Процесс приема или передачи любого оборудования требует документального оформления. Факт перемещения фиксируется надлежащим актом. Какими особенностями отличается создание акта приема-передачи оборудования?
При принятии либо передаче оборудования обязательно составляется акт приема-передачи. Данный документ является подтверждением перемещения объектов меж субъектами.
Акт выступает неотъемлемой частью договора поставки, купли-продажи, аренды и т.д. Какими особенностями сопровождается формирование акта приема-передачи оборудования?
Что нужно знать
На момент свершения сделки купли-продажи участвующие стороны принимают на себя определенные обязанности и права. Таковые устанавливают условия договора.
Принимающая организация после выполнения своей части обязательств приобретает право пользования приобретенным имуществом.
Основные понятия
Актом приема-передачи оборудования называется документ, составляемый в целях подтверждения передачи оборудования для последующего ввода его в эксплуатацию или в монтаж.
В приемопередаточном акте фиксируют любые повреждения, неисправности, несоответствия. Любой акт приемки имущества должен содержать такую информацию как:
- наименование документа;
- номер, дата и место составления;
- реквизиты документа-основания;
- данные сторон с указанием реквизитов;
- дата передачи имущества;
- список передаваемых объектов;
- итоги проведенного осмотра;
- подписи проверяющих лиц.
По согласованию сторон в акт приема-передачи оборудования могут вноситься дополнительные сведения, к примеру, уровень износа, техническое состояние и т.д. Если оборудование новое, то к нему должна прилагаться заводская документация.
Что касается формы актов приема-передачи оборудования, то чаще всего применяются следующие утвержденные бланки:
Также договором поставки могут предусматриваться особые условия поставки. В этом случае стороны могут согласовать и утвердить произвольную форму приемопередаточного акта.
Назначение документа
Основным предназначением акта приема-передачи оборудования является подтверждение перехода права собственности от одного субъекта к другому.
Кроме того акт становится основание для включения принятого оборудования в состав имущественных активов организации. После подписания акта ответственными лицами, оборудование принимается к учету.
Необходим акт приема-передачи и в случае несоответствия полученного оборудования условиям контракта.
Например, принятый объект не укомплектован должным образом, имеются дефекты или повреждения, количество расходится с сопроводительными документами. Акт становится основанием для предъявления претензий поставщику.
Немаловажную роль передаточный акт играет и при сдаче оборудования в монтаж. В такой ситуации составляется два акта – один при передаче в монтаж, второй по принятии. Таким образом, легко установить состояние объекта до и после установки.
Законные основания
Операции, касающиеся поступления, перемещения или выбытия объектов основных средств, и оборудования в том числе, отображают в бухучете на основании первичных документов.
Первичными документами при передаче имущества выступают приемопередаточные акты. Они подтверждают факт получения объекта, а также указанные в сопроводительной документации сведения.
Законодательство предусмотрены унифицированные формы для отображения приема-передачи ОС. К таковым относятся , ОС-15, ОС-16.
После принятия новой редакции использование унифицированной документации стало не обязательным, за исключением отдельных случаев.
Акт приема-передачи может составляться в произвольной форме, согласованной сторонами.
Виды объектов
Оборудование в организации являет собой активную часть основных производственных фондов, участвующих непосредственно в производственных процессах.
Качественные характеристики оборудования заключаются в его состоянии и способности к производству чего-либо. То есть оборудование делится на:
- новые основные фонды, ранее не эксплуатируемые;
- исправные или требующие текущего ремонта фонды;
- оборудование, нуждающееся в капитальном ремонте;
- устаревшее морально оборудование;
- фонды, подлежащие списанию.
Многие организации используют также классификацию оборудования по возрасту. Конструктивный возраст представлен периодом, прошедшим от момента создания объекта.
Возраст физический означает длительность эксплуатации от момента установки. Немаловажное значение имеет и мощность оборудования, то есть способность к производству определенного объема продукции за конкретно установленный срок.
При этом различают мощность:
- нормальную;
- максимально-кратковременную;
- максимально-длительную.
Также различается оборудование по видам, а именно по своему предназначению для определенной сферы деятельности или производства. От вида оборудования зависят особенности его принятия организацией-покупателем.
Основное значение имеют те свойства оборудования, какие обеспечивают его применение в соответствующей отрасли. Каким же бывает оборудование?
Торговое
Торговым оборудованием именуются любые имущественные объекты, применяемые в торговой деятельности.
КА правило, основным торговым оборудованием считаются такие объекты как:
| Прилавки и витрины | Представить себе магазин без витрин или прилавка сложно. Форма их может быть разной, но в 95 % случаев без данного оборудования в торговле не обойтись |
| Торговые стеллажи | Таковые используются как непосредственно в торговых залах для выставки продукции, так и для складского хранения |
| Навесные элементы и экономпанели | Являют собой разновидность витрин и применяются в торговле продукцией небольшого размера, позволяющей разместить ее на небольших навесных полках |
| Стойки и торговые стенды | Применяются для размещения продвигаемых товаров, часто в прикасовой зоне |
| Складские стеллажи | Может показаться, что стеллажи не являются торговым оборудованием, но любой товар нужно как-то хранить |
| Торговые павильоны | Представляют собой замкнутую торговую систему при стационарной торговле. Бывают пристенными, угловыми и островными |
| Холодильное оборудование | Вид его зависит от целей использования |
| Торговые сетки | — |
| Буклетницы | И полиграфические стойки |
| Корзины и тележки | — |
| Манекены, вешала, вешалки | — |
| Кассовое оборудование | — |
| Турникеты, ограждения | — |
| Контрольно-кассовая техника | — |
| Металлические шкафы для хранения вещей | — |
Кроме того к торговому оборудованию причисляются и те объекты, которые не относятся непосредственно к торговле, но необходимы для обеспечения плодотворной работы персонала.
Например, компьютеры, столы и стулья для продавцов, диванчики для посетителей и прочее.
Медицинское
Оборудование медицинское бывает:
- электронным;
- реанимационным;
- терапевтическим;
- хирургическим;
- диагностирующим;
- транспортирующим;
- восстановительным;
- дополнительным обслуживающим;
- иным, включая редкие специализированные виды.
Особенность медицинского оборудования в том, что оно может унифицироваться относительно конкретного направления медицинского обслуживания.
Также могут создаваться специализированные модули из различных видов оборудования, что позволяет создавать абсолютно новый тип оборудования.
Холодильное
Без холодильного оборудования сегодня не обходится практически ни одна сфера бизнеса, связанная с необходимостью хранения продукции. Так холодильники нужны для хранения лекарств, цветов, продуктов и прочее.
Каждый вид холодильного оборудования обладает определенными функциями и климатическими характеристиками, температурными режимами, вариантами исполнения, размерами и т.д.
Из наиболее используемых можно выделить следующие виды холодильного оборудования:
- холодильные шкафы;
- морозильные лари;
- холодильные витрины и горки;
- морозильные бонеты;
- холодильные камеры;
- льдогенераторы.
Газовое
Когда речь идет о газовом оборудовании, то в большинстве случаев подразумевается оборудование газобаллонное. Это разновидность топливной системы автотранспорта, применение которой основано на использовании сжиженного природного газа.
Такое оборудование делится по типам и бывает:
- вакуумным;
- электронным;
- эжекторным с электромеханическим дозатором;
- инжекторным.
Кроме того различается пять поколений газового оборудования для авто, каждое из которых обладает определенными плюсами и минусами. Для всякого поколения предусмотрена определенная конструкция.
Помимо газобаллонного оборудования, существуют и иные виды газового оборудования. Например, позволяющее использовать газ для отопления объектов недвижимости или для иных назначений.
Образец акта приема-передачи оборудования
При купле-продаже различного оборудования, его или иных вариантах передачи оформление приемопередаточного акта условие обязательное.
Таким документом может фиксироваться передача имущества, как меж различными организациями, так и в пределах одного предприятия.
Для создания акта приема-передачи оборудования меж организациями можно использовать . Предназначена она для подтверждения факта перехода права собственности на основные средства.
Оборудование причисляется к основным активам организации. В акте обязательно отражается место и дата составления документа, наименование основного средства (оборудования), характерные особенности.
Передается имущество во временное пользование, но для исключения возможности случайного или умышленного повреждения сложного технологического оборудования составляется приемопередаточный акт.
В документе обыкновенно указывают название оборудование, наименование организации, данные ответственного лица, характеристики оборудования и иные важные показатели.
В эксплуатацию
Для возможности применения приобретенного оборудования в производственной деятельности необходимо ввести его в эксплуатацию.
Для этого оформляется нормативный документ, подтверждающий готовность объекта к использованию. Акт составляется в виде приложения к основному договору поставки или .
Форма документа может быть произвольной, но обязательно указываются следующие данные:
- дата осмотра оборудования;
- разрешение на начало эксплуатации;
- место осуществления экспертизы;
- идентифицирующие данные объекта;
- технические характеристики оборудования;
- описание эксплуатационных условий;
- иные значимые сведения.
Существенными данными выступают детали, касающиеся специфики производства, особенностей использования объекта.
Некоторые организации в акте конкретизируют место сохранения оборудования. Готовый акт подтверждает готовность оборудования к использованию
По договору аренды
При заключении договора аренды оборудования одна из сторон передает другой стороне объект во временное пользование.
Особенность такой передачи в том, что через определенное время ссудополучатель (получающая оборудование сторона) обязуется вернуть временно предоставленное имущество в том же состоянии, при учете нормального износа либо в состоянии, определенном договором.
При передаче составляется акт о приеме-передаче арендованного оборудования во временное пользование. Форма его произвольна. Также указываются все необходимые данные об имуществе и участниках сделки.
Но кроме того необходимо указание периода предоставления в пользование и условия возврата. Оформленный акт подтверждает исполнение сделки и отсутствие претензий у получателя.
Сразу после подписания документа предмет договора временно становиться собственностью принимающей стороны.
Если оборудование имеет какие-то дефекты и повреждения, это обязательно указывается в акте, поскольку учитывается при обратной передаче.
В ремонт
Передача оборудования в ремонт также сопровождается составлением приемопередаточного акта. Предварительно проводится осмотр объекта, выявляются неисправности, и составляется дефектный акт.
Все обнаруженные неисправности отображаются в акте. Это тем более важно, что ремонтная организация исполнит ремонт лишь указанных недостатков.
Акт о передаче оборудования в ремонт составляется в присутствии представителей самой организации и ремонтного предприятия. Непременно в акте прописываются сроки ремонта и за их нарушение.
После того как оборудование отремонтировано, вновь составляют приемопередаточный акт. На этот раз сдает объект ремонтная организация, а принимает правообладатель.
Двойное составление акт позволяет убедиться в качестве ремонта и устранении всех неисправностей.
Важно помнить, что после подписания документа стороны не могут заявить взаимные претензии. Акт о приеме оборудования из ремонта сохраняют вместе с документами на оборудование
До монтажа и после
Если монтаж осуществляется непосредственно при первичной приемке оборудования, то в состав принимающей комиссии включается представитель монтажной организации.
В этом случае отдельного акта о монтаже оборудования не составляется. Все необходимые данные вносятся в основной приемопередаточный акт.
В процессе передачи предварительно принятого или ранее демонтированного оборудования в монтаж создается акт по .
Полномочный представитель монтажной организации своей подписью подтверждает принятие объекта. Если при монтаже выявляются какие-либо изъяны, оформляется акт о выявленных дефектах .
После завершения монтажа и готовности к эксплуатации оборудование принимается в состав основных средств посредством составления документа по форме ОС-1 или ОС-16.
Между физическими лицами
Передача оборудования между физическими лицами может предполагать, как взаимодействие частных лиц, так и индивидуальных предпринимателей.
Видео: акт приема-передачи как финальная точка сделки
Важное значение имеет при этом наличие прав собственности на объект у передающей стороны. Что касается акта приема-передачи, то составлять его можно в произвольной форме.
В качестве обязательных реквизитов документа выступают:
Во избежание спорных ситуаций акт приема-передачи оборудования меж физлицами желательно зарегистрировать нотариально. Если имеет место аренда оборудования, следует указать длительность аренды и состояние оборудования на момент возврата.
Трехсторонний акт
Трехсторонний акт о приеме-передаче оборудования может иметь место при получении лизингового имущества. В этом случае сторонами договора могут являться продавец, и лизингополучатель.
Подобная схема используется, когда лизингодатель приобретает оборудование для лизингополучателя у продавца, но непосредственно поставка осуществляется продавцом.
В процессе передачи принятие имущества осуществляется и лизингополучателем и лизингодателем. Если ни у кого не возникает претензий, то все три стороны подписывают документ и акт считается оформленным.
Составление акта приема-передачи обязательно при любом перемещении оборудования. Таким образом своевременно выявляются изъяны имущества и исключаются взаимные претензии.
В том числе предупреждаются претензии проверяющих органов по поводу необоснованного перехода право собственности на оборудование.
Акт приемки-передачи оборудования используется для документального подтверждения движения активов предприятия. Данный документ отражает в себе сведения о причинах и целях передачи оборудования. Существует несколько различных форм, которые различаются целью передачи производственной техники. Рассматриваемый бланк имеет высокое значение во внутреннем документообороте предприятия. В данной статье мы предлагаем рассмотреть саму процедуру передачи оборудования и методику заполнения сопроводительных бумаг.
Бланк акта приема-передачи оборудования, принято заполнять при участии минимум двух сторон
Особенности процедуры передачи технических изделий
Существует ряд требований к рассматриваемой процедуре, которые не зависят от самого характера операции. В первую очередь, необходимо чтобы представители каждой из сторон обладали должностными полномочиями на совершение подобных операций. Также представитель каждой стороны должен иметь право подписывать документы от имени компании. Когда в подобных сделках участвуют рядовые сотрудники предприятия, необходимо получить специальную доверенность на прием или передачу производственной техники.
В том случае, когда сделка осуществляется на территории стороны передающей технику, составлением акта занимается передающая сторона. Помимо данного бланка, потребуется подготовить технический паспорт изделия, накладную и ряд сопутствующих документов. Когда сделка осуществляется на территории принимающей организации, акт приема-передачи заполняется принимающей стороной. Следует обратить внимание на то, что во время процесса передачи в задачу принимающей стороны, входит детальный анализ принятого актива, с целью проверки технического состояния. В некоторых случаях допускается привлечение независимого эксперта, который даст профессиональное заключение. Вся информация, полученная в результате осмотра, фиксируется на страницах документа.
Образец акта передачи оборудования в обязательном порядке должен иметь графу, где будут фиксироваться данные о найденных повреждениях или их отсутствии. Наличие подписи каждой стороны, является фактическим доказательством того, что принимающая сторона получила объект на обговоренных условиях в том виде, что указан в сопроводительных документах . На основании данного документа, передающая сторона фиксирует выбытие оборудования в документах внутреннего учета.
Важное значение уделяется правильности заполнения сопроводительной документации, поскольку неверное предоставление сведений об изделии может нарушить процесс передачи.
В том случае, когда в сопроводительных документах фиксируется неправильный заводской номер изделия, то принимающая сторона может отказаться от приема актива. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что заполненная документация должна быть повторно проверена перед передачей, принимающей стороной.
Производственное оборудование и офисная техника – являются активами предприятия, которые регистрируются на балансе организации. Их наличие подтверждается различными документами, среди которых следует выделить бумаги, заполненные при первичном получении оборудования предприятием.
Для заполнения необходимой документации предусмотрена унифицированная форма Акт приема-передачи оборудования образец, представленный выше, содержит в себе следующую информацию:
- Описание технических характеристик передающегося объекта.
- Основания для совершения передачи оборудования (сделка купли-продажи, дарение и другие ситуации).
- Названия предприятий, представляющих каждую сторону и их реквизиты.
- Информация о количестве переданных агрегатов.
- Сведения об отношении объекта к амортизируемому типу имущественных ценностей.
- Сведения о сопроводительных актах, платежках и иных документах.
Рассматриваемый документ отражает в себе информацию о поступивших на предприятие технических изделиях и содержит в себе отметки об отклонениях, связанных с комплектацией, ценой, количеством и техническом состоянии агрегатов. В том случае, когда подобные нюансы можно выявить только во время эксплуатационного периода, подписание бланка принимающей стороной свидетельствует о согласии со всеми условиями, что перечислены в документе. Важно обратить внимание на то, что в этой ситуации доказать наличие ошибок в процессе приема достаточно проблематично.
До изменений в законодательстве, связанными с правилами бухгалтерского учета, рассматриваемый документ составлялся в соответствии с формами «ОС-14» и «ОС-16». На сегодняшний день форма акта выбирается самостоятельно . Это означает, что компания, выступающая в качестве одной из сторон процесса передачи оборудования, может самостоятельно регулировать структуру документа. Также допускается использование вышеуказанных форм во время передачи производственных агрегатов.
Независимо от того, передается ли оборудование во временное пользование или на постоянной основе, в подготавливаемом документе должны содержаться следующие сведения:
- Наименование документа и дата заполнения.
- Наименование организаций, участвующих в сделке и их реквизиты.
- Сведения об операции, включая стоимость оборудования, количество и объемы передаваемых агрегатов.
- Фамилии должностных лиц, ответственных за передачу оборудования.
- Подписи сторон и фирменные печати организаций.
Данные сведения указываются в любых документах, относящихся к первичной документации. Однако в рассматриваемом бланке следует привести дополнительные сведения, которые будут отражать некоторые тонкости операции.
Акт приема-передачи оборудования необходим для доказательства осуществления передачи техники к покупателю со стороны поставщика Что нужно отразить в акте приема-передачи оборудования
Для того чтобы рассматриваемый документ получил юридическую силу, он должен содержать в себе сведения о передаваемом объекте. В первую очередь - это заводской код изделия, информация о техническом состоянии, модели и производителе. Обязательным условием является указание года выпуска агрегата, срока эксплуатации и остаточной стоимости. Все вышеперечисленные сведения необходимы для установления факта об объекте сделки.
Далее следует указать основание передачи. Чаще всего оборудование передается сторонним организациям в ремонт или на долгосрочную аренду. Отметка об основании передачи необходима для того, чтобы принимающая сторона правильно зарегистрировала поступивший актив. В том случае, когда агрегаты передаются в дар, принимающая сторона обязана выплатить соответствующие налоги.
В самом конце потребуется указать место передачи. Необходимость этого шага объясняется тем, что при передаче оборудования на территории передающей стороны, при последующей транспортировке изделие может быть повреждено. Включение этого раздела в акт, позволяет передающей стороне минимизировать риски и предотвратить развитие конфликтных ситуаций.
Основываясь на вышеперечисленных нюансах, следует обратить внимание на то, что составление акта – важная задача, к которой следует подойти с повышенным вниманием и аккуратностью.
Правила составления бумаг
Одним из важных нюансов заполнения акта приемки-передачи оборудования является порядок заполнения документа . Во время составления этого документа необходимо присутствие каждой из сторон, участвующих в сделке. Бланк составляется в двух экземплярах, один из которых передается принимающей стороне, а второй остается у компании, передающей оборудование. Если сделка совершается несколькими лицами, копии подготавливаются для каждой из сторон. Одно из важных требований к данному документу – составление непосредственно в день совершения операции . Заполненный бланк не должен содержать в себе помарки и ошибки.
Акт для сдачи в аренду должен оформляться в нескольких экземплярах, количество которых обязательно должно соответствовать числу сторон В специальном поле, где указывается описание актива, следует привести информацию из технического паспорта изделия. Помимо самого акта, потребуются дополнительные документы, включая технические бланки, накладные и договор. В зависимости от характера операции может потребоваться составление дополнительных бумаг. В том случае, когда оборудование передается после комплексного опробования, в графе с дополнительной информацией указываются результаты технических испытаний. Подписи и печати на заполненном документе фиксируются только по окончании самого процесса, в том случае, когда принимающая сторона не имеет претензий по качеству, объему, стоимости или техническому состоянию актива.
Разновидности актов приема-передачи технических изделий
Согласно установленному регламенту, форма рассматриваемого документа может быть разработана самостоятельно каждой организацией. Однако большинство предприятий предпочитают использовать бланки следующего образца:
- «ОС-14» - данный бланк заполняется при поступлении любых технических изделий.
- «ОС-15» - бланк заполняется в том случае, когда актив передается с целью дальнейшего монтажа. В том случае, когда монтаж осуществляется сторонним исполнителем, в составе комиссии, проверяющей актив, должен присутствовать представитель подрядчика.
- «ОС-16» - передача актива для проведения технических тестов. Этот бланк составляется только после индивидуальных испытаний, а в соответствующей графе приводятся сведения, полученные в результате тестов.
- «ОС-1 (1б) » - данная форма заполняется при поступлении актива в основной фонд принимающей стороны. Данный документ является основанием для заполнения инвентарной карты технического изделия. В инвентарной карте следует зафиксировать отметку обо всех перемещениях оборудования, включая ремонтные работы, модернизацию и передачу в иной цех. В том случае, когда оборудование передается на ремонт или техническое обслуживание в пределах одной организации, делается соответствующая отметка в инвентарной карте. Субъекты малого предпринимательства вместо данных карт могут использовать инвентарные книги.
В том случае, когда технические изделия передаются в аренду, бланк приема-передачи может иметь произвольную форму. Но согласно текущему законопроекту, в структуре документа необходимо отразить все обязательные реквизиты, включая наименование актива, место передачи, сведения о техническом состоянии и период тестирования техники. Помимо этого, в бланке указывается список сопроводительной документации.
Акт является документальным свидетельством выполнения условий договора, поскольку его подписывают обе стороны Когда, объект передается сторонним организациям для проведения технического обслуживания и ремонтных работ, составление акта возлагается на принимающую сторону. В этой ситуации, рассматриваемый документ должен содержать в себе информацию о методах возврата объекта сделки.
Заключение
Рассматриваемые акты относятся к первичной документации, являющейся документальным подтверждением определенных фактов и событий. В случае проведения различных тестов и испытаний технических изделий используется специальная форма, установленная в законодательном порядке. Также следует обратить внимание на то, что различными ведомствами утверждены специальные инструкции, регулирующие порядок составления документов.
Бланк акта приема-передачи оборудования, скачать который можно, пройдя по ссылке, указанной в конце этой статьи, принято заполнять при участии минимум двух сторон. Для заполнения необходимой документации предусмотрена унифицированная форма, скачать которую можно в виде документа Word или Excel.
Причиной транспортировки оборудования, для которого необходимо составлять соответствующие документы, может заключаться в следующем:
- простой ремонт;
- для сдачи в аренду;
- доставка заказчику и монтаж;
- для проведения тестирования.
Акт приема-передачи оборудования необходим для доказательства осуществления передачи техники к покупателю со стороны поставщика.
Форма может иметь три разновидности:
- ОС-14 (ремонт);
- ОС-15 (монтаж);
- ОС-16 (тестирование).
Каждая форма применяется в какой-то отдельной ситуации. Рассмотрим пример формы ОС-14, которая необходима для проведения учета техники, поступающей на склад. После этого полученное оборудование может эксплуатироваться в качестве основной техники.
Договор для отправки на ремонт обязательно оформляется только в присутствии всех представителей специальной комиссии, ответственной за получение техники. Договор заключается в нескольких экземплярах, каждый образец требует подписи руководителя или уполномоченного представителя.
Рассмотрим еще один пример. Когда передается техника, не всегда удается выполнить ее достаточно качественный прием. В подобных ситуациях не используется основной договор. Вместо него заполняется простой образец, скачать который можно внизу статьи.
Качество поставленной техники устанавливается только при визуальном осмотре. Определение необходимости проведения ремонтных работ не осуществляется. Для того чтобы установить степень соответствия количества и качества разнообразных комплектующих перед тем, как проводится сдача техники в аренду, проверка ее на наличие неисправностей или монтаж у заказчика, нужно заполнять форму ОС-16.
Если акт приема-передачи оборудования не касается аренды или ремонта, а составляется, когда техника отправляется на монтаж, используется форма ОС-15. Когда используется подрядный метод монтажа техники, в списках членов комиссии также должен присутствовать представитель организации, ответственной за установку. Разнообразные неисправности, засвидетельствованные в процессе проведения монтажа, регулирования или тестирования техники, всегда отображаются в соответствующем документе, для составления которого используется форма ОС-16.
Как правильно составляется документ
Для оформления таких справок необходимо участие нескольких сторон. Большей частью прием-передача с целью сдачи в аренду выполняется исключительно в присутствии представителей как поставщика, так и приемщика. В некоторых случаях может присутствовать третье лицо в качестве представителя еще одной организации. Все особенности проведения процедуры должны быть отражены в специальных документах, которые обязательно заверяются уполномоченными представителями сторон по завершении всех действий, необходимых для оформления. Акт для сдачи в аренду должен оформляться в нескольких экземплярах, количество которых обязательно должно соответствовать числу сторон, участвующих в процедуре приема-передачи ТМЦ.
В составленном документе всегда должны отображаться такие данные:
- название;
- номер документа и день его подписания;
- детальная информация о получаемой технике;
- данные о зафиксированных технических неполадках;
- данные о средствах, включенных в комплектацию техники;
- подписи сторон, участвующих в процессе приема-передачи.
В отдельных случаях в качестве приложения к справке добавляется необходимая техническая документация с соответствующим указанием в основном документе. В зависимости от уровня сложности передаваемого оборудования процедура приема может быть ориентированной на качество и на количество. В подобных ситуациях требуется составление нескольких дополнительных документов. Прием сложных в техническом плане изделий довольно часто выполняется в несколько этапов.
Акт приема-передачи оборудования – это документ, который составляется с целью подтверждения факта продажи/передачи оборудования для введения в эксплуатацию либо в монтаж.
Акт приема-передачи оборудования составляется специальной комиссией, уполномоченной на прием основных средств. В нем фиксируются любые неисправности, повреждения, соответствия марки, модели. В случае выявления дефектов оборудования составляется дефектный акт по форме № ОС-16.
Простой
В эксплуатацию
Для того чтобы оборудование можно было ввести в рабочий цикл нужно оформить его ввод в эксплуатацию соответствующим актом. Такой нормативный документ официально подтверждает готовность оборудования к работе.
Оформляется, как приложение к основному договору о поставке, предоставлению услуг и пр.
Четко установленной формы акта не существует.Документ создается в любой понятной форме, но обязательно в нем указывается дата и место составления, реквизиты техники, а также информация о лицах, которые будут нести ответственность за процедуру приема и передачи.
В аренду
Как правильно передать оборудование в аренду
Составление договора аренды. При составлении текста соглашения, партнёрам необходимо, помимо прочего, обсудить и технические характеристики оборудования, которое будет передаваться в аренду. Приложите к тексту соглашения письменный документ (технический паспорт, технические характеристики) описывающий устройство и назначение предмета аренды. Либо в тексте документа достаточно полно раскройте вопросы, касающиеся этих параметров оборудования.
После подписания соглашения, необходимо убедиться, что собственник передал именно тот предмет аренды и в том состоянии, которое прописано в договорённости. Необходимо осмотреть оборудование, произвести его монтаж и пробный запуск, при невозможности лично освидетельствовать надлежащее состояние вещи привлеките эксперта или специалиста в данной области знаний.
Убедившись в надлежащем состоянии вещи и исполнением основной части договорённости арендодателем, можно составлять акт приёма-передачи оборудования, в котором удостоверяется и факт передачи и состояние, в котором оборудование было передано арендатору.
Нужно помнить, что после подписания акта, ответственность за предмет аренды принимает арендатор и он отвечает за выход из строя и причинение ущерба предмету аренды в полном размере.
В монтаж
Акт
о приеме (поступлении) оборудования
(форма N ОС-14)Акт
о приеме-передаче оборудования в монтаж
(форма N ОС-15)Акт
о выявленных дефектах оборудования
(форма N ОС-16)Форма N ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств.
Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.
Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма N ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.
На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).
Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам N ОС-1 или N ОС-1б.
В ремонт
Если в результате предъявления претензии по качеству товара возникла необходимость сдать этот самый товар для проведения экспертизы или ремонта, то лучше не делать этого, не составив предварительно акт приема-передачи товара. Особенно если товар дорогой или хрупкий. Всегда существует вероятность, что без такого акта приемки-передачи будет трудно доказать что на корпусе вашей любимой посудомоечной машины или мультиварки при передаче продавцу не было гвоздём нацарапано нецензурное слово или небыли сорваны внешние пломбы.
В соответствии с нашим законодательством, для выполнения процедуры получения техники на складе компании необходимым условием является оформление акта на прием-передачу, форма ОС-14.
Эту форму можно скачать прямо здесь на сайте, для скачивания бланка ОС-14 перейдите в конец статьи.
В продолжении статьи мы будем рассматривать особенности заполнения этого бланка. Чтобы ознакомиться с готовым примером заполненной формы, скачайте образец ОС-14 перейдя по ссылке внизу.
У каждой из сторон должен остаться свой экземпляр акта, так что необходимы два экземпляра. Этот документ составляется комиссией, принимающей технику на складе. Перед тем, как приступить к заполнению бланка, оборудование внимательно осматривают с целью выявления дефектов, поломок, повреждений, которые могут быть видны при осмотре.
Если какие-либо неисправности удалось выявить, составляется акт по дефектам, форма ОС-16. В ней перечисляют найденные проблемные места и возможности их устранения. Ознакомиться с образцом заполненного акта о выявленных дефектах можно по ссылке.
Также стоит учитывать, что дефекты, выявленные в дальнейшем, на этапах монтажных работ, при наладке или во время тестовых запусков, могут описываться по форме ОС-16.
Акт приема-передачи оборудования (Форма ОС-14)
Если организация каким-либо образом связанна с техникой, данные о ней вносятся в бланк акта по приему-передаче оборудования ОС-14. Это могут быть следующие организации: производитель, поставщик (продавец), отправитель груза, получатель. В специально отведенные поля, на титульной странице, вносятся основные данные и реквизиты. Если это:
- производитель, то указать его название;
- поставщик, то указать название, адрес, телефон, реквизиты банка и ОКПО;
- отправитель груза, то указать наименование транспортной компании. Если доставку выполняет третья специализированная организация или доставка выполняется продающей или покупающей стороной, это обязательно, надо указывать;
- получатель, то указать наименование, номер телефона, реквизиты банка, ОКПО.
В дополнении, надо указать данные касательно самого транспортного средства, которое перевозило технику. А именно, разновидность транспорта, регистрационный номер, номер и дату транспортной накладной.
В качестве оснований для заполнения акта по приему-передаче техники, может быть приказ или распоряжение поступившее от руководителя, соответствующий договор.
Основная часть формы ОС-14 содержит две таблицы, в которые нужно внести информацию. В первую вносится дата, время отгрузки, время получение товара. Во втурую вносятся данные о грузе, то есть оборудовании, которое поступило на склад.
Процесс заполнения достаточно простой, чтобы иметь наглядный заполненный пример, скачайте образец в конце страницы.
Во время получения груза, комиссии необходимо сверить наличие фактического груза с тем, что указан в документе. В таблице номер 2 отражают информацию о документальном и фактически полученном грузе.
