Возможно, вы совершили ошибку и хотите все исправить... Так держать! Даже если эта ошибка не была преднамеренна, то письмо-извинение – это хороший способ начать ее исправление, или помочь кому-то почувствовать себя лучше. Если вы хотите убедиться в том, что ваше извинение будет эффективным, и вы не причините еще больше боли, то следуйте некоторым советам, описанным ниже. Чтобы написать великолепное извинение, начните с первого пункта.
Шаги
Часть 1
Оформление вашего извинения- Напишите что-то вроде: „Я хотел вам написать, чтобы извиниться“.
-
Укажите на вашу ошибку. Теперь, когда вы указали, что извиняетесь, скажите, за что именно вы просите прощение, и почему это было ошибкой. Будьте очень точными и содержательными. Заявляя об этом открыто, вы сможете убедить, что вы понимаете, что вы наделали.
- Например, напишите так: „То, что произошло на прошлых выходных, было ужасно неуместно, неуважительно и эгоистично с моей стороны. Сделав предложение Джессике, я перевел все внимание на себя. Я попытался украсть ваш важный момент, и это было неправильно“.
-
Признайте, как сильно вы их обидели. Признайтесь, что вы их обидели и что понимаете, как унизительно это было. Хороший момент так же отметить, что у вас никогда не было намерений их обидеть.
- Напишите что-то из ряда: „Джейкоб сказал мне, что произошедшее разрушило не только ваши ощущения по поводу свадьбы, но делает ваш медовый месяц менее приятным, чем он мог бы быть. Надеюсь, вы понимаете, что это не было умышленно с моей стороны. Мне бы хотелось вернуться назад и вспомнить только хорошее, но я все испортил своим эгоистичным поведением. Я просто отнял у вас эти хорошие воспоминания. Хоть я не знаю какого вам на самом деле, я понимаю, что то, что я сделал, было самым худшим поступком, который я бы мог совершить“.
-
Выразите свою благодарность. Если хотите, хоть это и необязательно, можете подчеркнуть все то хорошее, что вам сделали в прошлом. Это покажет, что вы их очень цените, и что вам на самом деле плохо из-за того, что вы сделали.
- Напишите что-то вроде: „Для меня это особенно ужасно, после того, как тепло вы меня приняли в семью. Вы не только показали огромную любовь к моему брату, но и дали мне ту поддержку и доброту, которую я даже не мог ожидать. Обижая вас таким образом, это просто оскверняет все то, что вы для меня сделали, и я ненавижу себя за это“.
-
Возьмите на себя ответственность. Это самая важная часть в извинении, но и самая трудная. Даже если человек и совершил какую-то ошибку, то не в письме стоит ее признавать. Вам нужно открыто и безоговорочно признать вашу ответственность за совершенное. Может у вас и были причины сделать то, что вы сделали, но это не должно вас останавливать, от признания того, что вы кого-то обидели.
- Напишите, например, так: „Мне бы хотелось объяснить, почему я так поступил, но мне нет оправдания. Мои побуждение, хоть и добрые, здесь не важны. Я полностью беру на себя ответственность за мое эгоистичное поведение и за ту боль, что я вам причинил“.
- Вместо того, чтобы оправдываться в своих действиях, стоит внимательно объяснить свои доводы. Вы можете пояснить, почему вы сделали той или иной выбор, если вы думаете, что в этом есть необходимость или, что это может улучшить ситуацию. Так нужно поступить только, если вы считаете, что этим самым можете расположить к себе человека, которого вы обидели.
-
Предложите решение, которое приведет к изменениям. Недостаточно просто сказать, что вы сожалеете. Нужно найти способ решения проблемы в будущем, что может действительно стать толчком для извинения. Это даже лучше, чем написать, что такое больше не повторится. Когда вы предлагаете план для изменений и описание, как вы это сделаете, то так вы показываете человеку, что вы на самом деле хотите улучшить ситуацию.
- Напишите что-то из ряда: „Просто извиниться – недостаточно. Вы заслуживаете большего. Когда вы вернетесь домой, мы с Джессикой с удовольствием бы устроили домашнюю вечеринку по поводу вашего возвращения. Это будет заключительная вечеринка после всех торжеств, и будет на 100% посвящена вашей любви с моим братом. Если же вы не захотите, то ничего страшного, просто я хочу найти способ, чтобы создать для вас те самые прекрасные воспоминания, которые я от вас отнял“.
-
Укажите в письме на то, что у вас есть желание иметь более хорошие отношения в будущем. Не требуйте с ходу прощения. Таким образом, вы выставляете требования человеку, которого обидели, и неважно, нарочно вы это сделали или нет. Стоит выразить ваше настоящее желание, что поможет вам лучше взаимодействовать между собой в будущем.
- Напишите что-то вроде: „Я не жду от вас прощения, хоть и искренне на это надеюсь. То, что я хочу сказать, что я очень надеюсь, что у нас все наладится. Мне бы хотелось чтобы вам было комфортно, или даже хорошо, когда мы вместе. Я хочу заслужить обратно те отношения, которые были между нами. И надеюсь, в будущем, мы бы смогли забыть о прошлом и создать много счастливых моментов вместе“.
Часть 2
Правильные извинения-
Не обещайте измениться, только если вы уверены на 100%, что можете этого постичь. Это очень важно. Если вы считаете, что можете повторить подобную ошибку или такое поведение присуще вашей личности или привычкам, то не обещайте меняться. Скорее всего вы повторите произошедшее, и в ваши будущие извинения уже никто не поверит.
Будьте аккуратны в выборе слов. Уметь извиняться – это искусство. Мы, по природе своей, не хотим этого делать, и постоянно боремся с этим. Поэтому, чтобы правильно извинится, нужно правильно подбирать слова. Некоторые слова и фразы могут звучать как извинение, но на самом деле, только ухудшают ситуацию, так как они показывают, что вам не жаль, на самом деле. Вы нехотя можете использовать такие слова, поэтому будьте бдительны, когда пишете подобное письмо. Вот некоторые примеры:
- „Были допущены ошибки…“
- Предложения с „если“ : „Мне жаль, если я вас обидел…“, „Мне жаль, если вам плохо…“
- „Мне жаль, что вы себя так чувствуете…“
-
Будьте искренними и самими собой. Когда вы извиняетесь, в словах должна быть искренность и истина. Если вы не можете, то стоит подождать, когда вы на самом деле раскаетесь и вам будет жаль о содеянном. В извинении стоит избежать официального стиля и стереотипов. Не нужно просто копировать письмо из интернета. Ваше письмо должно отражать специфику случившейся ситуации, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, понял, что вы осознаете свою вину и почему это плохо.
Укажите, о чем вы пишете в письме. Это хорошая идея начать, обозначив, что это письмо-извинение. Это поможет читателю настроить себя эмоционально правильно, чтобы прочитать все письмо до конца. Вам не нужно держать его в догадках о том, зачем вы вообще пишите, и что хотите сказать.
Полное собрание материалов по теме: деловое письмо извинение от специалистов своего дела.
Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет голосовать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию. Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи. Инструмент для этого – письмо-извинение.
В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы. Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.
Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке. Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо». Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.
Когда пишут письмо-извинение?
Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:
Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.
Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.
Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.
Структура письма-извинения
Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.
В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.
Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».
Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.
Содержание письма-извинения
Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:
Извинение
Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!
Например:
Уважаемый Александр Олегович!
В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»
Объяснение причин
В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д. Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.
Всем приходилось в деловой переписке или личном общении приносить извинения за тот или иной поступок, либо действие. Давайте рассмотрим, как написать правильный текст на английском языке, чтобы без проблем составить правильное послание, если возникнет необходимость.
Начать письмо следует с указания имени того, кому оно пишется, иначе послание не дойдет до адресата. Делать это надо следующим образом: Dear (Name) ,например, Dear John.
- Вступительная часть: обязывает рассказать, почему пишется обращение. Наилучшим вариантом является начать его с извинений и признания своих ошибок, насколько бы трудно это ни казалось.
- Body. Здесь нужно пояснить причину и объяснение совершенному поступку. Дайте понять получателю причины, побудившие вас совершить поступок. Важно абсолютно точное признание своей вины, даже если вы посчитаете себя невиновным. Другой вариант приведет усугублению конфликта. Адресата нельзя винить, обещайте не повторять таких ошибок.
- Заключение: здесь стоит снова извиниться, поинтересуйтесь, как можно уладить сложившуюся ситуацию, выразите надежду, что подобных событий нужно будет избегать и будут приняты все необходимые меры для предотвращения аналогичных случаев. Поскольку этот человек вам небезразличен, пообещайте ему позвонить или встретиться, чтобы еще раз извиниться. Конец послания имеет заключительное предложение по типу Sincerely Yours Name. После завершается процесс написания послания, которое обращено к кому-либо из близких или знакомых
Деловое письмо — приносим извинения
Далее будем разбираться, как написать про извинение, в деловой переписке. Подобное обращение пишут как ответ на жалобу. Целью данного письма является желание пояснить причины, побудившие ту или иную проблему и убедить клиента: больше похожих ситуаций случиться не должно. Именно подобный ответ поможет улучшить репутацию вашей компании и общую ситуацию. Сначала необходимо обратиться к клиенту по имени и фамилии, поскольку если будет обращение по типу личного письма, то человек почувствует себя потерянным и посчитает такой текст — издевательством.
Во вступлении нужно указать, по какой причине пишется данное письмо, и выразить личную обеспокоенность сложившейся ситуации.
Главная часть текста должна объяснять со всеми подробностями, из-за чего случилась та или другая проблема. Если проблем много, значит каждую нужно описать отдельным параметром. Необходимо не только признать ошибку компании, но и высказать слова сожаления с обещанием предпринять все меры. Отлично, если послание упоминает о компенсации. Заключительную часть письма составляют так: необходимо высказать еще раз просьбу о прощении и выразить надежду на то, что данный инцидент никак не отразится на вашем дальнейшем общении. Укажите свои контакты, дабы связаться непосредственно с клиентом. Далее включите фразу по типу Sincerely Yours Name.
Важные фразы в извинительном тексте.
Во введении для личного письма полезны следующие фразы:
hope you will understand when say that… (Я надеюсь ты сможешь понять, если скажу, что…);
I’m sorry for… (извиняюсь за…);
must you an apologize. (обязан принести извинения перед тобой);
cannot bewrite how sorry and how calpable fell. (невозможно описать как я сожалею и как виновен перед тобой);
Please absolve me for being so late. I have no excuse. (Прости меня, пожалуйста, за позднее обращение. Нет мне оправдания);
apologize most humbly for .(со всей искренностью прошу извинения за…);
My sensibility was leave that day and I’m so sorry. (был чересчур черствым тем днем, мне искренне жаль).
Главная часть письма имеет следующие важные фразы:
jump on myself for what done. (виню себя за то, что произошло);
I recognize that was in the wrong. (признаю, что был виноват);
It is my responsibility. (это моя ответственность);
difficult to recognize that… Please receive this message like my personal reference to… (пожалуйста, прими данное сообщение как мое собственное обращение).
Для переписки по теме бизнеса нужными фразами считаются:
- Для начальной части необходимо воспользоваться следующими фразами: writing to confirm… (пишу, чтобы узнать);
must apologize for… (должен извиниться за…);
We apologize for… (извиняемся за…);
make an apology… appreciated your advising me of this moment…
- В главной части и предложении о компенсации необходимы будут следующие фразы:
Be assured that we take all important steps so that this will no longer happen… (будьте уверены, что предпринимаются все меры для предотвращения этого в будущем…)
trying to deal with it (solve problem out) as soon as possible… (стараюсь решить данную проблему как можно скорее…)
Please let me offer … as compensation for… (позвольте сделать предложение… в виде компенсации…).
You have my assurance that… (у меня есть гарантии…).
- Для заключительной части письма употребляют следующие выражения:
Once again, please assume our apologies for the disadvantage… (еще раз примите наши извинения за причиненный дискомфорт…).
hope can forgive me this very difficult mistake… (надеюсь, сможете извинить меня за эту очень сложную ошибку…)
If you want to continue our partnership, please do not hesistate to call me on the telephone… (если хотите продолжить наше партнерство, прошу без промедления позвонить мне по телефону…).
For any questions regarding this letter, please contact me at any time convenient for you.. . (по любым вопросам этого письма обращайтесь в любое удобное для вас время…).
Thank you for your regarding…
Пример письма с извинением.
Dear John Phillips. Thank you for bringing the matter. We are very sorry for your payment, which had not been credited. You have my assurance, that this problem will be decided very soon and we all do, that this situation will not repeat again… We
value
, that this situation will not affect our relationship and we will continue our partnership. With truly yours, Sam
Kolins
, Managing Director Ltd. Company «Defender»,
tel. +3651
xxxxxxxxx
.
Уважаемый Джон Филлипс .
Спасибо, что сообщили о данной ситуации. Мы приносим извинения за ваш платеж, который не пришел. Уверяю вас, что эта проблема решится очень скоро и мы сделаем все, чтобы эта ситуация не повторилась снова. Надеемся, что данная ситуация не скажется на наших отношениях и мы продолжим наше сотрудничество. С уважением, Сэм
Колинс
, управляющий организации «
Дефендер
«,
тел. +3651
ххххххххх
.
Содержимое:
Возможно, вы совершили ошибку и хотите все исправить... Так держать! Даже если эта ошибка не была преднамеренна, то письмо-извинение – это хороший способ начать ее исправление, или помочь кому-то почувствовать себя лучше. Если вы хотите убедиться в том, что ваше извинение будет эффективным, и вы не причините еще больше боли, то следуйте некоторым советам, описанным ниже. Чтобы написать великолепное извинение, начните с первого пункта.
Шаги
Часть 1 Оформление вашего извинения
- 1
Укажите, о чем вы пишете в письме.
Это хорошая идея начать, обозначив, что это письмо-извинение. Это поможет читателю настроить себя эмоционально правильно, чтобы прочитать все письмо до конца. Вам не нужно держать его в догадках о том, зачем вы вообще пишите, и что хотите сказать.
- Напишите что-то вроде: „Я хотел вам написать, чтобы извиниться“.
- 2
Укажите на вашу ошибку.
Теперь, когда вы указали, что извиняетесь, скажите, за что именно вы просите прощение, и почему это было ошибкой. Будьте очень точными и содержательными. Заявляя об этом открыто, вы сможете убедить, что вы понимаете, что вы наделали.
- Например, напишите так: „То, что произошло на прошлых выходных, было ужасно неуместно, неуважительно и эгоистично с моей стороны. Сделав предложение Джессике, я перевел все внимание на себя. Я попытался украсть ваш важный момент, и это было неправильно“.
- 3
Признайте, как сильно вы их обидели.
Признайтесь, что вы их обидели и что понимаете, как унизительно это было. Хороший момент так же отметить, что у вас никогда не было намерений их обидеть.
- Напишите что-то из ряда: „Джейкоб сказал мне, что произошедшее разрушило не только ваши ощущения по поводу свадьбы, но делает ваш медовый месяц менее приятным, чем он мог бы быть. Надеюсь, вы понимаете, что это не было умышленно с моей стороны. Мне бы хотелось вернуться назад и вспомнить только хорошее, но я все испортил своим эгоистичным поведением. Я просто отнял у вас эти хорошие воспоминания. Хоть я не знаю какого вам на самом деле, я понимаю, что то, что я сделал, было самым худшим поступком, который я бы мог совершить“.
- 4
Выразите свою благодарность.
Если хотите, хоть это и необязательно, можете подчеркнуть все то хорошее, что вам сделали в прошлом. Это покажет, что вы их очень цените, и что вам на самом деле плохо из-за того, что вы сделали.
- Напишите что-то вроде: „Для меня это особенно ужасно, после того, как тепло вы меня приняли в семью. Вы не только показали огромную любовь к моему брату, но и дали мне ту поддержку и доброту, которую я даже не мог ожидать. Обижая вас таким образом, это просто оскверняет все то, что вы для меня сделали, и я ненавижу себя за это“.
- 5
Возьмите на себя ответственность.
Это самая важная часть в извинении, но и самая трудная. Даже если человек и совершил какую-то ошибку, то не в письме стоит ее признавать. Вам нужно открыто и безоговорочно признать вашу ответственность за совершенное. Может у вас и были причины сделать то, что вы сделали, но это не должно вас останавливать, от признания того, что вы кого-то обидели.
- Напишите, например, так: „Мне бы хотелось объяснить, почему я так поступил, но мне нет оправдания. Мои побуждение, хоть и добрые, здесь не важны. Я полностью беру на себя ответственность за мое эгоистичное поведение и за ту боль, что я вам причинил“.
- Вместо того, чтобы оправдываться в своих действиях, стоит внимательно объяснить свои доводы. Вы можете пояснить, почему вы сделали той или иной выбор, если вы думаете, что в этом есть необходимость или, что это может улучшить ситуацию. Так нужно поступить только, если вы считаете, что этим самым можете расположить к себе человека, которого вы обидели.
- 6
Предложите решение, которое приведет к изменениям.
Недостаточно просто сказать, что вы сожалеете. Нужно найти способ решения проблемы в будущем, что может действительно стать толчком для извинения. Это даже лучше, чем написать, что такое больше не повторится. Когда вы предлагаете план для изменений и описание, как вы это сделаете, то так вы показываете человеку, что вы на самом деле хотите улучшить ситуацию.
- Напишите что-то из ряда: „Просто извиниться – недостаточно. Вы заслуживаете большего. Когда вы вернетесь домой, мы с Джессикой с удовольствием бы устроили домашнюю вечеринку по поводу вашего возвращения. Это будет заключительная вечеринка после всех торжеств, и будет на 100% посвящена вашей любви с моим братом. Если же вы не захотите, то ничего страшного, просто я хочу найти способ, чтобы создать для вас те самые прекрасные воспоминания, которые я от вас отнял“.
- 7
Укажите в письме на то, что у вас есть желание иметь более хорошие отношения в будущем.
Не требуйте с ходу прощения. Таким образом, вы выставляете требования человеку, которого обидели, и неважно, нарочно вы это сделали или нет. Стоит выразить ваше настоящее желание, что поможет вам лучше взаимодействовать между собой в будущем.
- Напишите что-то вроде: „Я не жду от вас прощения, хоть и искренне на это надеюсь. То, что я хочу сказать, что я очень надеюсь, что у нас все наладится. Мне бы хотелось чтобы вам было комфортно, или даже хорошо, когда мы вместе. Я хочу заслужить обратно те отношения, которые были между нами. И надеюсь, в будущем, мы бы смогли забыть о прошлом и создать много счастливых моментов вместе“.
Часть 2 Правильные извинения
- 1 Не обещайте измениться, только если вы уверены на 100%, что можете этого постичь. Это очень важно. Если вы считаете, что можете повторить подобную ошибку или такое поведение присуще вашей личности или привычкам, то не обещайте меняться. Скорее всего вы повторите произошедшее, и в ваши будущие извинения уже никто не поверит.
- 2
Будьте аккуратны в выборе слов.
Уметь извиняться – это искусство. Мы, по природе своей, не хотим этого делать, и постоянно боремся с этим. Поэтому, чтобы правильно извинится, нужно правильно подбирать слова. Некоторые слова и фразы могут звучать как извинение, но на самом деле, только ухудшают ситуацию, так как они показывают, что вам не жаль, на самом деле. Вы нехотя можете использовать такие слова, поэтому будьте бдительны, когда пишете подобное письмо. Вот некоторые примеры:
- „Были допущены ошибки…“
- Предложения с „если“ : „Мне жаль, если я вас обидел…“, „Мне жаль, если вам плохо…“
- „Мне жаль, что вы себя так чувствуете…“
- 3 Будьте искренними и самими собой. Когда вы извиняетесь, в словах должна быть искренность и истина. Если вы не можете, то стоит подождать, когда вы на самом деле раскаетесь и вам будет жаль о содеянном. В извинении стоит избежать официального стиля и стереотипов. Не нужно просто копировать письмо из интернета. Ваше письмо должно отражать специфику случившейся ситуации, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, понял, что вы осознаете свою вину и почему это плохо.
- 4 Отбросьте все ожидания и предположения из вашего письма. Вы же не хотите, чтобы оно звучало требовательным, грубым, и еще больше оскорбило. Вы так же не хотите выглядеть обвинителем в своем извинении. Не стоит делать предположений о том, как они себя чувствуют и почему они расстроены. Ведь так вы можете показать, что вы не понимаете, что именно произошло. Используя определенные слова, лучше держать скромный тон и впечатление, что не вы держите ситуацию под контролем, а читатель. Именно такого типа слова помогут вам добиться прощения.
- 5 Подождите день или два, перед тем, как его отправить. Если есть возможность, то подождите день или два, перед тем, как отправить письмо. Вы сможете перечитать его в менее эмоциональном состоянии, чем вы были ранее.
Часть 3 Оформление вашего письма
- 1 Выберите лучший способ начать письмо. При извинении, лучше всего начать с обычного „Дорогой/ая...“. Не стоит употреблять яркие слова в начале письма, чтобы оставить приветствие более стандартным.
- 2 Закончите изящно ваше письмо. Если вы не знаете как закончить ваше письмо, то воспользуйтесь стандартным „С уважением...“. Однако, вы можете это сделать более творчески, чтобы избежать официального стиля. Попробуйте, например, так: „Я искренне благодарю вас, что вы меня выслушали“ или „Опять же, я глубоко извиняюсь за те проблемы, вызванные моим поведением и очень надеюсь, что смогу это исправить“.
- 3
Примите во внимание официальные извинения.
Если вы пишите профессиональное или официальное извинение, то убедитесь, что оно будет написано в официальном стиле. Нужно не только чтобы оно било красиво распечатано, но так же стоит добавить дату, ваше имя, имя организации, вашу подпись и другие записи нужные для оформления официального письма.
- Так же, стоит учитивать все слова в письме, чтобы они были более официальными и полностью совпадали с ситуацией.
- Постарайтесь указать на то, что это была ваша вина, не пытайтесь винить в этом кого-то другого. Это указывает на ответственность и зрелость.
- Убедитесь, что ваше письмо короткое и милое. Объясните все и возьмите на себя всю ответственность.
- Вы должны забыть о своей гордости, когда извиняетесь. Ваша гордость ни к чему вас не приведет, ведь хорошие отношения чаще всего бесценны.
- Если вам трудно подобрать слова для письма, то обратитесь за помощью к семье или другу. Они знают, что от вас ожидается, и с удовольствием вам помогут.
- Убедитесь, что ваше письмо не слишком короткое. Ведь 2 или 3 предложения здесь не помогут. Но и растягивать его тоже не стоит.
Предупреждения
- Не добавляйте ничего, что может обидеть человека. Вряд ли письмо примут близко к сердцу и вас простят. Постарайтесь писать от чистого сердца.
Алексей Зеньков
Вы просматриваете папку с входящими письмами и тут натыкаетесь на письмо недельной давности. Может быть, оно пришло в разгар напряженной работы, и сейчас вы его впервые видите. Возможно, вы вспомните, как хотели к нему вернуться – но затем оно исчезло из вашего поля зрения. Как бы то ни было, кто-то отправил вам письмо, и вы на него не ответили.
Время от времени мы все время совершаем ошибки. Когда это произойдет, нужно исправить ситуацию. Один из способов исправить ситуацию - написать письмо, чтобы сказать, что вам жаль. Но как вы должны писать письмо с извинениями? Продолжайте читать больше о том, как написать письмо с извинениями, а затем просмотреть бесплатное письмо с извинениями, которое вы можете использовать в качестве руководства для написания собственного. Возможно, вам придется написать личное письмо с извинениями или официальное или деловое письмо с извинениями.
В любом случае отправьте письмо в ближайшее время, чтобы показать, что вы действительно цените свои отношения с другой стороной. Единственное, что может быть хуже, чем отправить письмо об извинениях поздно или вообще не посылать с ошибками, потому что это будет выглядеть так, как будто вам все равно. Чтобы доказать, что вы искренне сожалеете, проверьте свое правописание, английскую грамматику и пунктуацию.
Давайте разберемся с одним вопросом сразу: вам все еще нужно отвечать? Хотя вас и манит перспектива свалить все на свой спам-фильтр и сделать вид, что ничего не было, ответ положителен – в том случае, если письмо пришло от кого-то из знакомых.
Перед тем, как ответить на такое письмо, нужно ответить на четыре вопроса:
Нужно ли объяснять, почему вы отвечали так долго?
Извинения не снимут с вас ответственность за задержку. На самом деле, они даже могут сыграть с вами злую шутку и заставить человека подумать, что его письмо для вас не было так важно. Иными словами, если вы напишете «Я очень извиняюсь, просто был так занят на работе!», это не заставит вашего собеседника чувствовать себя лучше. Но это может заставить его подумать, что для вас общение с ним находится где-то внизу списка приоритетов и для вас абсолютно нормально не отвечать по десять дней.
Начните письмо, сказав, что вам жаль. Признай, что ты сделал не так и взял на себя ответственность. Спросите, есть ли способ помочь в разрешении ситуации и предлагаете это сделать. Убедите другую сторону, что вы сделаете все возможное, чтобы эта проблема не повторилась. Предложите встречу в нейтральном месте, чтобы извиниться лично и начать восстанавливать отношения. Извинитесь снова, чтобы закрыть письмо. Рассмотрите почерк письма вместо того, чтобы вводить его на компьютер и печатать его, для более личного восприятия. быть искренним!
Пример письма с извинениями для бизнеса
Используйте формальный формат блока или полублока. Четко сформулируйте проблему и объясните насколько возможно, что пошло не так. Попытайтесь решить проблему и дайте примеры того, как вы можете это сделать. Извинитесь снова, чтобы закончить письмо. Мы недавно начали использовать новую систему упаковки, в которой все еще есть несколько небольших ошибок. Чтобы компенсировать неудобства, мы включили купоны для вас, чтобы наслаждаться будущими покупками в любом из наших розничных магазинов. С уважением, Подпись Имя Фамилия Менеджер по работе с клиентами. Сегодня утром мы поправили ваш заказ и отправили его. . Вам хорошо известно, что письмо с извинениями написано, когда совершена ошибка.
Тем не менее, некоторые подробности могут смягчить конфликт, так как это напоминает собеседнику, что вы тоже человек и что такое может случиться с каждым. К примеру, иногда люди неделями не отвечают в или и после фразы «Прошу прощения за столь долгий ответ» они добавляют, что «заходят в LinkedIn не так часто, как надо бы» или «не проверяют сообщения в Facebook». Кроме того, можно написать, что вы отправились в незапланированный отпуск и забыли сообщить всем об отъезде, или что уехали из офиса по семейным обстоятельствам и не проверяли электронную почту.
Письмо извинения за ожидание в службе написано, когда компания задерживает работу другой компании, создает проблемы, неудобства для другой компании. Это скорее письмо с извинениями и, следовательно, должно быть точным. Компании выдают письмо с извинениями, когда это их вина, и они должны. Просить извинения другим способом не кажется профессиональным. Следовательно, письмо считается лучшим для извинения.
Письмо с извинениями для ожидания в письмах на доставку услуг
Письмо с извинениями для ожидания в шаблоне доставки услуг
- Это профессионально, избегайте ошибок орфографии и ошибок грамматики.
- Объясните причину вашей ошибки.
- Извинитесь за официальное письмо.
- И письмо, пообещав, что в будущем не будут допущены те же ошибки.
Добавьте таких подробностей, и люди воспримут ваше опоздание более благосклонно.
Иллюстрация: 2/Jorg Greuel/Ocean/Corbis
Отвечаете ли вы на первоначальный вопрос?
Если с момента получения письма прошла неделя или больше, вы просто не можете перейти сразу к делу. Ведь если вы пропустите извинения, вы рискуете убедить человека в том, что ответы с задержкой в пять и более дней – это ваша манера ведения бизнеса.
Тема: Письмо с извинениями для ожидания в службе доставки. Мы очень сожалеем о том, что не поставляем заказанные товары вовремя. Мы знаем, что у нас было достаточно времени, но из-за поздней доставки товаров мы не смогли отправить его. Мы знаем, сколько потерь это вызвало вашу компанию. Но мы тоже не ожидали его задержки.
Мы скоро отправим товар и действительно извиняемся за позднюю доставку и причиненные неудобства. Мы надеемся, что вы поймете нашу проблему, а также обещаете не совершать серьезную ошибку, как это в будущем. Наконец, мы ожидаем вашего максимального сотрудничества и еще раз приносим извинения за допущенную ошибку.
Честно говоря, не очень важно, что именно вы напишете. Вы можете начать с «Извините, что отвечаю вам только сейчас» или «Приношу свои извинения за задержку при ответе», или с чего-то подобного. Затем, возвращаясь к предыдущему пункту, решите, нужно ли писать что-то еще на эту тему.
В любом случае, следующим, обязательным шагом будет перейти к главной теме письма.
Образец письма с извинениями клиенту
Прошу добровольно сотрудничать с нами и принять наши искренние извинения. Это письмо обычно пишется клиентам, когда надлежащая работа или задание откладываются из-за некоторых технических проблем. Существуют крайние сроки, которые необходимо соблюдать для представления работы или задания на рабочем месте. Когда крайний срок пересечен, и работа находится в ожидании, может возникнуть множество проблем. В этом случае вас также можно уволить с работы. Чтобы избежать таких обстоятельств, вы всегда должны писать письмо с извинениями бизнеса клиенту, которому вы причиняете потерю, чтобы он прощал вас, а ваша работа и бизнес остались вне угрозы.
Слишком активные извинения заставят человека думать, что его письмо важнее, чем есть на самом деле, и это отвлекает от реального человека, которому вы пишете в ответ.
Выглядит это так:
«Приношу извинения за задержку. Сейчас я разбираюсь с письмами, которые пришли, пока я был в отпуске. Что касается вашего вопроса о будущем мероприятии…».
Письмо для письма с извинениями в бизнес-письме
Написание письма с извинениями бизнеса действительно очень просто и нужно писать очень профессионально.
Образец шаблона письма
Используйте нашу бесплатную пробную версию письма о бизнес-апологии, чтобы помочь вам начать работу.
- Не делайте орфографические и грамматические ошибки.
- Извините за ошибку, совершенную вами.
- Прошу прощения.
- Напишите письмо в уважительной и вежливой манере.
Тема: Письмо с извинениями бизнеса. Поняв неудобства, вызванные вами, мы сожалеем о безграничных выражениях, а также заверим в хорошей позитивной вере. Тема: Письмо бизнес-апологии. Мы хорошо знали о крайнем сроке и также систематически выполняли всю работу. Таким образом, мы специально не задерживали проект и знали, сколько потерь оно вас вызвало. Мы извиняемся от сердца за нашу ошибку, поскольку знаем ценность этого проекта.
В конце концов, короткое извинение и продуманный ответ на вопрос письма – это намного полезнее, чем написать подробные извинения и не дать ответа по существу (снова).
Остается ли это письмо актуальным?
Разумеется, в некоторых случаях письма могут прожить нереально долгое время. Вам это должно быть знакомо: вы заметили письмо, пока готовили завтрак, а когда добрались до офиса, уже забыли о нем и вспомнили лишь через два месяца, когда искали что-то другое.
Мы надеемся, что вы поймете нашу проблему и простите нас за то же самое, и мы заверяем вас, что такие вещи не произойдут в будущем. Этот тип письма с извинениями бизнеса, вероятно, будет адресован клиентам клиентов, потенциальным деловым клиентам, партнерам-партнерам или даже профессиональным. Это будет означать цель сожаления, любые разумные обоснованные причины, любую компенсацию, такую как скидки или скидки и т.д. Чтобы быть проинструктированным в вежливой манере.
Вероятно, самым важным ключом к обеспечению первоклассной поддержки клиентов является сочувствие. Какой лучший способ сопереживать, чем признать и принять ответственность, когда ваш клиент был подведен? Другой способ показать, что вы заботитесь, это поблагодарить их за использование продукта.
Если у запроса нет четкого срока актуальности (например, кто-нибудь предложил вам встретиться и выпить
Не зависимо от содержания, стиль делового письма должен носить доброжелательный, партнерский характер, в котором бы сочетались природные этические нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.
Всю корреспонденцию можно разделить на:
Формальные письма - подготовленные от имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят официальный характер.
Неформальные письма - состоят после официального знакомства, после установления партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня (например, менеджером по сбыту одной фирмы аналогичном менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече для обсуждения деловых вопросов, обмена информацией.
Начинать письмо следует из обращения. Проблема выбора обращения является довольно деликатным. Наиболее распространенными являются следующие обращения:
Важная часть извинений - это репарации, но, возможно, не так, как вы обычно думаете. Бросать деньги на проблему может время от времени быть подходящим, но также может удешевить жест. Это может быть предложение для какого-то персонализированного внимания или, может быть, просто увертюра: «Дайте мне знать, если что-нибудь могу сделать, чтобы помочь».
Извинения должны пригласить ответ, например «дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы о том, что здесь произошло», или, возможно, «сообщите мне, если это было решено до вашего удовлетворения, а если нет, что еще мы можем сделать?» Это делает клиент чувствует себя вовлеченным и уважаемым - и, возможно, даже частью решения - и уверяет его, что мы здесь для него и никуда не пойдем, даже после того, как он будет разрешен.
Уважаемый / а (имя и отчество)!
Уважаемый / а господин (госпожа) ... !
Уважаемые господа (коллеги)!
Глубокоуважаемый сударь!
Глибокошановний (имя и отчество)!
Глубокоуважаемый господин...
В современной деловой переписке принято указывать звание адресата или указывать на его профессию.
Высокопоставленный господин министр!
Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!
Уважаемый учитель!
Достопочтенный господин ректор!
Если вы пытаетесь гуманизировать взаимодействие, тогда звучите как человек! Приговор с клише, подобный «извините за неудобства», скорее всего, просто добавит топливо в огонь. Персонализация вашего ответа будет иметь большое значение для установления соединения. Но избегайте быть слишком милыми - вы хотите сопереживать, а не тривиализовать.
Напишите этот тип письма клиенту, когда вы извинитесь за отправку из вашей компании, которая была отложена или оставлена без посторонней помощи. Включите любые релевантные детали, такие как имя продукта, номер позиции и сведения о том, когда товар будет отправлен.
Не следует забывать о том, что в украинском языке обращения употребляют в форме звательном падежа. Отсутствие обращения может быть истолковано как оскорбление адресата и нарушение этикета деловой переписки.
Обращение.
Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.
Поэтому отгрузка матраса была отложена. Мы ожидаем, что матрац будет отправлен вам в течение 14 рабочих дней, и вы получите электронное письмо с номером отслеживания отправки, когда товар отправляется. Приносим извинения за задержку доставки и благодарим вас за терпение и понимание. Если у вас есть дополнительные вопросы, свяжитесь с нами. Наконец, спасибо за ваш бизнес. Мы искренне ценим поддержку наших клиентов.
Пример бизнес-апологии Письмо: Письмо об извинениях за задержку в доставке товаров. Это письмо должно быть написано в «Письмо-папке» компании. Имя получателя, название, название компании, полный адрес с номером телефона. Мы должны сообщить вам, что из-за какой-то проблемы с трудом мы не можем сделать доставку товара в назначенный день.
Выражаем свою искреннюю благодарность за...
Спасибо за письмо с советами и рекомендациями по..
Прежде всего позвольте поблагодарить Вас за...
Это письмо - проявление нашей благодарности за...
Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за...
Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы...
Позвольте выразить свою благодарность...
Мы благодарны Вам за приглашение...
Спасибо за предоставленную возможность...
Когда пишут письмо-извинение?
Мы принимаем все необходимые меры и позитивные действия, чтобы вернуть все в правильной форме, но, тем не менее, мы придерживаемся мнения, что предложение будет отложено не менее чем на 15 дней, и мы ожидаем, что, если возможно, у вас будет терпение. Однако мы можем заверить вас, что, если ваш заказ останется в силе, мы ускорим доставку к вам, как только мы сможем это сделать. Примите извинения за эту задержку и благодарим вас за ваше ожидаемое понимание.
Когда следует извиняться за нанесенное оскорбление?
Вы должны добавить имя своей компании с полным адресом. И имя получателя и полный адрес также должны быть добавлены в место, выделенное для этой цели. Без этих первичных деталей ни одно письмо не имеет никакого значения. Поэтому вам предлагается предоставить все эти важные детали. В противном случае письмо произведет неправильное впечатление о вашей компании и вас среди получателей ваших писем. Это самое нежелательное отношение на вашей стороне в отношении клиентов, которые являются наиболее ценными активами любой бизнес-организации.
В письмо-подтверждение стоит воспользоваться такими начальными фразами:
С благодарностью подтверждаем получение письма - ответы...
Официально подтверждаем свое согласие на...
В подтверждение нашей предварительной договоренности (телефонного разговора) сообщаем...
Подтверждаем получение Вашей телеграммы...
Мы получили Ваше письмо с уведомлением о... и искренне Вам благодарны.
Письмо с извинениями за дело: письмо об извинениях за неудобство, вызванное. Тем не менее, мы очень сожалеем о неудобствах, вызванных вами. Примите наши искренние извинения. До сих пор мы не сталкивались с какой-либо проблемой с этим делом инверторов.
Мы уделяем первостепенное внимание удовлетворению потребностей клиентов и стараемся предоставить им самые высокие стандарты обслуживания. Если у вас возникнут проблемы, не стесняйтесь звонить мне, пожалуйста. Благодарим вас за обращение к нам по прилагаемому материалу ниже. Сначала мы хотели бы выразить наше глубочайшее сожаление по поводу неудобств, вызванных этой непреднамеренной и редкой ошибкой. Мы несем полную ответственность за ошибку, и мы гарантируем, что такие инциденты не произойдут в будущем.
Распространенными вступительными фразами в деловых письмах есть ссылки на предыдущее письмо, телефонный разговор, событие, встречу:
В ответ на Ваше письмо от (дата) ...
Отвечая на Ваш запрос от (дата) ...
В соответствии с пунктом заключенного соглашения.
Согласно контракту (договоренности) ..,
Ссылаясь на объявление в газете (журнале), просим Вас...
К спонсорам, клиентов, партнеров нередко приходится обращаться с просьбами. Для их оформления немало типичных высказываний:
Пожалуйста, сообщите нам о...
Будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в...
Обращаемся к Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд...
Просим Вас срочно оплатить счета.
Прежде всего просим сообщить...
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы могли сообщить о своем решении в ближайшее время.
Извините за дополнительные заботы, но не были бы Вы столь любезны дать подробные письменные объяснения по поводу...
Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ.
В деловом мире по различным причинам (например, вы на несколько дней задержались с ответом, не смогли вовремя выполнить заказ, поступила жалоба от заказчиков, опоздали на встречу с клиентом) иногда возникают такие ситуации, когда нужно извиниться, попросить прощения за неприятности, которых вы были адресату. В таком случае письмо следует начинать так:
Просим извинения за досадное недоразумение, что случилось...
Искренне просим прощения за задержку с ответом.
Просим извинить нас за невозможности своевременно выполнить Ваш заказ...
Хотим извиниться за причиненные Вам лишние хлопоты.
Извините, нам очень неудобно, что...
Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу.
Просим извинения за созданные Вам не по нашей вине неудобства.
Приносим извинения за лишние волнения по поводу...
В письмах-напоминаниях, принадлежащих к психологически сложных, надо вежливо, тактично, деликатно, ненавязчиво указать на то, что срок оплаты счета истек.
Такие письма следует начать так:
Считаем своим долгом еще раз напомнить Вам о...
Извините, что снова беспокоит вас, но мы не получили никакого ответа на письмо от (дата).
Извините, но мы хотим напомнить Вам о необходимости оплаты счета за... Думаем, что это лишь недоразумение.
Нам очень неудобно, что вынуждены напоминать Вам о...
Вынуждены напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченного счета.
Считаем необходимым напомнить Вам...
Позвольте напомнить Вам, что...
Иногда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решительность.
Это можно сделать так:
Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не погашен, вместо этого он продолжает расти.
Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.
В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельная просьба погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.
Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд.
К категории сложных писем относятся письма-отказа. Если вы не можете дать положительный ответ, то сказать "нет" следует аргументировано, корректно, доброжелательно. При условии соблюдения этих советов адресат поймет, что у вас не было другого выхода.
Сформулируйте отказ так:
Мы подробно изучили предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности...
К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения.
Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по некоторым причинам.
Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не может ¬ мо поддержать Вашего проекта.
Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не позволяет нам...
Извините, но мы не можем согласиться на...
Завершение письма
Выбор заключительных предложений является также очень важным и зависит прежде всего от содержания письма. Можно повторить благодарность, высказанную в начале письма, или просто поблагодарить за помощь, поскольку слово "спасибо" - наиболее часто слово каждого порядочного коммерсанта, предпринимателя, банкира, каждого делового человека.
Позвольте еще раз поблагодарить Вас...
Хотим еще раз выразить свою искреннюю признательность.
Спасибо за помощь.
Еще раз благодарим Вас и выражаем надежду, что...
Спасибо за...
Уместным и полезным конце письма есть заверение адресата как психологическое подкрепление всего высказанного в письме:
Уверяем, что Вы полностью можете рассчитывать на нашу поддержку.
Будем рады сотрудничать с Вами.
Были бы рады сотрудничать с Вами и будем ждать Вашего ответа.
Мы позвоним Вам, чтобы договориться о взаимно удобном времени для встречи.
Довольно распространенной формой конечности в деловых письмах является выражение надежды, ожидания:
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас.
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодным.
Полагаем, что в будущем сможем стать Вам пригодится.
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество.
Надеемся на установление тесных контактов между нашими учреждениями.
Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время.
Завершающим в письме может быть просьба:
Просим Вас внимательно ознакомиться с...
Просим Вас срочно сообщить (позвонить).
Конечно, будет вежливо, если в конце письма вы повторите извинения за беспокойство, задержку с оплатой или опоздание:
Еще раз просим прощения за причиненные неудобства.
Еще раз приносим извинения за эту досадную ошибку.
Искренне извиняемся за...
Не следует забывать о прощальную фразу. Чаще всего в письмах употребляются следующие формы:
С уважением...
С благодарностью и уважением...
С уважением и наилучшими пожеланиями...
Желаем успехов!
Если вы хотите добиться успеха, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было и по содержанию, и по форме безупречным. Следует печатать письма на хорошо выполненных бланках, которые являются "визитной карточкой" вашей организации, фирмы. Дизайн и полиграфические качества - это те детали, которые будут способствовать созданию хорошего впечатления о вас и вашу деятельность. Поэтому для изготовления фирменных бланков следует использовать только высококачественную бумагу. Конверт также по дизайну должен отвечать бланковые; по размеру его необходимо подобрать так, чтобы не возникало необходимости составлять письмо больше двух раз.
Деловые письма не должны быть слишком длинными. Излагать свои соображения следует четко, по сути, лаконично.
Важным условием успеха письма есть логичность и последовательность изложения. Логическая последовательность изложения достигается за счет четкого членения текста на абзацы. Выражая мнение, следует подбирать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятные для адресата. Надо следить за тем, чтобы в письме все было уместным. Следовательно, на уровень серьезного делового общения нельзя выходить, не усвоив этикета этой сферы.
Помните золотое правило ведения деловой корреспонденции: вежливость, корректность, тактичность, аргументированность.
