Любое поступление товара должно быть оформлено соответствующим первичным документом. Госкомстатом России была разработана унифицированная форма ТОРГ-1, в которой должно отражаться поступление материальных ценностей по количественной и стоимостной оценке. Акт о приёме товара является подтверждением отгрузки в соответствии с договорными обязательствами. Ответственность за своевременное и правильное оформление такого первичного документа несут члены комиссии, назначенные руководителем фирмы. В статье расскажем про ТОРГ-1 Акт о приемке товаров, дадим образец заполнения.
Правила приёма товара
Оприходование товара производится по фактическому наличию и стоимости. Если материальные ценности находятся в общей упаковке, то проверка количества проводится путём подсчёта мест. Штучный товар подсчитывается визуально. Проверку качества товара можно провести выборочным методом. В связи с тем, что при поступлении товара затрагивается материальная сторона деятельности предприятия, относиться к оформлению поступивших ценностей нужно предельно внимательно.
В каких случаях составляется акт
Приёмка товара по акту может осуществляться в следующих случаях:
- Если приём товароматериальных ценностей ведётся не материально-ответственным лицом, а специально назначенной комиссией.
- В том случае, если качественные и количественные показатели товара не соответствуют договорным условиям;
- Если такой порядок поступления товара определён внутренним документооборотом компании.
Заполнение формы ТОРГ-1
Обязанность заполнения унифицированного бланка ТОРГ-1 наступает при фактическом поступлении товароматериальных ценностей. Ответственное лицо сверяет комплектность, качество и количество с информацией, указанной в форме. Если во время приёмки возникли нестыковки и разногласия, то такие факты отражаются в актах ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Акт о приёмке товаров контролируется комиссией, назначенной руководителем предприятия.
Форма ТОРГ-1 имеет титульную шапку, табличную часть и итоговый раздел, в котором отражаются замечания ответственных лиц и ставятся их подписи.
В титульной части документа отражается следующая информация:
- Полное наименование фирмы;
- Реквизиты документа, на основании которого составляется акт приёмки товара;
- Структурное подразделение, где происходит приёмка товара;
- Информация о первичных сопроводительных документах (накладная, счёт-фактура);
- Сведения о грузоотправителе (такая информация особенно важна, если производитель и поставщик не одно и то же лицо);
- Способ доставки товара. В этой строке указывается, каким видом транспорта был доставлен товар (поездом, рефрижератором, кораблём). Если при перевозке ценностей были допущены нарушения, то такой товар может быть не принят по акту.
- В отношении продуктов питания, подлежащих ветеринарной проверке, вносится дата и номер полученного свидетельства.
- Если товар был застрахован, то в форме отражаются данные страховой компании;
- Температурный режим для продуктов, подлежащих охлаждению;
- Дата прибытия товароматериальных ценностей.
Во втором разделе формы перечисляется вся номенклатура поступившего товара, его количество, вес и стоимость, указанная в сопроводительных документах поставщика. Также к товару указываются сведения о сертификации. В третьем разделе отражаются фактические данные по наличию, количеству и массе товара. Ставка налога НДС и его сумма отражаются в отдельной графе.
Если в процессе приёмки были обнаружены различные несоответствия, то они также фиксируются в табличной части в разделе «Отклонения». Причём отрицательные значения отражаются со знаком минус. Четвёртая страница бланка ТОРГ-1 содержит заключение приёмной комиссии и подписи ответственных лиц.
В случае выявленного несоответствия в форме делается пояснительная запись, на основании который руководитель компании выносит своё решение о принятии необходимых мер. Внимательная оценка поступившего товара, а также внесение выявленных отклонений станет документальным доказательством в случае возникновения спора с поставщиком.
Когда применяется форма ТОРГ-1
Приёмка поступивших товароматериальных ценностей в первую очередь происходит на основании первичных документов поставщика (товаротранспортной накладной, счёта-фактуры). Читайте также статью: → “ ». Подтверждением соответствия полученного товара является подпись покупателя. В связи с этим многие компании в своём документообороте не используют акт о приёмке товара.
Однако в случае выявленного несоответствия, акт станет документальным подтверждением нарушения. Поэтому необходимость заполнения формы ТОРГ-1 в некоторых случаях бывает вполне оправданной. Кроме того, существуют случаи, в которых требуется обязательное оформление акта о приёмке товара:
Если при оприходовании товара выявлены отрицательные или положительные отклонения, то форма ТОРГ-1 должна обязательно сопровождаться актом об установлении расхождений ().
Как правильно заполнять акт о приёмке товаров
Во избежание споров с контрагентами и налоговыми органами акт о приёме товаров должен быть оформлен в соответствии с нормами законодательства. Например, это особенно важно при подтверждении обоснованности вычета входного НДС.
Неправильно оформленный бланк ТОРГ-1 может послужить поводом для отказа в уменьшении бюджетного платежа.
Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо руководствоваться следующими правилами:
- Все колонки, относящиеся к определённой номенклатуре, должны быть заполнены.
- Документ должен быть подписан уполномоченными лицами.
- Если поставщиком является лицо, освобождённое от начисления и уплаты НДС, то этот факт должен быть отмечен в договоре.
- При оформлении акта необходимо проверить наличие ветеринарной справки, счёта-фактуры, товаротранспортной накладной.
Если было обнаружено неправильное заполнение акта, то его необходимо обязательно переделать. Особое внимание следует уделить подписанию документа. Довольно часто в бухгалтерском документообороте используют факсимильную подпись, которая не всегда одобряется налоговыми органами. В соответствии со ст. 160 ГК РФ такое визирование документов вполне допустимо, но во избежание конфликтной ситуации с контролирующими органами такие документы не рекомендуется принимать к учёту.
Можно ли изменить унифицированную форму акта
До недавнего времени осуществлять приёмку товаров можно было только по унифицированной форме ТОРГ-1. С вступлением в действие Федерального закона №401-ФЗ правила оформления первичных документов изменились. Теперь компании имеют право самостоятельно разрабатывать удобные формы документов, которые будут максимально соответствовать специфике бизнеса. По правилам бухгалтерского учёта образцы таких бланков должны быть обязательно внесены в учётную политику предприятия.
Обязательные и необязательные реквизиты документа:
Доработанный акт о приёме товара будет иметь юридическую силу только при наличии всех обязательных реквизитов.
Основание для приостановления приёмки товара
Покупатель может приостановить приёмку товара и составить акт о приостановке по следующим причинам:
- При оприходовании товара было обнаружено несоответствие маркировки, качества и количества;
- Целостность упаковки нарушена и не соответствует требованиям нормативно-технической документации;
- Нарушение договорных обязательств;
- Ошибки в сопроводительных документах;
- У товара истёк срок годности указанный на упаковке или он просто отсутствует;
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. В какой момент нужно подписывать товаротранспортную накладную при обнаружении несоответствия качества товара?
ТТН является подтверждением того, что товар доставлен на склад. Кроме того, на основании этого документа составляется акт ТОРГ-1. Поэтому его подписание не связано с качественными характеристиками товара, а следовательно, нет причин этому препятствовать.
Вопрос №2. Влияет ли на отсутствие акта о приёмке товаров на вычет НДС?
Основанием для вычета НДС является наличие первичных документов и в первую очередь правильно оформленной счёта-фактуры (п.2 ст.171 НК РФ ). Акт о приёмке товаров также является первичным документом, в котором отражается налог на добавленную стоимость. В связи с этим, если по условиям договора предусмотрено обязательное оформление такого документа, то его отсутствие может стать причиной для отказа в вычете входного НДС.
Вопрос №3. Нужно ли ставить на форме ТОРГ-1 печать?
В форме акта о приёмке товара не предусмотрено место для штампа.
Расположенный ниже документ документально фиксирует факт передачи покупателю предусмотренного договором поставки товара. Форма соответствует утвержденному образцу акта приемки товара, утвержденному сторонами основного договора.
Данный документ может быть составлен в присутствии нотариуса. Участие нотариуса - добровольное пожелание сторон, не обязательное в соответствующим законодательством Российской Федерации.
Правила составления акта
Установленная договором денежная сумма подлежит к дополнительной выплате поставщику в соответствии с заранее установленными договором поставки условиями. В том числе следует к зачету выданный ранее аванс.
Товар принимается по количеству и ассортименту. Дальнейшие претензии могут быть предъявлены поставщику или организации-изготовителю поставленного оборудовании в течении сроков, указанных в договоре поставки. В случае, если в указанные сроки, претензии по качеству не будут предъявлены, то товар считается окончательно принятым покупателем.
Условия поставки основного договора могут быть изменены дополнительными соглашениями контрагентов, при этом положения подписанного соглашения не могут распространяться на уже поставленный товар, если в отдельных соглашениях не указано иное.
Акт подписан уполномоченными сторонами лицами, к которому приобщаются оригиналы подтверждающих такие полномочия документов. Экземпляры акт переданы представителям сторон для приобщения к документации по исполняемому договору и хранятся в соответствующих материалах.
Акт приемки товара
ОАО «Научно-исследовательский институт техногенных катастроф», далее "Покупатель", далее указанное как "ОАО "НИИТК", в лице действующего председателя правления А.Ю. Тимогеева, действующего на основании решения собрания акционеров Общества № 66961149-14 от 29 февраля 2014 года, и ООО «Монигторг-12», далее "Поставщик", в лице представителя по доверенности № ВДЛ/668449-33857 от 29 мая 2014 года В.Д. Ломазкина, действующего по поручению, совместно рассматриваемые здесь и далее как «Стороны», составили таковой акт приемки товара (далее - «Акт») о нижеследующем:
1. Заказанный товар Поставщиком по № 1854ПУ14 от 29 мая 2014 года поставлен Покупателю в полном объёме соответствующего качества.
2. Следует к дополнительной выплате Поставщику 859481,99 (восемьсот пятьдесят девять тысяч четыреста восемьдесят один рубль девяносто девять копеек). НДС не облагается (основание уведомление МИФНС РФ № 93 по г. Москве от 20 апреля 2007 года № 4503-0345-07/200952).
3. Стороны по договору № 1854ПУ14 от 29 мая 2014 года, декларируют, что претензий по исполнению данного письменного соглашения друг к другу не имеют.
4. Таковой акт приемки товара составлен в 2 (двух) экземплярах, один из которых находится у Поставщика, второй - у Покупателя.
ПОДПИСИ СТОРОН:
Поставщик: Покупатель:
ООО «Монигторг-12» ОАО «НИИТК»
представитель по доверенности председатель правления
№ ВДЛ/668449-33857 от 29 мая 2014 года Решение № 66961149-14 от 29 февраля 2014 года
В.Д. Ломазкин ________________ А.Е.Тимогеев
М.П. М.П.
Акт приема-передачи — это правоустанавливающий документ, который позволяет закрепить в письменном виде передачу товара от одного лица другому с указанием условий передачи. Это не означает, что передать по акту можно только товар. Помимо товара можно передать услугу, основное средство (например, оборудование), материальные и финансовые ценности, движимое и недвижимое имущество и даже животных.
Что это за документ
Главным условием законности акта является его содержательность. В нем должны быть отражены все характеристики объекта передачи, стоимость объекта и любая другая важная для обеих сторон информация .
Акт составляется в нескольких экземплярах. Согласно общепринятым правилам количество экземпляров должно быть не меньше двух. Однако на практике принято оформлять от трех до пяти экземпляров
.
Это связано с тем, что в момент передачи товар может находиться на охраняемой частной территории. Соответственно, при выезде с территории нужно будет предъявить охране документы, подтверждающие право на вывоз товара (или другого объекта передачи). Внутренние службы охраны не нуждаются в сохранении документации на вывоз. А вот если предприятие нанимает охранную организацию для охраны территории, то эта организация считает необходимым документально подстраховать себя от непредвиденных обстоятельств. Еще один экземпляр может понадобиться экспедитору в пути для предъявления его на посту ГАИ. Особенно это касается грузоперевозок на длительные расстояния.
В любом случае, лучше оформить лишний экземпляр, чем позже подписывать недостающий задним числом.
Нередко встречаются ситуации, когда судебное дело было проиграно стороной, которая не уделила должного внимания содержанию акта приема-передачи. Даже незначительные поправки, опечатки или непреднамеренные ошибки могут служить подтверждением незаконности сделки. Если ошибка была замечена только одной стороной, а вторая отрицает существование проблем с документом, то это является достаточным аргументом для открытия судебного разбирательства.
На практике документы заменяются обоими участниками сделки без особых проблем. Конечно, если ошибки не были заранее запланированы.
Акт можно составить как на список товаров, так и на каждый товар по отдельности . Сути документа это не изменит. Также можно составить акт не на определенную передачу товара, а на отрезок времени (например, за месяц, квартал или полугодие). Тогда в строчке рядом с наименованием номенклатуры будет целесообразно указать дату фактической передачи товара.
В акте обязательно должна быть указана следующая информация:
- В первую очередь никак не обойтись без наименования документа. Оно указывается в шапке без строго утвержденного выравнивания по центру.
- Дата составления акта должна соответствовать дате на календаре. Иначе могут возникнуть проблемы с определением законности сделки.
- Обязательно указывается наименование сторон, совершающих сделку. При этом необходимо указать организационно-правовую форму (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.), Ф.И.О. представителя организации и основание его подписи.
Пример: ООО «Факел» в лице генерального директора Завьялова Н.Ф., действующего на основании устава общества, и ЗАО «Стимул» в лице директора Панфилова С.С., действующего на основании устава общества, …
- Также в шапке нужно указать место проведения передачи товара. Это важно для беспроблемной перевозки товара до места назначения.
- Количество и стоимость товара должны быть отражены в акте в обязательном порядке.
- Качественные характеристики товара. Указываются замеченные повреждения и соответствие (либо несоответствие) нормам.
- Основанием для составления акта является договор, номер и дата которого должны содержаться в акте.
- В заключительной части акт скрепляется подписями уполномоченных лиц и печатями (если таковые имеются).
Акт приема-передачи товара от продавца покупателю
Для передачи товара предпочтительнее пользоваться унифицированными формами актов приема-передачи, если они имеют место быть. Именно предпочтительнее, а не необходимо, так как статья № 252 НК РФ не обязывает оформлять сделку строго определенным документом .
При продаже товара продавец оформляет товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12. Ее можно заменить шаблоном акта приема-передачи товара только в том случае, если составление накладной по объективным причинам невозможно.
В федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года № 402-ФЗ (в редакции от 28.12.2013 года) указан список реквизитов, необходимых для продажи товаров, работ и услуг. Параллельно следует руководствоваться теми требованиями, которые присущи товарной накладной. Например, все цены и итоговая стоимость передаваемых активов должны быть отражены в валюте РФ (в рублях). Штучный товар не нужно пересчитывать для заполнения столбца с весовыми показателями. Достаточно поставить в нем прочерк. Прочерк также должен стоять в любом незаполненном столбце.
Акт приема-передачи товара на ответственное хранение
Для того чтобы передать товар на ответственное хранение, необходимо заполнить унифицированную форму № МХ-1
. Этот акт оформляется поклажедателем (отдающей стороной) и подписывается им совместно с хранителем (принимающей стороной).
Выделяют бытовое и профессиональное хранение. Бытовое хранение товара зачастую носит стихийный характер, то есть сделка не планируется заранее. Иногда так оформляют передачу товара, который выкуплен покупателем, но остается на складе продавца на определенное время. При профессиональном хранении товаров принимающая сторона выбирает хранение основным видом своей деятельности. К профессиональным хранителям можно отнести хладокомбинаты скоропортящейся продукции (мясопродукции, молочной продукции).
При оформлении МХ-1 обязательно должны присутствовать сотрудники складских помещений (заведующие складом или рядовые кладовщики).
Перед тем как оформить акт на ответственное хранение, стороны должны заключить договор хранения. В нем указывается количество траншей передачи товара и количество товара, планируемого к передаче. Иногда последний показатель завышается. Это делается для того, чтобы при передаче дополнительных партий товара не возникало проблем с основанием для передачи. Следует заметить, что законодательством РФ не установлено понятие «ответственного хранения».
Акт приема-передачи некачественного или бракованного товара
Если после подписания акта приема-передачи товара было замечено качественное несоответствие товара указанным характеристикам, то покупатель может предъявить судебную претензию продавцу товара. Это касается тех ситуаций, которые оговорены в договоре купли-продажи в разделе «Возмещение убытков».
Но бывают такие случаи передачи бракованного товара, когда обе стороны знают о его фактическом состоянии. Например, при возврате некачественной продукции или бракованного товара нужно обязательно составить акт возврата товара. Этот акт содержит всю ту информацию, которая перечислена выше и некоторые специфические дополнения:
- Указывается причина возврата товара.
- Причины зачастую связаны с обнаруженным браком, а потому все элементы плохого качества должны быть описаны очень детально.
- К акту можно приложить фотоснимок товара в качестве приложения или заключение независимой экспертной комиссии. Для этого в акте указывается номер приложения, а само приложение подписывается так же, как и акт.
Актом приема-передачи некачественного товара может выступать унифицированная форма № ТОРГ-2 .
С чего начинается процесс заполнения акта?
Прежде всего, стоит уяснить, что это юридический документ, который не терпит исправлений от руки. В случае возникновения ошибки акт нужно перепечатать заново. Поэтому для грамотного заполнения акта требуется внимательное отношение к деталям сделки.
Подписание акта можно разделить на несколько этапов:
- Подготовительный этап. На этом этапе сделки нужно удостовериться в основании передачи товара и проверить документальное оформление этого основания.
- Этап подсчета и фактической передачи товара. Складские сотрудники или лица, занимающиеся передачей, должны прийти к единой информационной составляющей передачи (взвешивание, подсчет единиц и прочее).
- Этап непосредственного подписания акта. Акт скрепляется подписями уполномоченных лиц и печатями организаций.
Все спорные вопросы, касающиеся передачи товара, должны быть решены до подписания акта. Самым важным и одновременно самым сложным этапом передачи товара является второй этап. Неверные подсчеты одной из сторон могут привести к повторному пересчету всей партии передаваемого товара.
Если прием товара осуществляется водителем-экспедитором (на основании доверенности от руководителя принимающей организации), то он должен знать о своей материальной ответственности за сохранность передаваемых ценностей. Бездумная подпись на акте приведет этого сотрудника к личным финансовым потерям.
Может ли акт заменить договор?
Нет, так как актом нельзя обговорить все возможные варианты развития ситуации. Сроки поставок, условия оплаты, ответственность сторон, форс-мажорные обстоятельства и прочее могут быть оговорены в полном объеме только в договоре. Акт - это своего рода подтверждение того, что стороны осуществили действие, прописанное в договоре.
Акт приема-передачи товаров – документ, который несет в себе полное описание и характеристику каждого из товаров при совершении определенной сделки. Например, при поставке товара, при купле-продаже, при аренде или дарении. Помимо этого важным пунктом в данном акте является денежный эквивалент общей стоимости товара.
Акт приема-передачи товаров является важным дополнением к договору, на основании которого происходит та или иная сделка по товарообороту. В акте прописывается номер и дата договора, а в договоре особым пунктом указывается, что товар передается одной стороне другой, только на основании акта.
Акт приема-передачи товаров. Образец
Акт выполняется в двух экземплярах для каждой из сторон и подписывается в момент приемки-передачи товара.Документ имеет произвольную форму и несет юридическую основу в купе с договором. Образцы заполнения такого акта указаны внизу статьи.
В акте прописываются реквизиты каждой из сторон. Если это юр. лица, то прописываются реквизиты предприятий, если физ. лица являются сторонами договора, то фиксируются их паспортные данные. Далее идет описание, количество и характеристика товара. В момент передачи- приемки принимающее лицо должно проверить наличие, количество и внешнее состояние товара, проверить отсутствие неисправностей.
Акт о приемке товаров (форма Торг-1) - это один из первичных документов, который применяется для учета поступления ТМЦ. Он оформляется при приемке товаров и подтверждает, что принятый товар проверили в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора.
Акт составляется членами приемной комиссии в количестве не менее трёх человек в момент приёмки ТМЦ. Состав приемной комиссии утверждается приказом руководителя организации.
Скачайте бланк формы акта о приемке товаров ТОРГ-1
Скачать бланк акта о приемке товаров в формате XLS , PDF
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Скачайте образец заполнения акта о приемке товаров ТОРГ-1
Скачать образец заполнения акта о приемке товаров в формате XLS , PDF
В каких случаях применяется Торг-1
Товар принимается торговой организацией по сопроводительным документам – накладной, ТТН, счёту-фактуре и др. Подтверждает соответствие полученного товара этим документам штамп принимающей организации, поэтому, на первый взгляд, необходимости оформлять Акт о приёмке товара каждый раз нет.
Однако назначение сопровождающих документов, например, накладной Торг-12 – послужить списанию товара у грузоотправителя и постановке на учет у грузополучателя, а не подтвердить, что проверка по качеству, количеству, массе и комплектности проведена.
Поэтому составлять или не составлять Акт по форме Торг-1 решает каждый грузополучатель самостоятельно.
Акт приемки товара ТОРГ-1 обязательно оформляется в случаях:
- Если это предусмотрено ведением документооборота предприятия, при каждом поступлении товара или при поступлении определённого объема товара. Акт составляется в одном экземпляре;
- Если при получении товара выявлены расхождения с документами поставщика. Количество составляемых экземпляров акта определяется текущей ситуацией. Кроме того, оформляется Акт об установленном расхождении (форма Торг-2) в четырёх экземплярах.
Заполнение реквизитов ТОРГ-1
Условно бланк Акта о приемке состоит из трёх частей: шапки (1 страница), таблицы (2 и 3 страницы) и заключительной части (4 страница).
В шапке должно быть отражено:
- Наименование компании и ее структурного подразделения (если есть);
- Документ, явившийся основанием для составления акта, его номер и дата;
- Место, в котором был принят товар (например, склад);
- Сопроводительные документы (товарная накладная, счет-фактура и др.);
- Грузоотправитель. Если он является производителем и поставщиком, то в этих строках ставится пометка: «Он же» или «Тот же»;
- Данные страховой организации, если груз был застрахован;
- Номер и дата заключения договора на поставку ТМЦ, счета-фактуры;
- Способ доставки (автомобиль, вагон, состав, рефрижератор, судно и т.д.);
- При доставке продуктов питания, которые сопровождаются ветеринарным свидетельством (например, мясных и рыбных продуктов), указывается его номер и дата выдачи;
- Время прибытия товара и завершения его приемки. Если в процессе приёмки по уважительной причине пришлось прерваться, об этом делают соответствующую запись: указывают время перерыва (с … по…), причину, условия хранения товара во время перерыва.
В таблице, на 2й странице перечисляются все поступившие ТМЦ и все имеющиеся на них данные по товаросопровождающим документам: наименование, код, категория, вес, количество и т.д.
Все поступающие в продажу товары должны быть сертифицированы, поэтому среди сопроводительных документов обязательно есть сертификат. В поле «Сертификат» вписывается его номер, наименование организации, его выдавшей, и срок действия.
На 3-й странице приёмщик товара указывает фактическое наличие товара по массе и количеству мест, и его стоимость. Если по массе и количеству обнаружены отклонения, в колонке «Отклонения» проставляются фактические цифры.
Внизу страниц делается запись о состоянии товара, тары, упаковки и причины недостачи, если они есть.
На 4-й странице записывается заключение принимающей комиссии: соответствует ли товар документам поставщика и что с ним делать дальше – оприходовать на склад или принимать меры, если найдены расхождения.
Выявление отклонений по товару
Если обнаружены расхождения, сотрудник, принимающий товар:
- Останавливает приёмку;
- Обеспечивает сохранность товара и предотвращает смешивание несоответствующей части товара со всей остальной партией;
- Вызывает представителя поставщика;
- В его присутствии и вместе с комиссией по приемке составляет двусторонний акт о найденных несоответствиях.
Товарная накладная в торговле
Об оформлении акта в сопроводительных документах к товару (товарная накладная, ТТН и др.) делается отметка: указывается номер акта и дата его составления.
