Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.
Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:
- Первичные.
- Учетные регистры.
К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.
Классификация
Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:
- внутренние и внешние;
- распорядительные и оправдательные;
- разовые и накопительные;
- строгого учета и обычные.
В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.
Первичные документы
Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.
Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:
- наименование;
- номер документа;
- суть сделки или операции;
- данные составителя;
- подпись руководителя организации и печать (если она используется).
Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.
Учетные регистры
Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:
- в специальных книгах (журналах);
- на отдельных листах и карточках;
- в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
- непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.
Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.
Сроки хранения
Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.
Ответственность бухгалтера
Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:
- бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
- учетную политику и локальные нормативные акты;
- сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
- переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).
Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.
Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.
Нет необходимости говорить о том, какую роль играет документооборот в работе каждого предприятия или организации. Любая организация во время своей деятельности создает огромное количество документов, которые используются как внутри нее, так и передаются сторонним агентам.
Документы создаются в различной форме (бумажной или электронной), но всегда факт их передачи от одной инстанции к другой фиксируется.
Так как в этом процессе участвуют две стороны (передающая документацию и принимающая ее), то такое действие называется приемом-передачей. Передачи осуществляется в форме акта приема-передачи документов. Для образца акта приема-передачи документов не существует законодательно закрепленного бланка или стандарта. Его оформляют в произвольной форме, но к его содержанию предъявляются определенные требования.
Требования к акту приема-передачи документов
Акт должен содержать ясную и недвусмысленную трактовку того, что передается, в каком виде (оригинал, копия, электронная версия), а также перечень лиц, участвующих при приеме-передаче. Стандартное содержание акта следующее:
- полное наименование передающей и принимающей стороны;
- должности и фамилии лиц, участвующих в приеме-передаче;
- дату и место передачи (или место составления акта);
- подробный перечень передаваемой документации с указанием объема (количество страниц) и экземпляров;
- подписи представителей передающей и принимающей сторон;
- оттиски печатей сторон.
Ниже приводится образец акта передачи документов, составленный между двумя юридическими лицами.
«Утверждаю» «Утверждаю»
Директор ООО «Синие зори» Директор ЗАО «Электрон»
Федоров В.В. ___________ Терехов И.И.
Мы, нижеподписавшиеся представители ООО «Синие зори», в лице руководителя сектора рекламы Томина Сергея Ивановича и художника Страхова Владимира Петровича передаем, а представитель ЗАО «Электрон», в лице коммерческого директора Павлова Ивана Алексеевича принимает образцы рекламных буклетов, выполненные согласно договору №32 от 23 января 2017 года.
Читайте также: Расписка о долге денежных средств: образец
Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
От ООО «Синие зори» От ЗАО «Электрон»
Томин С.И. ___________ Павлов И.А.
Страхов В.П.
Если количество документации большое, то ее список составляется в виде описи на отдельных листах в качестве приложения к акту. При этом в самом акте дается ссылка на опись и указывается количество страниц (документов) в описи. Опись документов для передачи другой организации (образец):
Приложение к акту приема-передачи
Между ООО «Техрезерв» и ООО «Верила»
передаваемых документов.
- Устав ООО «Техрезерв» 14 стр. 1 экз. копия
- Годовой отчет за 2016 год 24 стр. 1 экз. копия
- Справка от Гостехнадзора 1 стр. 1 экз. оригинал
От ООО «Техрезерв» От ООО «Верила»
Иванов В.А. __________ Артемов А.И.
Часто возникает необходимость составления акта приема-передачи между физическими лицами внутри организации. Это происходит всегда, например, при вступлении в должность нового директора, главного бухгалтера или материально ответственного лица. Эти процедуры достаточно сложны. Смысл составления подобных актов заключается в разграничении ответственности нового и старого работника. Такие документы играют важную роль при возникновении судебных разбирательств. Здесь невозможно привести конкретных форм, но важным является закрепление результатов передачи дел, приказом по предприятию (организации).
Часто в деятельности производственных предприятий возникает необходимость в приеме (передаче) технической документации. Иногда такая передача предусмотрена договором со сторонней организацией, которая создает (разрабатывает) такие документы. Объем передаваемой документации обычно очень велик и составляет сотни и тысячи страниц и чертежей, а также включает в себя научно-технические отчеты. Так как такие работы выполняются по договору, то актом приема-передачи является акт завершения работ. Ниже приведен акт приема-передачи технической документации, которая разработана по договору.
Акт приема-передачи документов – документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.
Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.
Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.
Акт приема-передачи документов: основные моменты
Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме. Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты :
- Наименование, дата и место оформления данного акта
- Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)
- Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
- Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).
- Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.
- Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.
Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.
Факт передачи документов от одного сотрудника другому оформляется актом приема-передачи документов. Как правильно его составить и заполнить, расскажем в статье.
Из статьи вы узнаете:
Деятельность любой фирмы и предприятия сопровождается производством большого количества деловых бумаг.
За каждым должностным лицом закреплен свой пакет документации, которым он пользуется в повседневной работе и за хранение которого несет ответственность. Со временем срок действия деловых бумаг истекает, и они подлежат передаче в архив на хранение.
Другая ситуация, при которой может возникнуть необходимость оформления передачи бумаг - перемещение их из одного отдела в другой. Наконец, третья ситуация передачи бумаг - должностное лицо, отвечающее за данный пакет документации, может уволиться или перейти на другую должность. В таком случае, возникает необходимость оформления передачи бумаг от одного лицу другому.
Во всех перечисленных выше случаях законодательство требует составления акта прием-передачи. Наличие всех положенных реквизитов , а именно, подписей лиц, осуществляющих сдачу и прием деловых бумаг и подписей членов комиссии, если таковая будет создана, являются необходимым атрибутами акта, обеспечивающими его юридическую силу.
Требование составления акта не является жестким для всех случаев передачи бумаг. Акт обязателен, если передаются товарно-материальные ценности или бланки строго учета. В остальных ситуациях акт составляется по обоюдному желанию сторон. Обычно это делается с целью придания данной процедуре юридического статуса.
Читайте также по теме:
В каких случаях применяется акт приема-передачи
Ниже перечислены ситуации, в которых необходимо составление акта прием-передачи:
передача пакета деловых бумаг от одного сотрудника другому;
перемещение деловых бумаг внутри организации (из одного подразделения в другое);
сдача документов на хранение в архив;
передача деловых бумаг в случае смены организацией делового статуса.
Следует отметить, что приведенный выше перечень не является исчерпывающим.
Рассмотрим более детально особенности оформления передачи документации в каждом случае.
Оформление архивного хранения
Порядок передачи бумаг в архив регламентируются соответствующими правилами и нормативными актами. Во многих организациях имеется в наличии свой собственный архив и сотрудник, отвечающий за его работу. Этот же сотрудник осуществляет прием документов на хранение и подписывает акт приема-передачи.
Следует обратить внимание, что особенность подготовки деловых бумаг для передачи в архив зависит от срока их предполагаемого хранения. Так, обязательному прошиванию и нумерации подлежат дела со сроком хранения более 10 лет, а дела со сроком хранения менее 10 лет можно оставить в скоросшивателях.
Оформление ликвидации, реорганизации или продажи фирмы
Процедура оформления ликвидации и процедура оформления реорганизации или продажи несколько отличаются. В первом случае часть документов фирмы должна быть передана на хранение в муниципальный или государственный архив . Государственная система делопроизводства регламентируется своими собственными стандартами, соблюдение которых обязательно при оформлении ликвидации фирмы.
В случае же оформления реорганизации или продажи предприятия необходимо создание двусторонней комиссии, в которую должны войти представители обеих компаний.
Оформление смены руководства или учредителя
Этап №1.
В случае смены руководства или учредителя предприятия вся числящаяся за ним документация должна быть передана новым должностным лицам. Прежде всего, это учредительные документы компании и печать. Процедура приема и передачи проводится в присутствии специально созданной комиссии.
Этап №2.
В том случае, если новый руководитель фирмы уже назначен, то вся документация передается ему, если же нового руководителя пока нет, то ответственность за сохранность учредительных документов и печати возлагается на комиссию по приему и передаче.
Оформление увольнения должностного лица
Данный случай является самым распространенным и его оформление обычно не вызывает затруднений. Перед увольнением должностное лицо, ответственное за хранение бумаг, составляет акт приема-передачи, который подписывается им самим и новым должностным лицом.
Оформление передачи конкурсному управляющему
Арбитражный управляющий принимает и ведет дела организации в случае оформления процедуры банкротства. Он осуществляет все операции по работе с деловыми бумагами фирмы вплоть до ее полного закрытия. После этого документация компании передается на государственное хранение в соответствующем архивном учреждении.
Форма акта приема-передачи документов
Правила составления
Этап №1.
Процедура передачи документов осуществляется при обязательном присутствии как передающего, так и принимающего должностного лица. Если данная процедура предполагают наличие специальной комиссии, то обязательно должны присутствовать все ее члены.
Этап №2.
Каждая бумага должна быть проверена на полноту и правильность оформления и зафиксирована в акте. Принимающая сторона должна произвести подсчет всех единиц передаваемого пакета документации. В том случае, если имеется в наличие комиссия, то подсчет осуществляют ее члены.
Порядок оформления
На законодательном уровне не закреплен единый стандарт оформления акта приема-передачи. Это означает, что каждая компания может оформлять его по-своему. Однако ряд пунктов этот документ должен содержать в обязательном порядке:
Наименование компании.
Название документа.
Место составления, дата.
Преамбула содержит информацию о лице, сдающем документы и лице, осуществляющих их прием, а также список лиц, входящих в состав комиссии, если таковая была создана.
Основная часть акта содержит перечень всех документов и сведения об их количестве.
Подписи всех лиц, участвующих в процедуре.
Сам текст акта может быть составлен в процессе осуществления ручного подсчета бумаг. Другой вариант - сначала готовится черновик, в нем дается список всех единиц подсчета, а уже потом указывается их число, документ перепечатывается и его подписывают обе стороны и все участники комиссии.
Структура и содержание
Как правило, акт составляется на фирменном бланке компании , где уже указано ее полное наименование. Далее следует подробное название документа, например, "Акт приема-передачи документов юридического отдела".
Следующим пунктом указывается место проведения процедуры и дата составления акта. Далее перечисляются все лица, принимающие участие в передаче, а потом - общий перечень передаваемых документов.
Удобнее всего оформить данный перечень в виде таблицы:
Оформление бумаг, подлежащих передаче
Существующие правила делопроизводства регламентируют порядок подготовки и оформления бумаг, подлежащих передаче. Законченные и закрытые дела должны быть прошиты и пронумерованы. Первой страницей такого дела является опись всех документов, входящих в папку.
Незаконченные дела должны быть разложены по папкам, в которых бумаги организуются в хронологическом порядке. Если это предусмотрено правилами, то бумаги должны быть снабжены необходимыми реквизитами: датой и регистрационным номером.
Прием и передача бухгалтерских документов
Для обеспечения надлежащего порядка приема и передачи бухгалтерских документов необходимо иметь точный перечень всех бумаг, имеющихся в наличии.
Согласно общему правило, такой перечень содержится в номенклатуре дел предприятия или прописывается в его учетной политике.
При осуществлении передачи бухгалтерской документации, необходимо сразу определить, входят ли в ее состав бланки строгой отчетности. В силу того, что данный вид бумаг является материальной ценностью, факт их передачи лучше всего оформить отдельным актом. Важно при этом, чтобы в данной процедуре принимала участие специально созданная комиссия.
Кадровые документы при подготовке к передаче удобнее всего группировать по видам и срокам хранения. Например, все бумаги, которые должны храниться более 75 лет, должны быть собраны в один блок, а все остальные - в другой.
В целях оптимизации дальнейшей работы, можно отдельно сгруппировать все бумаги, которые в дальнейшем будут уничтожены. Например, приказы по кадровой работе хранятся от трех до пяти лет. Их передачу можно оформить отдельным актом. Также отдельным актом оформляются передаваемые чистые бланки трудовых книжек.
Особого внимания требует осуществление передачи учредительных документов, поскольку они являются основными документами компании.
Передачу гербовой печати компании можно также оформить отдельным актом.
