду, теме, статусу и дате.
Просматривать оповещения, которые приходят от представителей ФСС при работе с реестром и пособиями и проч.

Стоит отметить, что если не завести личный кабинет и не подключиться к виртуальному обмену карт нетрудоспособности, работодателю придется иметь дело только с бумажными больничными. Дело в этом, что если не вписать свои данные в единую информационную базу, сотрудники ФСС не смогут перенаправить электронный лист работника.

Если и медучреждение, и работодатель включены в электронный обмен, работник самостоятельно выбирает, какого формата лист желает получить – бумажного или электронного.

Таблица достоинств и недостатков электронных больничных

Чтобы оценить, насколько привлекателен электронный вариант больничного листа, предлагаем вашему вниманию таблицу плюсов и минусов:

Положительные стороны	Отрицательные стороны
Электронная бумага по содержанию ничем не отличается от бумажной, являясь подтверждением нездорового состояния человека и основанием для компенсирования работодателем потерянной части заработной платы.	Нельзя полностью исключать вероятность ошибок, сбоев техники и проч. К тому же нельзя полностью исключить человеческую некомпетентность при пользовании специальным ПО.
Врачу больше не требуется вручную заполнять листы, тратя свое время.	Потребуется реорганизовать некоторые ведомства и структуры, которые несут ответственность за работу с цифровыми документами. Это повлечет за собой определенные финансовые затраты.
Читать данные с электронного листа намного удобней, ведь не придется разбираться с непонятным подчерком врача.	Работникам медучреждения потребуется научиться пользоваться новыми компьютерными программами. Конечно, это может быть минусом только для специалистов пожилого возраста.
Человеку больше не нужно передавать бумажный вариант работодателю, если он поддерживает электронный обмен данными.
Работодателю при желании не нужно больше держать бумажный архив, ведь всю информацию можно получать и обрабатывать в электронном формате.
Компании и индивидуальные предприниматели могут не подключаться к обмену электронными листами. Никаких штрафов за использование бумажных больничных не предусматривается.
Электронный лист невозможно подделать, поскольку он закрепляется цифровыми подписями, а также передается по защищенным каналам.

Так, несмотря на то, что новая система виртуальных листов нетрудоспособности имеет определенные недостатки, она является современной и несет в себе множество плюсов для всех сторон – пациента, работодателя и врача.

Видео: Электронный больничный 2017

Во втором чтении Госдума приняла закон о введении электронных больничных. Что это за закон, как он принимался и какие нововведения предполагает, вы узнаете из следующего видеоролика:

Переход к цифровым бумагам осуществляется постепенно, но является необратимым процессом. Это касается и справок, которые выдаются в медучреждениях, включая и больничные листы. Так, с 1 июля электронная карточка была введена повсеместно, что позволяет и врачам, и работодателям избавить себя от бумажной волокиты.

Возможность подавать электронные больничные открылась с 1 июля 2017 года. Однако участники пилотного проекта по прямым выплатам ФСС России столкнулись с трудностями. В ходе пилота компании направляли в Фонд реестры больничных листков (установленного формата). Далеко не все сразу сумели отличить одно от другого и понять, нужно ли заполнять электронные больничные или, как прежде, заполнять реестры на выплату пособий. Из-за этого возникла путаница и даже некоторое недовольство операторами.

Главная причина неразберихи кроется в отсутствии утвержденного Регламента взаимодействия медучреждений, страхователей и фонда. Такой документ предусмотрен Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ, но пока существует только в виде проекта. Поэтому Фонд принимает временные меры для исправления ситуации. Как же компаниям действовать сейчас? Общая последовательность такая (участие в пилотном проекте ФСС России значения не имеет):

1.Заключить соглашение с ФСС (форму можно скачать на сайте Фонда, но оформить соглашение придется на бумаге).

2. Получить электронную подпись и убедиться, что с ней можно работать в системе ЕИИС «Соцстрах» (проверить это можно прямо на сайте Фонда через браузер, см. ниже).

3. Получить доступ к кабинету страхователя на cabinets.fss.ru .

4. Установить на компьютер бухгалтера СКЗИ (средство криптозащиты информации) и программу для обработки ЭЛН (или убедиться, что бухгалтерская программа способна работать с ЭЛН).

Важно
Вы можете, но пока не обязаны обрабатывать электронные больничные листки. Просто предупредите работников, что бухгалтерия пока не работает с такими больничными, чтобы работник в медучреждении получал обычный бумажный листок нетрудоспособности. Если работник принесет ЭЛН, а вы не готовы его обработать, работнику придется возвращаться в медучреждение и просить бумажный больничный.

Безопасность как препятствие

Затормозить работу с ЭЛН могут меры безопасности, принимаемые компаниями для защиты информации. Безопасники изолируют рабочие места бухгалтеров от интернета и работать с ЭЛН становится неудобно. Дело в том, что основное преимущество ЭЛН - это возможность взаимодействовать напрямую с ЕИИС «Соцстрах». Из этой системы компания может получить данные по больничным листкам непосредственно в бухгалтерскую программу, рассчитать сумму для оплаты больничного пособия и передать информацию о расчете в ЕИИС «Соцстрах».

Для этого бухгалтеру достаточно знать номер ЭЛН, который может сообщить работник в любой форме, хоть на бумаге записать.

Сложности при получении ЭЛН от ФСС можно обойти. К примеру, с любого компьютера организации с доступом в Интернет зайти в личный кабинет страхователя (https://cabinets.fss.ru/) и на вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» скачать нужные больничные листки. При этом на компьютере должны быть установлены средства криптозащиты информации и сертификат электронной подписи организации (без него даже в личном кабинете страхователя не удастся получить ЭЛН).

Затем скачанные ЭЛН можно загрузить в бухгалтерскую программу, если программа, конечно, это позволяет.

С заполнением ЭЛН расчетными показателями такой «фокус» не пройдет. Если компьютер бухгалтера не имеет доступа в интернет, то загрузить из учетной программы данные так, чтобы они появились в личном кабинете страхователя, вряд ли получится. Придется либо вносить их на компьютере с доступом в интернет в «программе-набивалке» ФСС, либо заполнять непосредственно в личном кабинете страхователя. Некоторые бухгалтерские программы изначально предусматривают возможность заполнения документа на одном компьютере, а отправку - с другого. Просто поинтересуйтесь у поставщиков.

1. Используйте надежные антивирусные средства и регулярно обновляйте антивирусные базы.
2. Ограничьте запуск потенциально опасных файлов (с расширениями js,.cmd,.bat,.vba,.ps1).
3. Создавайте резервные копии данных, лучше с помощью специализированных средств резервного копирования. Храните резервные копии в другом месте (например, на серверах) или на отчуждаемых носителях. Ограничьте права на изменения файлов в папках с резервными копиями.
4. Используйте межсетевые экраны. При этом руководствуйтесь правилом «запрещать все, что не разрешено в явной форме».
5. Обновляйте программное обеспечение. Когда производителям становится известно о появлении критических уязвимостей, они выпускают обновления. В первую очередь контролируйте обновления операционных систем, браузеров и антивирусов.
6. Ограничьте права пользователей в системе. Пользователи с правами администратора - потенциальная цель атаки злоумышленника. Наделяйте пользователей правами доступа, необходимыми лишь для выполнения должностных обязанностей.
7. Используйте сложные и длинные пароли. Длинный пароль только из строчных букв может оказаться безопаснее, чем замысловатый набор из символов, букв и цифр.
8. Будьте бдительны. Подозрительно в хорошем смысле относитесь к каждому письму от неизвестных лиц. Не торопитесь открывать все вложения, а если появятся сомнения, то лучше посоветуйтесь с администратором.

Электронные подписи

Если с 01.04.2018 вступят в силу новые правила передачи информации о расчетах через портал ФСС, то компании потребуются сразу три квалифицированные электронные подписи (вместо одной): КЭП страхователя (как сейчас), КЭП руководителя и КЭП главного бухгалтера. Чтобы запросить ЭЛН из сервиса ФСС, достаточно будет ЭП юрлица (страхователя). А вот чтобы разместить в сервисе информацию о подсчитанных суммах больничных пособий, потребуется уже три ЭП (страхователя, руководителя и главного бухгалтера).

Все это может заметно осложнить работу. Пока дополнительных требований и пояснений на этот счет от Фонда нет, но логично предположить следующее:

ЭП страхователя (юридического лица) - это любой КЭП юрлица (в том числе выданный для сдачи отчетности в контролирующие органы) с указанием физического лица. По сути, это может быть КЭП, оформленный на любого сотрудника, не только руководителя компании;
ЭП руководителя - здесь по описанным требованиям может быть и КЭП юрлица (с указанием руководителя), и КЭП физического лица, выданный на самого руководителя;
ЭП главного бухгалтера - здесь может быть и КЭП юрлица (с указанием бухгалтера), и КЭП физлица, выданный на самого бухгалтера.

Из частных разъяснений, данных ФСС, можно сделать вывод о том, что можно обойтись и двумя сертификатами ЭП, при условии, что сертификат на юридическое лицо оформлен на руководителя или главного бухгалтера. Это - текущая позиция Фонда, изменится ли она в будущем, прогнозировать сложно.

Совет
Убедиться, что ваша КЭП пригодна для работы с ЕИИС «Соцстрах», можно прямо через браузер на сайте фонда.

Что изменилось в работе

Вернемся теперь к участникам пилотного проекта Фонда по прямым выплатам. Cтрахователям из пилотных регионов стало несколько проще получать информацию о больничном. Им не придется сканировать бумажный листок нетрудоспособности или вручную вносить всю первичную информацию о больничном в реестр прямых выплат.

Нужные данные программа, в которой формируется реестр, сама извлечет из ЭЛН. Это безусловный плюс по сравнению с прежней ситуацией. Однако не обошлось без ложки дегтя. Теперь ЭЛН требуется сперва обработать в личном кабинете страхователя: дозаполнить «корешок» (часть с расчетом), подписать документ и дождаться изменения его статуса в системе ЕИИС «Соцстрах».

После этого нужно отправить, как и прежде, реестр пособий, сформированный на основе ЭЛН, на шлюз ФСС.

Тем, кто не участвует в пилоте, немного проще. Они обрабатывают ЭЛН в кабинете страхователя или в сервисе, который их оператор ЭДО предоставит для работы с кабинетом. Например, пользователь зайдет в свою программу для отправки отчетности, подгрузит из кабинета страхователя ЭЛН по номеру документа, обработает его, подпишет, после чего документ автоматически обработается в кабинете.

Сложности могут возникнуть из-за необходимости синхронизировать работу нескольких сервисов - учетной системы компании, в которой работает пользователь (вносит данные ЭЛН для учета и проведения расчетов) и систем ФСС. Если учетная система установлена на локальный ПК, обновить своевременно ее не всегда просто. Поэтому данные приходится вносить руками, перебивать из ЭЛН в свои программы.

Рынок сейчас очень нуждается в продуманных интеграционных решениях - программах, в которых можно импортировать и экспортировать ЭЛН, преобразовывать в формат реестра пособий (принимаемого шлюзом ФСС), выполнять все действия, не заходя в кабинет страхователя.

Вячеслав Шинкарев , эксперт сервиса компании СКБ Контур

Получить электронный больничный лист можно с 1 июля 2017 года. Именно с этого дня действует новый Закон с изменениями в вопросе оформления документов о временной нетрудоспособности. Теперь больничные листы можно выдавать не только в классическом варианте (на бумаге), но и в электронной форме. Интересно, но оформление электронных документов было доступно и раньше, но только в тестовом режиме. С начала июля оно получило законную силу.

Общие положения

Законопроект под номером 27110-7 о введении в действие электронных больничных листов был внесен на рассмотрение Государственной думы еще в ноябре 2016 года. Цель нововведения — обработка технологии взаимодействия медицинских структур, а также территориальных отделений ФСС. При этом перевод с бумажного варианта на электронную форму планируется осуществлять постепенно.

Интересно, что в ФЗ №86 электронный лист рассматривается не с позиции замены, а в качестве альтернативы уже существующему документу. Медицинское учреждение вправе выдавать больничный лист только при наличии письменного согласия со стороны застрахованного лица. Кроме того, больница и работодатель должны быть частью системы обмена информацией об электронных больничных листах.

Вопрос внедрения такого типа документа обсуждается с 2011 года. Именно тогда был запущен первый проект, подразумевающий осуществление прямых выплат. Еще через три года больничный лист стали применять в отдельных субъектах России в качестве нового проекта по внедрению электронных больничных листков. Единственное, что изменилось с первого июля 2017 года, так это подход к реализации новой практики. Теперь больничные в электронном виде могут использоваться везде на базе закона ФЗ №86.

Наши юристы знают ответ на ваш вопрос

или по телефону:

Как это работает?

Планируется, что переход на новый тип больничных листов значительно облегчит жизнь работникам отдела кадров и бухгалтерии. Теперь нет необходимости проверять корректность оформления и заполнения документов, вносить данные для расчета больных, а также искать место для хранения многочисленных бумажных бланков с больницы. С другой стороны, введение электронных листов не освобождает от работы — некоторые манипуляции все-таки придется делать.

После ввода электронных больничных листков порядок действий следующий:

Работник больницы с помощью ПО вводит данные, которые соответствуют реквизитам выданного листка потери трудоспособности.
Созданный документ заверяется с помощью электронной подписи сотрудниками больницы и самого медицинского учреждения.
Подготовленный электронный лист направляется в «Соцстрах».
Страховая компания с помощью ПО вносит данные в реестр сведений по выплате пособий, производит заверку документа с помощью ЭЦП, после чего направляет в электронную систему «Соцстрах».
На базе имеющихся данных о страховых случаях назначаются и производятся выплаты пособий по родам, беременности и временной потери трудоспособности.

Как получить больничный лист?

Теперь рассмотрим не менее важный момент — как оформить электронный больничный лист. При желании клиент медицинского учреждения может получить любой из существующих типов документа — стандартный (в бумажной форме) или электронный. Информация о последних вносится в специальную базу ФСС РФ, которая открыта и для работодателей.

Полный цикл получения документа происходит по следующему алгоритму:

Компания через персональный кабинет в ФСС заполняет свою часть листа и оплачивает больничный сотруднику.
Работник предприятия дает разрешение на оформление электронного листа, после чего врач вносит информацию о больничном в базу ФСС. Как отмечалось выше, эти же функции выполняют и представители компании, где работает больной.
Информация направляется в ФСС.

Ключевую функцию в процессе имеет личный кабинет страхователя, с помощью которого можно решать следующие задачи:

Получать информации по электронному листку нетрудоспособности.
Просматривать выданные документы и распечатывать их.
Экспортировать информацию в xml-файл с возможностью дальнейшей загрузки файла в программное обеспечение застрахованного лица для создания и подписи реестров с последующим отправлением в ФСС.
Поиск и изучение пособий, выплаченных ФСС
Просмотр извещений, оформленных работниками фонда социального страхования.
Подача заявки на запись в региональный отдел ФСС и прочие.

В чем преимущества?

Сегодня почти 92% работодателей используют электронный документооборот. При этом основная информация направляется органам власти в электронной форме и только 8% в бумажном виде. Особенность нововведения в том, что его реализация не требует больших расходов. Более того, появляется возможность снизить расходы. Мало кто знает, но только за 2016 год было напечатано листов временной нетрудоспособности на сумму больше 120 млн. рублей. И с каждым годом расходы только растут.

Также стоит помнить, что листки нетрудоспособности относятся к бланкам строгой отчетности, что требует от медицинских учреждений ответственного подхода к хранению документов. Они должны содержаться в специальных местах — архивах, которые занимают немалые площади. Появление цифровых документов позволяет избежать подобных проблем, ведь вся информация хранится в электронной форме.

Нововведение имеет ряд плюсов и для пациентов, которым не нужно постоянно ходить в медицинское учреждение для исправления допущенных ошибок, обращаться за переоформлением или выписыванием новых листков в случае утери. По статистике каждый год оформляется больше 2 миллионов больничных, которые заполняются с ошибками и не принимаются кадровиками.

Еще один немаловажный момент — невозможность подделки документа, ведь его передача осуществляется из больницы работодателю и страховой компании по специальным и надежно защищенным каналам связи.

Итоги

Введение электронных больничных листов с 1 июля — путь к реальной экономии бюджета. По расчетам чиновников уже за 2-е полугодие 2017 года удастся сэкономить 12 млн. рублей. С годами объем сэкономленных средств будет только увеличиваться. Первоначально в ФСС ожидали, что новый закон начнет действовать уже с начала года, но по ряду причин внедрение нововведения был перенесено на середину 2017-го.

Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ предусмотрено введение с 1 июля 2017 года электронных листков нетрудоспособности (больничных). Как будет выглядеть процедура оформления и оплаты электронных больничных листов? Что нужно делать работодателю для выплаты пособий по электронным больничным? Что нужно знать бухгалтеру о нововведении? Чем и когда определили штрафы за бездействия работодателя по переходу на больничные в электронном виде? Давайте разбираться.

Больничные листы: вводная информация

Медицинские лицензированные организации (например, поликлиники) выдают работающим физическим лицам листки о болезни при утрате трудоспособности. Также листки нетрудоспособности выдаются для подтверждения права на отпуск по беременности и родам, а также на период ухода за нездоровыми членами семьи (например, детей). Такие листки принято называть просто «больничными».

По общему правилу, сотрудник должен предъявить работодателю (компании или индивидуальному предпринимателю) больничный листок в день выхода на работу. Ведь именно этим документом он может обосновать свое временное отсутствие на работе (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 № 624н).

Больничные листки являются первичными учетными документами. Поэтому храните их не менее пяти лет. Такой срок установлен пунктом 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ.

Действия работодателя до 1 июля 2017 года

Работодатель, получивший листок нетрудоспособности до 1 июля 2017 года, обязан назначить и выплатить работнику полагающееся ему пособие. Или же передать пакет документов в подразделение ФСС, если в регионе действует пилотный проект по выплате пособий напрямую из фонда. То есть, в любом случае, работодатель тем или иным образом должен взаимодействоват с листками нетрудоспособности.

Получив больничный лист, работодателю обязательно требуется заполнить раздел больничного «Заполняется работодателем». Этот раздел заполняется печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Шариковой ручкой заполнять этот раздел нельзя. При этом все записи не должны выходить за пределы границ ячеек.

Расходы на пособия, которые выплачены по неправильно оформленному больничному листку, ФСС России может не компенсировать (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ). Кроме того, проблемы возникнут, если недобросовестный работник представил в бухгалтерию или отдел кадров поддельный больничны листок.

Что меняется с 1 июля 2017 года: введение электронных больничных

В соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ медицинские организации всех регионов вправе (и должны!) оформлять больничные листки в электронном виде. Как это будет?

С 1 июля 2017 года будут действовать оба формата больничного: «бумажный» и электронный. Врач медицинской организации оформит больничный листок либо в печатном виде, либо в электронном виде с согласия сотрудника. Данные электронного больничного занесут в специальную базу ФСС России. Она же будет доступна и работодателям. Схема взаимодействия будет выглядеть так:

Как подготовиться работодателям

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется личный кабинет на cabinets.fss.ru. В личном кабинете можно будет получить уведомление о поступлении электронного больничного и в электронном виде заполнить раздел «Заполняется работодателем».

Личный электронный кабинет страхователя выполняет следующие функции:

получение данных нового электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), закрытого в медицинской организации;

просмотр электронных листков нетрудоспособности, вывод на печать;

ввод сведений страхователя в существующие ЭЛН, в т.ч. с количеством периодов нетрудоспособности более 3х;

экспорт данных ЭЛН в xml-файл с возможностью последующей загрузки этого файла в ПО страхователя для создания и подписания реестров для отправки в ФСС

поиск и просмотр поданных в ФСС реестров листков нетрудоспособности;

поиск и просмотр пособий, выплаченных ФСС в рамках прямых выплат. Поиск осуществляется по ФИО, СНИЛС и статусу пособия;

просмотр журнала обмена данными между Страхователем и ФСС, с возможностью сохранения запросов и полученных ответов в xml-файл

просмотр и выгрузка в xml-файл (для дальнейшей обработке в ПО Страхователя) списка ошибок при проверке реестра и пособий;

формирование обращений в ФСС (в части прямых выплат), с возможностью поиска по номеру, теме, статусу и дате поданного запроса;

просмотр извещений, сформированных сотрудником ФСС при работе с реестром и пособиями;

подача заявки на запись на прием в региональное отделение ФСС (по вопросу консультаций в части прямых выплат).

Вместе с этим, работодатели вправе не открывать личный кабинет и не подключаться к электронному обмену больничными. Но в таком случае сотрудники такого страхователя смогут получить только «бумажные» листки нетрудоспособности. Электронные больничные будет для них недоступны, поскольку сотрудники из ФСС не найдут страхователя в единой информационной базе.

Если клиника и работодатель участвуют в электронном обмене, сотрудник сможет решить, какой брать бюллетень - бумажный или электронный.

Обязательными реквизитами электронного листка нетрудоспособности являются, в частности, сведения, содержащие ИНН и СНИЛС сотрудника, название организации-работодателя, сведения о среднем заработке для исчисления пособия, подписи врачей и т. д. Если листок выдан более чем на 15 дней, то необходимы также подписи председателя врачебной комиссии и главного врача медицинской организации (п. 11 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Плюсы электронных больничных

Организациям и ИП не обязательно подключаться к системе обмена электронными больничными. Штрафов за то, что компания не перешла на электронные больничные пока не предусмотрено. Однако, по нашему мнению, в переходе на электронные больничные листы с 1 июля 2017 года смысл есть. Электронный больничный, как минимум, удобнее, чем бумажный. Его проще заполнять, не требуется следить за цветом чернил, размером букв, расположением печати и прочее. Более того, ФСС не потребуется переживать, что работник сдал работодателю поддельный рабочий лист.
Заметим, что электронные больничные листки вводят по результатам пилотного проекта. В 2015-2016 годах электронные больничные выдавали в Тамбовской, Астраханской, Белгородской и Самарской областях, а также в Хабаровском крае, Татарстане и Крыму. Вместе с электронными листками медицинские работники врачи формировали больничные и на бумаге. За это время в эксперименте приняли участие 150 организаций, а листки нетрудоспособности в электронном виде получили полмиллиона человек. В итоге – эксперимент оказался успешным.

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
Заполните карточку с реквизитами.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус »:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось .

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Подробнее о прямых выплатах читайте в .

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
проверку подлинности больничных;
хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн