Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.
По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.
Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.
В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).
Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.
Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:
- по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
- все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
- из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.
Содержание журнала регистрации служебных документов
Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:
- порядковый номер и дата записки или представления;
- должность и фамилия вносящего запись;
- краткое содержание записки или представления.
Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.
Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.
Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.
Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.
Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.
Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.
Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.
Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.
Речь идёт не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.
Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:
- быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
- оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
- по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
- пресечь регистрацию задним числом;
- подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.
Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.
Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.
Ответственные лица
Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.
Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.
Оформление книги учета
Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.
В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.
Где она хранится?
Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.
Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.
В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:
- данные следует свести в таблицу;
- каждая новая строка несёт информацию только об одной конкретной записке;
- каждому документу присваивается свой уникальный номер;
- нумерация порядковая;
- форма имеет годовую периодичность.
- индекс;
- дата регистрации;
- адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
- краткое содержание;
- примечание.
Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.
Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:
- номер документа (указывается отдельно от номера записи);
- кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
- дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
- кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
- отметка об исполнении.
Если строгого бланка не существует, то определенные требования к самому журналу – бумажному носителю – всё же предъявляются.
Пример документа на фото ниже:
Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.
Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.
Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.
Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.
Любая организация в обязательном порядке ведет перечень определенных книг учета, в которых отмечаются различные стороны деятельности внутри организации. Мы предлагаем ознакомиться с правильным ведением журнала , и . Также наши эксперты расскажут обо всех особенностях ведения , и .
Инструкция по заполнению
Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.
Общие рекомендации, постулаты, требования:
- уместно угловое расположение нумерации страниц;
- указывайте номера в верхней части листов;
- применяйте шрифт Times New Roman;
- 14 размер считается оптимальным;
- дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
- отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
- название учреждения должно быть центрировано;
- наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
- нумерацию страниц начинайте со второй.
Последняя страница заполняется не до конца. Необходимо оставить свободное место для сведения данных. Надпись должна содержать точное число актов. В случае необходимости указываются ошибки в нумерации, пропуски номеров.
В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.
Пример:
В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.
На картинке пример записей:
Срок хранения
Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.
Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.
В отечественном делопроизводстве в процессе реализации управленческих действий и задач составляются записки: докладные и служебные. У работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ) по поводу их составления, оформления и обработки возникает ряд вопросов: в чем различие между служебной и докладной запиской, как правильно их оформлять, нужно ли их регистрировать? На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в данной статье.
Если вами уже предпринимались попытки найти в специальной литературе ответы на эти вопросы, то эти ответы, скорее всего, выглядят туманно и не конкретно. Это вина не авторов, а ситуация, которая сложилась вокруг этих видов документов. Ответ на любой вопрос, связанный с составлением, оформлением, обработкой документов, надо всегда искать в нормативной базе.
Читайте также: Трудные случаи оформления документов
В настоящее время мы можем обратиться к четырем нормативно-методическим документам:
- Государственной системе документационного обеспечения управления Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (далее – ГСДОУ).
- Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477) (далее – Правила).
- Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) (далее – Рекомендации).
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
В Правилах о записках ничего не сказано, в ГСДОУ и Рекомендациях о них лишь упоминается. В преамбуле ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающей состав организационно-распорядительных документов (ОРД), они попали в разряд «и др.».
Чем отличается докладная записка от служебной?
Докладная записка – это письменное обращение подчиненного к вышестоящему должностному лицу. Служебная записка – это письменное сообщение должностных лиц одного уровня.
Виды докладных записок
- Инициативные (составляют с целью побудить адресата принять определенное решение).
- Информационные (составляют с целью информировать руководство о деталях, методах, результатах выполнения поручений).
- Отчетные (содержат информацию о выполненной работе).
В качестве разновидности докладной записки можно рассматривать Представление . Представление используют при документировании трудовых отношений. Составляет данную разновидность докладной записки руководитель структурного подразделения в адрес руководства организации в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Текст представления состоит из двух частей. В первой дается характеристика работника, с указанием фактов его биографии и общей характеристики трудовой деятельности. Во второй излагается мотив создания документа и предлагаемые решения.
Служебные записки могут быть инициативными и информационными.
Текст инициативной записки состоит всегда из двух частей: вводной и заключительной.
Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать докладную записку. В заключительной – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора докладной записки по изложенным фактам.
Информационные и отчетные записки могут состоять только из вводной части, хотя не исключается вариант, когда их текст состоит из двух частей.
Оформление записок. Виды реквизитов документов
Записки как документы, вошедшие в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 . Это не письма, поэтому их надо оформлять на общем бланке организации.
Докладные и служебные записки составляются на листе бумаги от руки или печатаются. Записки могут составляться как по личной инициативе должностного лица, сотрудника организации, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
При оформлении записок надо помнить, что обязательными реквизитами для них являются: наименование структурного подразделения, где работает автор записки, наименование вида документа, дата составления, регистрационный индекс,
заголовок, адресат, текст, подпись .
Этот перечень совпадает с реквизитами «докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки», перечисленными в п. 3.3.3.6. Рекомендаций.
Так как докладные и служебные записки являются внутренними документами, на их бланке не указывают наименование организации, так как оно входит в реквизит «адресат», В реквизите «адресат» указывается должность лица, которому адресуется записка, его инициалы и фамилия. Например:
Генеральному директору ОАО «СТРЕЛА»
А.Т. Зорину
Начальнику общего отдела ООО «Марс»
Г.И. Орлову
При оформлении реквизита «наименование вида документа», если подчиненный обращается к вышестоящему должностному лицу, указывают «докладная записка», а если руководитель структурного подразделения пишет другому руководителю структурного подразделения, то в бланке надо написать «служебная записка».
При таком разграничении станет легче искать нужную записку, потому что в организации будет два дела: «Служебные записки», содержащее переписку между руководителями структурных подразделений, и «Докладные записки», содержащее письменные обращения работников к вышестоящим должностным лицам.
Дата в записках, как и во всех ОРД, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год – четырьмя арабскими цифрами.
На практике не всегда указывают реквизит «наименование места составления или издания документа» - и с этим можно согласиться, поскольку записки, как правило, являются внутренними документами организации.
Записки могут иметь заголовок, который, как и в других ОРД, отвечает на вопрос «О чем», пишется с заглавной буквы, а точка в его конце не ставится. Например:
О ремонте подсобных помещений
О командировочных расходах в 2015 году
Об отчетах структурных подразделений за 2015 год
Текст докладной записки может включать две части: вводную и заключительную.
Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать записку, а заключительная – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора записки согласно изложенным фактам.
Записки могут иметь приложение (приложения). В таких случаях требуется оформить реквизит «приложение». Например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. (если приложение названо в тексте).
Приложение: проект положения об отделе маркетинга на 4 л. в 2 экз. (если приложение не названо в тексте).
Приложение: 1. Проект положения о защите персональных данных на 6 л. в 1 экз.
2. Проект штатного расписания на 3 л. в 2 экз. (если приложений
несколько, их нумеруют).
При необходимости записки могут визироваться. Например:
Начальник службы безопасности
Рощин П.П. Рощин
12.11.2015
Начальник отдела снабжения Петров А.О. Петров
Руководитель, которому адресована записка, проставляет на ней резолюцию, в соответствии с которой будут осуществлены управленческие действия: подготовлены проекты документов, проведены мероприятия и т.д.
Е.С. Котиной
Подготовить приказ
к 15.09. 2015
Томилин
10.09.2015
Пример оформления докладной записки:
Генеральному директору ЗАО «Коралл»
Бухгалтерия А.Л. Жарову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.09.2015 № 19
А.М. Сомовой
О представительских расходах подготовить приказ
к 15.09.2015
Жаров
12.09.2015
Уважаемый Андрей Львович!
Прошу обязать начальников структурных подразделений при организации деловых встреч и переговоров предоставлять в бухгалтерию служебные записки не позднее 10-дневного срока до назначенной даты мероприятия. Это вызвано необходимостью своевременного расчета и выделения денежных сумм представительских расходов. Служебная записка должна содержать смету представительских расходов. Желательно, чтобы сумма сметы была указана в тексте служебной записки, а не оформлялась в виде приложения к ней.
Главный бухгалтер Томин Т.Р. Томин
Получено
12.09.2015 № 78
Начальнику общего отдела ЗАО «Коралл»
Отдел кадров П.Т. Рощину
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
12.10.2015 № 45
г. Вологда
О штатном расписании на 2016 г.
Уважаемый Петр Трофимович!
В связи с разработкой штатного расписания на 2016 г., прошу Вас предоставить мне уточненный штатный состав общего отдела до 16.11.2015.
Начальник отдела кадров Марков Л.Р. Марков
Получено
12.10.2015 №123
Регистрация записок
Нужно ли регистрировать служебные и докладные записки? Если документ не зарегистрирован, не учтен, то всегда можно сказать, что его не было, поэтому все разновидности записок обязательно нужно регистрировать.
Если внутренние документы в вашей организации регистрируются в службе ДОУ, она может поставить регистрационный порядковый номер в бланке записки.
Отдел снабжения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.09.2015 № 12
Если внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях, регистрационный исходящий номер будет проставлен в бланке записки, а в службе ДОУ, куда позже передадут записку, в правом нижнем углу проставят входящий регистрационный индекс:
Получено
12.09.2015 № 78
Все изложенное в данной статье по проблеме различия между служебной и докладной записками, рассмотрены виды реквизитов документов . Выводы основаны на наработках практиков в области документационного обеспечения управления и на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению ОРД. Это позволило сделать вывод о том, что различие между этими двумя типами записок состоит в служебном положении их авторов, и оформляться они должны как документы, входящие в состав ОРД. Регистрировать их как внутренние документы нужно обязательно, выбирая один из двух способов, рассмотренных в статье.
Л.М. Вялова, канд. ист. наук, доц. РГГУ
Эта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации? Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала? Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке.
Как делать НЕ НАДО
Как точно не надо поступать – это регистрировать внутренние документы вместе со внешними. Бывает, что секретарь регистрирует принесенный ей приказ или служебную записку как входящее или исходящее письмо только потому, что понятия не имеет, куда еще поместить эти документы. Ответ простой: для учета внутренних документов у секретаря должен быть отдельный, специальный журнал.
Как делать НАДО
Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?
В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое. Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах. Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления. Это:
- Инструкции
- Положения
- Регламенты
- Приказы по основной деятельности
- Распоряжения (указания)
- Планы
- Графики
- Отчеты
- Протоколы
- Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.
Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.
Журнал регистрации внутренних документов
Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала. Создадим его в формате.xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).
Секрет в том, что внутри одной книги Excel можно создать любое количество вкладок, регистрируя каждый вид внутреннего документа на отдельном листе:
(все картинки кликабельны)
На каждой вкладке будет расположен собственный журнал регистрации, составленный по собственной форме. Ведь, например, информация о приказах, которая должна содержаться в журнале, отличается от той, что касается положений, актов или служебных записок.
Образец журнала регистрации приказов:
Образец журнала регистрации служебных записок:
Образец журнала регистрации протоколов:
Индексация
Индексация (нумерация) внутренних документов может быть выстроена несколькими способами.
Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше. Каждый из них получит свой порядковый номер. Например:
Приказ от 02.11.2015 №123
Приказ от 03.11.2015 №124
Этого уже достаточно. Если внутренних документов в компании немного, то не нужно ничего выдумывать и можно остановиться на этом.
Второй способ – посложнее. Заключается в присвоении документу кроме числового номера еще и буквенного индекса. При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту.
Примеры буквенных индексов для внутренних документов:
Акты – /А
Приказ — /П
Протоколы — /Пр
Инструкции — /И
Каждая организация может разработать собственную удобную для себя систему буквенной индексации.
Полные регистрационные данные документов в этом случае могут выглядеть следующим образом:
Приказ от 02.11.2015 №123/П
Приказ от 03.11.2015 №124/П
Третьим способом номер документа усложняется еще сильнее. К номеру документа может быть добавлен индекс его дела по номенклатуре дел, номер структурного подразделения, в котором был создан документ, дата, порядковый номер организации внутри группы и так далее. Как говорится, кто во что горазд. Принцип, которым следует руководствоваться, здесь, пожалуй, только один: не усложнять без необходимости. Этот способ индексации внутренних документов подходит только для крупных организаций, например:
Приказ от 02.11.2015 №123/П/01-12/2/С-З
Этот номер может быть прочитан следующим образом: Приказ с порядковым номером 123 относится к делу 01-12 и создан структурным подразделением №2 Северо-западного филиала компании.
Функции и назначение
Служебная записка является формой внутренней переписки и, в зависимости от содержания, может быть информационного, инициативного или отчетного характера. В ней излагаются деловые позиции самостоятельного подразделения или руководителя по какому-либо вопросу. Служебная записка может содержать предложения или просьбы и адресоваться любому руководящему лицу, в том числе и вышестоящему.
Подписание и регистрация
Служебные записки подписывает непосредственный руководитель подразделения. В нижней части левого угла ее должен завизировать исполнитель. Там же пишется его фамилия и контактный телефон.
В структурных подразделениях служебные записки регистрируют в программе электронного документооборота. Им присваивают номер, направляют в подразделения в бумажном виде и на электронном носителе. Нумерация состоит из индекса подразделения и регистрационного номера.
Датой служебной записки считается момент ее регистрации. Ее оригинал с резолюцией руководящего лица направляется руководителю. А копия служебной записки возвращается уже исполнителю.
Разновидность служебных записок
Докладная служебная записка - эторазновидность адресованной прямому руководителю. составляется, когда необходимо отразить мнение подразделения или руководителя по определенному вопросу и дать конкретные предложения.
В зависимости от назначения и содержания докладные записки могут быть инициативные (в виде замечаний и предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке).
Дату или промежуток времени, к которым относится информация, фиксируемая в докладной записке, необходимо выделять отдельной строкой, включать в заголовок или же в начало текста. Докладную записку подписывает автор-составитель.
Текстовую часть служебной записки и докладной записки рекомендуется составлять из 2 частей. Первая ее часть - должна состоять из фактов, которые послужили поводом к ее написанию, а вторая - из предложений и соответствующих выводов по излагаемому вопросу.
Каждый разрабатываемый документ может содержать в себе только один вопрос. Исключение составляют протоколы, приказы, планы, отчеты и обобщающие документы.
Служебная записка должна включать в себя обоснованную информацию, изложенную объективно, кратко, грамотно, понятно и без лишних повторений. Текстовую часть оформляют в виде сплошного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.
Сложный сплошной текст любого документа должен состоять из логически и грамматически согласованной информации о действиях в управлении, которые отражены в соответствующих положениях, нормах, правилах и распорядительных документах.
Служебная записка должна иметь обязательные реквизиты и неизменный порядок размещения: автора, наименование предприятия и его код, индекс, дату, заголовок, основной текст, визы, подпись исполнителя, отметку о выполнении и направлении документа в дело.
Заголовок служебной записки должен быть изложен кратко. Если же в документе идет речь о нескольких проблемах, то заголовок может быть обобщенным.
Правила адресации
Служебные записки адресуют организациям, подразделениям или конкретному руководителю внутри предприятия. В документе, адресованном многим однородным организациям, адресата указывают обобщенно. Служебная записка не должна иметь более 4 адресатов.
Заключение
Вся исходящая информация в объеме служебной записки должна предоставляться по запросу и отправляться только официально. Предоставляемая информация должна быть подписана и завизирована руководителем, сферу деятельности которого она затрагивает.
Все служебные записки в обязательном порядке подлежат датированию. Дата документа и любые служебные отметки на нем являются непременным реквизитом любого документа.
