Официальный документ

В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.

Что такое документ?

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Реквизиты документов

Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:

название;
адресата;
автора;
дату;
текст;
подпись;
резолюцию;
утверждение и согласование.

Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.

Учет документов

Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.

Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
А вот официальные - это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.

Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.

Классификация по способу документирования

По способу документирования информация может носить разный характер:

письменный;
текстовый;
рукописный;
машинописный;
электронный;
изобразительный.

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

Входящие, исходящие и внутренние документы

Входящие, исходящие документы и внутренние - о такой классификации все мы слышали. Так вот, совокупность таких бумаг и образует документооборот всей организации. Входящие и исходящие бумаги подлежат строгому учету. Они регистрируются в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции.

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды по ограничению доступа к бумагам

По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

типовые;
трафаретные;
индивидуальные.

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Деление документов по срокам хранения и способу передачи

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.

) - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде.

В узком смысле докуме́нт - облечённый в письменную форму носитель информации , удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи , изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать , и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

История и виды

На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры .

Важный вид документов - различные удостоверения , подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией .

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства , компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство ». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Классификация документов

По назначению:
- организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);
- распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);
- информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);
- учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.);
- нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты , нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;
- иные.

По времени создания - первичные и вторичные (реферат , аннотация , обзор и т. д.);
По способу изготовления - черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра , книга , журнал);
По типу содержания - текстовые , иконические (графические), идеографические (схемы , карты , ноты), аудиальные , мультимедийные ;
По способу представления - электронный , на бумажных носителях;
По месту издания - внутренние, внешние;
По направлению отправки - входящие, исходящие;
По распространению - опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
По необходимости технических средств - человекочитаемые, машиночитаемые;
По уровню секретности - несекретные, секретные , с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы существуют достаточно давно. Они появились вместе с письменностью. Ключевыми являются фиксация и последующая передача информации, запись сведений и их сохранение. При реализации этих задач используются различные, в том числе и официальные документы. Области общественной жизни, в которых они используются, самые разнообразные.

Классификация

Как выше было указано, в разнообразных сферах жизни используются разные, в том числе официальные документы. Какие еще существуют носители информации? Бумаги могут быть личными. Такие документы создаются вне служебной деятельности либо исполнения общественных обязанностей. Они включают в себя переписку, дневники, воспоминания.

РФ - страна с особым государственным устройством. На ее территории действует законодательство, функционируют ветви власти, госорганы. В качестве основы деятельности последних выступают . Эти акты устанавливают порядок функционирования институтов, пределы их компетенции, обязанности, права, ответственность должностных лиц. Их создание - кропотливая и трудоемкая работа. Официальными документами являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. Большинство из них имеет управленческую направленность.

Типы бумаг

В зависимости от способа фиксирования сведений выделяют:

Текстовый документ. Это такой акт, в котором присутствует информация речевого характера. Она фиксируется любой звукозаписывающей системой или любым
Электронный официальный документ. Это акт, созданный и читаемый с использованием компьютера.
Машинописный официальный документ. Это акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств.
Рукописный официальный документ. Это бумага, в которой знаки наносятся от руки.

Управленческие бумаги

В зависимости от отношения к административному аппарату предприятия или органа власти различают документы:

Входящие.
Внутренние.
Исходящие.

Акты различаются также по уровню ограничения доступа. По данному признаку выделяют документы:

Секретные. Они помечаются специальным грифом. Для работы с такими документами необходимо специальное разрешение.
Простые.
Служебного использования. Эти акты также помечаются соответствующим грифом. Они используются сотрудниками органа власти или предприятия.

Степень подлинности

По данному признаку документы разделяют на:

Подлинники.
Дубликаты.
Копии.

Оригинал акта - первый либо единственный экземпляр, имеющий юридическую силу. Подлинник удостоверяется собственноручной подписью должностного лица, грифом утверждения, оттиском печати и имеет регистрационный индекс. В оригинале в обязательном порядке присутствуют сведения, которыми подтверждается его достоверность. Например, это может быть информация о месте, времени создания. Дубликат - повторный экземпляр оригинала. Этот документ также обладает юридической силой. Он оформляется в случае утери подлинника. Копия представляет собой акт, в котором полностью воспроизводится информация оригинала, внешние его признаки. При этом она не обладает юридической силой. Копия может иметь специальные реквизиты, удостоверяющие ее соответствие подлиннику. В этом случае она приобретает юридическую силу.

Хранение и способ передачи

Для каждого официального документа устанавливается свой срок нахождения в архиве. Акты могут быть постоянного, временного (до 10 лет) или долговременного (более 10 лет) хранения. Срок определяется Федеральным архивом и закрепляется в перечне документов. В зависимости от метода передачи различают:

Письма.
Телефонограммы.
Телеграммы.
Факсограммы.
Телексы.
Электронные сообщения.

Каждый официальный документ используется в определенных целях. Управленческие акты в зависимости от содержания могут быть:

Организационно-распорядительными. К ним относят, в частности, уставы, положения, приказы, решения, инструкции, регламент, штатное расписание и так далее.
Справочно-информационными. В эту категорию включены телеграммы, письма, пояснительные, служебные, акты, справки и проч.
Бумаги по личному составу. К ним относят личные дела, приказы, трудовые книжки, заявления, договоры, резюме, анкеты, характеристики и так далее.

Структура

Выделяют два компонента, составляющие официальный документ. Это информационный и правовой элемент. В начале 70-х гг. в архивоведении было введено новое понятие. Им стал термин "документная информация". Под ней следует понимать общественные сведения либо переработанные на уровне человеческого мышления формы и виды различных данных и зафиксированные на материальном носителе для обработки и хранения. Анализируя существующие определения документа, выделяется несколько подходов к его толкованию. Он является:

Материальным объектом.
Носителем информации.
Документированными сведениями.

Назначение

Используемые на практике определения документа подчеркивают его информационную суть. Акт, отобразив сведения, обеспечивает таким образом их сохранение и накопление. Вместе с этим документ предполагает возможность дальнейшей передачи информации другим лицам, многократное ее использование. Выступая в качестве носителя данных, он является неотъемлемым элементом внутренней организации любой фирмы, организации, предприятия. Информация используется при принятии административных решений, применяется как доказательство их исполнения и источник обобщения сведений. Кроме этого, документ выступает в качестве материала для справочно-поисковой деятельности. В рамках управления он является предметом труда и его результатом, поскольку решение записывается и закрепляется в акте.

Реквизиты

Они представляют собой обязательные элементы, присутствующие на каждом документе. К ним, в частности, относят:

Наименование.
Текст.
Дату.
Резолюцию.
Гриф утверждения/согласования.
Адресат и проч.

В разных актах присутствует различное количество реквизитов. Их число определяется целью создания документа, требованиями, которые предъявляются к содержанию, назначением и прочими факторами. Во многих документах количество реквизитов строго ограничено. Если в акте отсутствует или неправильно указан какой-либо из обязательных элементов, то он может быть признан недействительным.

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как "доказательство, образец, свидетельство". Рассмотрим далее, какие бывают типы документов.

Терминология

В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

Основные характеристики

В настоящее время существуют различные типы документов. Все они имеют свою специфику, отличительные черты. Однако их все объединяет одно назначение - они применяются для передачи какой-либо информации. Важнейшими носителями сведений считаются документы гражданина. Они выступают в качестве удостоверений, позволяющих идентифицировать того или другого человека, указывающих на его принадлежность к какому-либо объединению или возможности осуществлять ту или иную деятельность. В информационных системах, с одной стороны, документ как материальный объект характеризуется комплексом значений его свойств (реквизитов, атрибутов), то есть его метаданными. Вместе с этим описывается содержание присутствующих и закрепленных в нем сведений. Это, как правило, осуществляется посредством индексов или кодов. Например, врачи, заполняя определенные медицинские документы, используют шифры вместо слов.

Делопроизводство

Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.

При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений. Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования к содержанию отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне. Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.

Классы документов

Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.

В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации.

Категории по способу внесения сведений

В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:

Письменные. Это текстовый носитель, сведения в котором фиксируются разными видами письма.
Рукописные. В такой документ сведения вносятся от руки.
Текстовые. На таком носителе присутствует речевая информация, зафиксированная с помощью любой звукозаписывающей или письменной системы.
Электронные. Эти документы создаются с использованием компьютера.
Машинописные. На такие носители письменные знаки наносят с помощью технических средств.
Изобразительные. Документы этой категории иллюстрируют информацию, путем иллюстрирования какого-то объекта.
Фотографические - созданные с помощью фотоприемов.
Кинематографические - аудиовизуальные или изобразительные документы.

В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:

Беловыми. В таких документах текст составлен без помарок и исправлений или перенесен с другого носителя.
Черновыми. Такие документы отражают работу редактора либо автора над текстом.

В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер.

В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.

К примеру, локальные нормативные акты организации - приказы, распоряжения. Среди них есть и технические документы. Например, это могут быть регламенты, стандарты, инструкции и так далее. В зависимости от ограничения доступа документы могут быть несекретными, секретными и для служебного пользования. Последние могут свободно использоваться при необходимости сотрудниками данной компании. Для работы с секретными документами необходимо получение специального разрешения. Использование их осуществляется по установленным правилам. Многие из них также используются как юридические документы. Секретные и служебные носители информации помечаются соответствующими грифами.

Способ изложения

По этому критерию документы разделяют на:

типовые;
трафаретные;
индивидуальные.

В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.

Переменная информация вписывается в них обычно от руки. Для постоянной информации существуют специальные бланки документов. Например, это могут быть благодарственные письма, декларации и так далее. Типовыми документами пользуются для фиксирования повторяющихся сведений. Тексты составляются по образцу. Например, это могут быть правовые документы (соглашения, договора), инструкции, правила и так далее. Метод типизации в делопроизводстве используется для составления форм текстов - образцов (эталонов). На их основе уже создаются те или иные документы. Типовым называют текст-образец. Впоследствии на его основании излагаются тексты с аналогичным содержанием.

Степень подлинности

Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов. Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.

Прочие критерии

В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:

Телефонограммы.
Телексы.
Электронные сообщения.
Телеграммы.
Письма.
Факсограммы.

Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).

Назначение информационных носителей

Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения. Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей. Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.

Основные признаки

К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:

Наименование.
Адресата.
Автора.
Дату.
Текст.
Резолюцию.
Подпись.
Гриф утверждения, согласования и так далее.

В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.

Формуляр

Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.

К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов. Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации. В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.