Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.
По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.
Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.
В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).
Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.
Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:
- по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
- все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
- из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.
Содержание журнала регистрации служебных документов
Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:
- порядковый номер и дата записки или представления;
- должность и фамилия вносящего запись;
- краткое содержание записки или представления.
Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.
Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.
Пример оформления служебной записки СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Кому: заместителю генерального директора по персоналу - начальнику службы персонала
И.И. Иванову117 От кого: от начальника отдела кадров М.М. Михайловой
Тема: проект изменений к штатному расписанию на текущий год
В соответствии с Вашими указаниями от 20 января с.г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 4 листах).
При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания с 1 апреля с. г.
Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается (на 1 листе).
(подпись) М.М. Михайлова118
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись) П.П. Попова
Начальник отдела труда и заработной платы
(подпись) A.A. Александров
Исп. приложений Е.Е. Егорова (111-22-33)119
Приложение 47 Образец оформления акта. Наименование предприятия (организации, учреждения) АКТ №
документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения
в учетные документы _
подпись, расшифровка подписи
Дата Унифицированная форма № ‘Г-73 Утверждена постановлением
Госкомстата России от 06.04.01 №26 Отчетный
период с по М.П.
(наименование структурного подразделения)
работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы
Служебные записки: когда составлять и как оформлять
Как часто, решая производственные вопросы, вы сталкиваетесь с необходимостью донести до руководства информацию в письменной форме? Объяснить ситуацию, предостеречь от ошибок, пояснить какие-либо обстоятельства. И конечно, нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить их на бумаге. Многие на собственном опыте знают, как бывает трудно написать докладную записку с обоснованием, например, необходимости дополнительной штатной единицы в отделе кадров в связи с возросшим объемом работ. К тому же далеко не всегда понятно, когда, как и зачем нужно составлять ту или иную записку. Вот эти вопросы мы и решили обсудить, чтобы сберечь ваше время и нервы.
Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки - докладные или объяснительные. Кроме того, в процессе документирования могут создаваться также пояснительные и аналитические записки.
На первый взгляд особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками вроде бы и нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к информационно-справочным документам, создаваемым для решения оперативных вопросов в самых разных сферах управленческой деятельности. Все записки являются документами, обеспечивающими:
в общем случае - информационный обмен между структурными подразделениями, в т. ч. между обособленными структурными подразделениями и «головной» организацией
в ряде случаев - информационный обмен между подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией (учреждением)
во всех случаях, когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, - информацию для всех заинтересованных внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетностью компании, включая налоговые органы, органы статистики, банки, собственных акционеров (участников) и любых иных заинтересованных пользователей.
Обратите внимание! Служебные записки относятся к информационно-справочной документации и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам
Служебные записки, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, указанная в записках, не содержит распоряжений, ни к чему не обязывает, но способна инициировать определенные управленческие решения, помочь выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а может только быть принята к сведению, и не более того.
Итак, информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия решений или подготовки организационно-правовых и распорядительных документов.
Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к служебным запискам, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации целесообразно отразить в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.
Совет Определите случаи и правила оформления служебных записок в локальном нормативном акте
все виды записок, создаваемых в компании для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками
порядок составления всех видов записок (на бумажном носителе или в электронной форме)
структуру текста и особенности содержания докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки
обязательные реквизиты докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки и порядок их оформления
порядок регистрации всех видов записок
сроки хранения всех видов записок. Какие моменты важно не упустить и что следует учесть кадровику при составлении и оформлении той или иной записки, мы расскажем далее. И для наглядности приведем конкретные примеры составления этих документов.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка - разновидность служебной. Определение «докладная записка» как самостоятельное понятие законодательными актами не установлено.
Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.
Докладные записки, которые фиксируют определенные события, перечисленные в ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ, или предупреждают о наступлении таких событий, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее - ОКУД ОК 011-93), рассматриваемый документ упоминается только один раз - как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
А вот в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения), докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов (табл. 2 ).
Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.
Можно предложить классификацию докладных записок, приведенную в таблице 1 .
Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем, а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.
Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.
Словарь кадровика
Исходя из информации, приведенной в толковых словарях, можно предложить следующие определения докладной записки:
1. Письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907-1909).
2. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о
сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь / под ред. А.Н. Азрилияна. - М. Ин-т новой экономики, 1999).
3. Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, 1974).
Основание составления журнала регистрации записок и представлений
Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений (к поощрению).
По усмотрению кадровых специалистов данный журнал может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.
Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.
В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).
Журнал регистрации записок и представлений не является обязательным документом и ведется в организациях, в которых широко ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.
Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:
Содержание журнала регистрации записок и представлений
Журнал не имеет унифицированной формы. предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:
Журнал обычно ведется кадровым работником. но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.
Журнал регистрации записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.
Примеры оформления. Деловое письмо.
Каждое деловое письмо имеет свой номер, индекс и дату. Поэтому при ответных письмах (а также в ходе переписки) делаются ссылки на номер и дату того или иного делового письма. Ссылка пишется отдельной строкой ниже адреса получателя и перед основным текстом.
Начальнику планово-экономического отдела
Треста бумажных и ламинированных изделий
на Ваш №________________________________
Начальник планового отдела
Номер письма и его дата указываются на штампе.
Когда ответное деловое письмо имеет продольный штамп, то ссылка на номер (или индекс) запросного письма обычно входит в этот штамп.
Если деловое письмо посылается от имени двух не подчиненных друг другу организаций или учреждений, то оно подписывается руководителями обоих учреждений и в одну строку (но не одна подпись под другой).
Примеры оформления. Докладная и служебная записки.
Докладная записка - это документ, представляющий собой письменное обращение сотрудника учреждения к выше стоящему должностному лицу этого же учреждения.
Форма написания докладной записки следующая
Директору типографии. …
Мастера переплетного цеха
1 Наименование адресата пишется посередине текста.
2 Дата ставится от начала левого поля после подписи.
Примеры оформления.Служебная записка
Наряду с докладной запиской внутри учреждения может иметь место служебная записка.
Служебная записка - это документ, представляющий собой письменное обращение сотрудника учреждения к другому сотруднику, причем оба работника не подчинены друг другу.
Образец служебной записки
Образец служебной записки является документом, на основании которого структурные подразделения предприятия ведут между собой переписку. Адресатом оформленной служебной записки является начальник или специалист другого отдела. Образец служебной записки считается внутренним документом. В данном виде документа содержится информация касательно вопросов деятельности предприятия, которые относятся к компетенции того или иного структурного подразделения, и которые при этом не требуют обращения к вышестоящему руководителю.
Как правильно написать служебную записку.
Теперь вы знаете, как написать служебную записку правильно исходя из указанных данных по правилам составления данного рода документа.
Почти все важные дела люди совершают путем переписки;
следовательно, одного умения говорить недостаточно.
Люк де Вовенарг
Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.
ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?
Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов - это служебные записки.
Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.
На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:
Низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;
Отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;
Наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?
Служебная записка - это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.
Основное назначение служебной записки - обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.
Цели составления служебных записок могут быть разными:
Горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;
Эффективное информационное взаимодействие:
Обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;
Запрос справочной информации;
Проведение инструктажа;
Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
Решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;
Разрешение спорных и конфликтных ситуаций.
Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.
В первую очередь служебная записка - основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в спорных ситуациях.
К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.
Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).
В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.
ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ
ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?
Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
Наименование организации;
Код организации;
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
Справочные данные об организации;
Место составления или издания документа.
Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.
Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.
Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).
Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.
Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).
Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа - служебной записки.
БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ
В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):
03 - «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;
08 - «Наименование организации»;
10 - «Наименование вида документа»;
11 - «Дата документа»;
12 - «Регистрационный номер документа»;
14 - «Место составления или издания документа»;
15 - «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);
18 - «Заголовок к тексту»;
20 - «Текст документа»;
21 - «Отметка о наличии приложения»;
22 - «Подпись»;
27 - «Отметка об исполнителе».
НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
- «Адресат» . Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:
Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.
- «Текст документа» . Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).
Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.
Текст служебной записки, как правило, состоит:
Из преамбулы (вводной части);
Основной части;
Заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).
Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.
Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.
Главная цель основной части - разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.
Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки - своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.
РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ
Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?
Бесспорно, решение этих вопросов - прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.
Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.
Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.
Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько - с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.
НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в службе ДОУ крупной организации . Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки - безропотно ждать своего часа.
- Регистрация секретарем в небольшой организации . В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.
Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами - лишнее звено.
- Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче . Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче - все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.
Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.
Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).
Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»
ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями . Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.
Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.
- Регистрация исходящих записок . Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.
Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:
Регистрационный номер документа;
Адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);
Количество страниц;
Наличие приложений;
Дата исполнения;
Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.
Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.
Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам - 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.
Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.
Регистрация входящих записок . При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:
Входящий регистрационный номер;
Дата получения (регистрации);
Количество страниц;
Приложения;
Дата исполнения;
Исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).
Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.
- Регистрация всеми сотрудниками . Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.
Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?
Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.
Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010) (Таблица).
Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство - зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок - это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов - первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5-10).
ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
Предприниматели, как правило, уделяют мало внимания кадровому делопроизводству, считая его обременительным и ненужным. Да, это дополнительная обязанность, которую очень не хочется выполнять. Кроме того, в трудовом законодательстве нет нормы, устанавливающей необходимость регистрации кадровых документов.
В этой статье мы расскажем, почему и зачем регистрация все же нужна, и какие документы необходимо регистрировать.
Зачем и почему нужна регистрация?
В нашей стране действуют законы, инструкции, ГОСТы, регулирующие правила делопроизводства вообще и государственных структур в частности. Необходимость регистрации кадровых документов вытекает из общего порядка ведения делопроизводства.
И поэтому все работодатели, которые издают приказы, получают и отправляют юридически значимые документы, должны знать и выполнять общие правила, установленные в государстве.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления (п. 65 ГОСТ Р 15141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Как видно из определения, регистрация фиксирует факт создания документа, этим самым придавая ему юридическую силу . Т.е. приказ вступает в силу и начинает действовать с момента его подписания и регистрации.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).
В судебной практике очень часто встречается ситуация, когда кадровый документ суд не принимает в качестве доказательства. Почему? Да потому, что признает его не имеющим юридической силы из-за неправильного оформления.
Поэтому все самые важные документы, которые регулируют трудовые отношения (особенно те, которые будут являться основанием увольнения работника), нужно обязательно регистрировать.
Какие это документы?
- все виды приказов по личному составу;
- уведомления работников;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- личные дела работников;
- трудовые книжки;
- справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
- протоколы;
- акты;
- командировочные удостоверения.
Обязательно регистрируются письма, которые Вы направляете в различные сторонние организации, потому что только после регистрации факт издания письма будет подтвержден.
Нужно ли регистрировать заявления работников и служебные записки?
По логике, да, нужно. Эти документы являются основаниями к приказам и могут быть затребованы для уточнения каких-то вопросов в спорных ситуациях. Т.е. понадобится доказать, что документ был создан или получен именно в этот день. А это может доказать только факт регистрации.
Но на практике в небольших организациях заявления работников и служебные записки не регистрируются. Юристы советуют в каком-либо локальном акте (в крайнем случае, приказе) закрепить список нерегистрируемых документов и правила кадрового документооборота в вашей фирме.
В следующей статье мы продолжим тему регистрации и поговорим о журналах регистрации приказов по личному составу.
Если у Вас возник вопрос, смело задавайте его в комментариях, мы рады помочь Вам.
Эта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации? Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала? Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке.
Как делать НЕ НАДО
Как точно не надо поступать – это регистрировать внутренние документы вместе со внешними. Бывает, что секретарь регистрирует принесенный ей приказ или служебную записку как входящее или исходящее письмо только потому, что понятия не имеет, куда еще поместить эти документы. Ответ простой: для учета внутренних документов у секретаря должен быть отдельный, специальный журнал.
Как делать НАДО
Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?
В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое. Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах. Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления. Это:
- Инструкции
- Положения
- Регламенты
- Приказы по основной деятельности
- Распоряжения (указания)
- Планы
- Графики
- Отчеты
- Протоколы
- Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.
Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.
Журнал регистрации внутренних документов
Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала. Создадим его в формате.xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).
Секрет в том, что внутри одной книги Excel можно создать любое количество вкладок, регистрируя каждый вид внутреннего документа на отдельном листе:
(все картинки кликабельны)
На каждой вкладке будет расположен собственный журнал регистрации, составленный по собственной форме. Ведь, например, информация о приказах, которая должна содержаться в журнале, отличается от той, что касается положений, актов или служебных записок.
Образец журнала регистрации приказов:
Образец журнала регистрации служебных записок:
Образец журнала регистрации протоколов:
Индексация
Индексация (нумерация) внутренних документов может быть выстроена несколькими способами.
Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше. Каждый из них получит свой порядковый номер. Например:
Приказ от 02.11.2015 №123
Приказ от 03.11.2015 №124
Этого уже достаточно. Если внутренних документов в компании немного, то не нужно ничего выдумывать и можно остановиться на этом.
Второй способ – посложнее. Заключается в присвоении документу кроме числового номера еще и буквенного индекса. При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту.
Примеры буквенных индексов для внутренних документов:
Акты – /А
Приказ — /П
Протоколы — /Пр
Инструкции — /И
Каждая организация может разработать собственную удобную для себя систему буквенной индексации.
Полные регистрационные данные документов в этом случае могут выглядеть следующим образом:
Приказ от 02.11.2015 №123/П
Приказ от 03.11.2015 №124/П
Третьим способом номер документа усложняется еще сильнее. К номеру документа может быть добавлен индекс его дела по номенклатуре дел, номер структурного подразделения, в котором был создан документ, дата, порядковый номер организации внутри группы и так далее. Как говорится, кто во что горазд. Принцип, которым следует руководствоваться, здесь, пожалуй, только один: не усложнять без необходимости. Этот способ индексации внутренних документов подходит только для крупных организаций, например:
Приказ от 02.11.2015 №123/П/01-12/2/С-З
Этот номер может быть прочитан следующим образом: Приказ с порядковым номером 123 относится к делу 01-12 и создан структурным подразделением №2 Северо-западного филиала компании.
