Приложение
УТВЕРЖДЕНО: Решением Общего собрания членов
СРО НП «СПБ»
_____________________________________________________________________________________________________________
Саморегулируемая организация
Некоммерческое партнерство «Межрегиональное объединение проектировщиков «СтройПроектБезопасность» СРО НП СПБ
Внутренние документы ВДК СРО
Саморегулируемой НП СПБ
Организации 16.0-2013
___________________________________________________________________
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
г. Москва - 2013 г.
1. Общие положения.
1.1 Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов (далее – Положение) разработано с учетом требований Федерального закона от 01.01.2001 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» и регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов в Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство «Межрегиональное объединение проектировщиков «СтройПроектБезопасность» (далее – Партнерство), в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
1.2 Действие Положения распространяется на все документы, которые содержатся в документообороте Партнерства согласно действующему законодательству, Уставу и внутренним документам, включая, но не ограничиваясь документами, передаваемыми на хранение или подлежащими уничтожению.
1.3 В отделах (подразделениях) Партнерства (далее – отделы) должны быть приняты меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений. Защита служебной информации осуществляется в соответствии с утвержденным внутренним Положением о раскрытии и защите информации Партнерства.
1.4 Материально-техническое обеспечение хранения документов осуществляется за счет финансовых средств Партнерство, согласно утвержденного бюджета (сметы) на очередной финансовый год.
2. Составление номенклатуры и формирование дел.
2.1 В целях создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве Партнерства, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов ежегодно разрабатывается Номенклатура дел Партнерства (далее – Номенклатура).
2.2 Партнерство хранит дела членов саморегулируемой организации (юридических лиц, индивидуальных предпринимателей), в т. ч. исключенных из саморегулируемой организации (далее СРО), также все документы, принятые Общим собранием членов СРО, постоянно действующим органом управления СРО и формируемыми в процессе производственной деятельности отделов Партнерства. Документы хранятся согласно установленных в СРО правил и сроков хранения.
2.3 Если в течение года в отделах Партнерства возникает необходимость в заведении (оформлении) дел, не предусмотренных Номенклатурой, то они дополнительно вносятся в Номенклатуру, где должны быть предусмотрены резервные номера.
2.4 В Номенклатуру должны быть включены все заголовки дел, которые оформляются в отделах Партнерства. Номенклатура утверждается Исполнительным директором Партнерства.
2.5 При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
· группировать в дела следует документы одного делопроизводственного года, за исключением: дел организаций – членов Партнерства; переходящих дел; личных дел, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника в Партнерстве. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов;
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.
2.6 Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке, причем документ «ответ» должен располагаться после документа «запроса». Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
2.7 По окончании года в конце Номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел, этот экземпляр является учетным документом для дел временного хранения.
3. Сроки хранения документов Партнерства.
3.1 При определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 г. № 000 (далее – Перечень типовых управленческих документов).
3.2 Расчет срока хранения производится с 01 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Сроки хранения документов Партнерства не могут быть менее установленных нормативно-правовыми актами РФ, регулирующими порядок хранения документов.
Общие наименования документов (групп документов) | Срок хранения |
|
Решение об учреждении (создании) и протокол Учредительного собрания Партнерства. Решение о реорганизации Партнерства (разделении, выделении или преобразовании). | постоянно |
|
Устав Партнерства, изменения и дополнения, внесенные в устав Партнерства и зарегистрированные в установленном законодательством порядке, Свидетельство о государственной регистрации Партнерства, документы о внесении Партнерства в Реестр саморегулируемых организаций, постановке в установленном порядке на учет в соответствующие Фонды, включая ФНС России. | постоянно |
|
Документы, подтверждающие права Партнерства на имущество, находящееся на его балансе. | постоянно |
|
Документы члена Партнерства, формируемые в дело члена Партнерства (далее - наблюдательное дело), включающие в т. ч.: Заявление о приеме в члены саморегулируемой организации, заявления о замене (изменении) Свидетельства о допуске к работам, акты проверок и принятые по ним решения, заявление о добровольном прекращении членства в саморегулируемой организации или решение об исключении из Партнерства. Документы, представляемые членом Партнерства при вступлении в Партнерство, внесении изменений в Свидетельство, замене Свидетельства и при осуществлении проверок деятельности члена Партнерства. | постоянно до прекращения членства в Партнерстве, но не более трех лет после прекращения членства в Партнерстве |
|
Внутренние документы Партнерства, в т. ч. документы, предусмотренные его Уставом, утвержденные общим собранием Партнерства: Требования, положения, правила и др. документы, относящиеся к правовым актам ; Стандарты, регламенты Партнерства; Документы (постановления, определения, решения, протоколы, заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, иных вопросах правового характера; Документы, представляемые в правоохранительные, судейские органы, третейские суды. Копии; Переписка с государственными органами РФ, г. Москвы по основной деятельности; Журналы (регистрации договоров услуг, доверенностей, регистрации арбитражных дел, претензий и исков; Решения Президента Партнерства (о приеме и отказах приема в члены СРО, о выдаче, переоформлении свидетельств о допуске); журналы регистрации решений Президента Партнерства; | до замены постоянно постоянно |
|
Положение о Филиале или представительстве Партнерства | до замены новыми |
|
Реестры выданных свидетельств о членстве в Партнерстве; реестры выданных свидетельств о допуске к работам (переоформлении) | постоянно |
|
постоянно |
||
постоянно |
||
Квартальные расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования | ||
Годовые статистические отчеты | постоянно |
|
Квартальные статистические отчеты | ||
Главная книга, журналы операций, оборотные ведомости , первичные банковские и кассовые документы, акты о списании ТМЦ, акты сверки расчетов с организациями, акты приема-сдачи работ (услуг), налоговые декларации , налоговые карточки по учету доходов и налога на физических лиц, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, сведения о доходах физических лиц | ||
Реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые счета по заработной плате , сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах, документы по личному составу Партнерства | ||
|
4.5 Передача документов постоянного хранения из одного структурного подразделения (отдела) в другое фиксируется в журналах учета в установленном порядке. 4.6 Хранение документов, образованных в процессе производственной деятельности отделов Партнерства и не переданных по описи для хранения в специально-выделенное помещение, обеспечивается в служебных помещениях отделов Партнерства. 4.7 Документы, переданные на хранение, должны находиться в специально отведенном для этой цели помещении. Документы Партнерства, находящиеся на хранении в специально отведенном для этой цели помещении, должны располагаться на специальных стеллажах (шкафах), где должна быть обеспечена их систематизация и полная сохранность. 4.8 Поступающие документы для хранения в специально-выделенное помещении Партнерства, принимаются сотрудником Информационно-аналитического отдела, на которого по функциональным обязанностям возложена ответственность за осуществление порядка хранения документов Партнерства. Принятые на хранение документы Партнерства регистрируются в специальном журнале. 4.9 В случае утраты или повреждения подлинника документа Партнерства, хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа Партнерства должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа Партнерства и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан членами комиссии и утвержден Исполнительным директором, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – согласован Главным бухгалтером и утвержден Исполнительным директором Партнерства. 4.10 Доступ уполномоченных сотрудников организаций - членов Партнерства к хранящимся документам производится по их письменному или устному запросу, под расписку, при предъявлении доверенности, которая подшивается в наблюдательное дело с соответствующей отметкой в журнале учета выдачи документов. 4.11 Сотрудникам Партнерства документы выдаются во временное пользование с соответствующей отметкой в журнале учета выдачи документов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. 4.12 Партнерство на правах собственника находящихся или подлежащих хранению документов, имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему документах, а также делать копии документов для любых законных целей и любым законным способом, не допуская нарушения конфиденциальности и разглашения коммерческой тайны Партнерства. 4.13 Условия доступа к документам Партнерства устанавливаются отдельным распорядительным документом за подписью Президента Партнерства, в т. ч. регламентируются ограничения на доступ к документам, содержащим сведения о личной и семейной жизни сотрудников Партнерства, их частной жизни, а также сведениям, создающим угрозу для их безопасности. 4.14 За пределы офиса, без соответствующего разрешения руководства Партнерства, документы выносить категорически запрещено, кроме случаев производственной необходимости предоставления (использования) документов на любых видах носителей в государственных надзорных, исполнительных органах, проведении проверок специализированными органами Партнерства и т. д. 4.15 Использование документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности , осуществляется с учетом требований данного законодательства. 5. Порядок отбора документов на хранение и уничтожение. 5.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности Партнерства, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в Партнерстве приказом Исполнительного директора создается Экспертная комиссия. Председателем Экспертной комиссии, как правило, назначается заместитель Исполнительного директора. 5.2. Решения Экспертной комиссии и проекты рассматриваемых ей документов вступают в силу только после их утверждения Исполнительным директором. Экспертная комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по кадровому составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. 5.3. При проведении экспертизы ценности документов в отделах Партнерства производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи на хранение в специально-выделенное помещение, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел Партнерства за соответствующий год, утвержденной Исполнительным директором. 5.4 В целях гарантированного сохранения документационной информации, акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться Экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться Исполнительным директором. 6. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. 6.1 Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов к уничтожению, отделяются от остальных дел и хранятся до их уничтожения в специально отведенном месте. 6.2 Порядок, способ и место проведения мероприятий по уничтожению документов, определяется исполнительным органом Партнерства. 6.3 Акт об уничтожении документов вместе с описью уничтоженных дел хранится в Партнерства в специально формируемом деле. 6.4 Акт об уничтожении документов подписывается членами Экспертной комиссии и утверждается Исполнительным директором. 7. Заключительные положения. 7.1 Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Партнерства и являющиеся его собственностью, включенные (подлежащие включению) в состав Архивного фонда Российской Федерации, могут быть переданы по договору на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, на основании заключенного договора. При этом условия хранения этих документов определяются Партнерством с соблюдением норм Федерального законодательства по архивному делу. 7.2 Документы Партнерства могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом. При этом правопреемник обязан уведомить о переходе к нему прав собственника соответствующий государственный, муниципальный архив, с которыми прежний собственник заключил договор. 7.3 При реорганизации Партнерства условия и место дальнейшего хранения документов определяются учредителями Партнерства либо органами, уполномоченными на то учредительными документами . 7.4 При ликвидации Партнерства, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе деятельности и включенные (подлежащие включению) в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение документов ликвидируемого Партнерства. 7.5 Ответственность за организацию хранения документов Партнерства возлагается на Исполнительного директора (в его отсутствие заместителя Исполнительного директора). За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет ответственность |
Процессы делопроизводства устроены таким образом, что рано или поздно у большинства документов истекает срок хранения. Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов.
Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует?
Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов , являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве.
Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности.
Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др. Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются , утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году.
Кроме того, сроки хранения архивных документов определяются ведомственными перечнями, которые регламентируют сроки по отдельным отраслям, то есть в зависимости от того, какой вид деятельности она осуществляет. Такие перечни предусматривают большой охват видов документов. К примеру, существуют:
- «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
- «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации».
- «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации».
Какие существуют сроки хранения документов в архиве?
Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:
- кратковременные: менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет);
- долговременные: более 10 лет (10 лет, 30 лет, 75 лет);
- часть документов подлежит уничтожению.
В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов:
- личные дела сотрудников - 75 лет;
- журналы регистрации несчастных случаев на производстве – 75 лет;
- документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) – постоянное хранение;
- гарантийные письма – 3 года;
- акты проверок кассы – 3 года;
- акты проверок финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.
С какого числа исчисляются сроки хранения документов?
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.
Что делать с документами, которые не подлежат хранению?
Типовые и ведомственные перечни необходимы не только для определения сроков хранения документов в архиве, но и последующего уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Для выделенных к уничтожению документов составляется акт об уничтожении документов, в котором указываются индексы, названия, заголовки и др.
В статье расскажем, как определить длительность хранения деловых бумаг в компании. Скачайте таблицу, по которой определите сроки хранения основных бухгалтерских, финансовых и кадровых документов.
Какими нормативными документами регулируют сроки хранения документов в организации
То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены:
- законом «О бухгалтерском учете»;
- законом «Об архивном деле»;
- Налоговым кодексом РФ;
- иными законодательными нормативными актами.
Сроки хранения документов в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 . Актуальные корректировки в этот документ вносили в 2016 году.
В 2017 году внесли изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Закон дополнили статьей, которая скорректировала сроки хранения документов по личному составу. Теперь бумаги, которые закрыли до 1 января 2003 года нужно хранить 75 лет, а остальные - 50 лет.
Коммерческие предприятия могут следовать «Основным правилам работы архивов и организаций », одобренными решением Росархива от 06.02.2002.
Компания может изменять установленные на федеральном уровне сроки хранения документов, но только в сторону увеличения. Такая потребность может возникнуть, если документ имеет особую важность. Поэтому работодатели могут сами решить, как долго хранить документы. Локальные нормы нужно закрепить отдельным актом - Положением или Инструкцией по делопроизводству.
Учитывайте организационно-правовую форму компании, когда определяете порядок и срок хранения деловых бумаг. Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами. Для акционерных обществ, деятельность которых связана с ценными бумагами, установлены отдельные требования. Их регламентирует Постановление ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».
Памятка: сроки хранения архивных документов
От чего зависят сроки хранения документов
Сроки хранения документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов. Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные. Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников - 75 лет.
Еще один пример - . В общем случае сроки хранения типовых документов устанавливаются 5 лет. Но на производствах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, табели и журналы, в которых ведут учет рабочего времени, хранят 75 лет.
Сроки хранения документов в организации зависят от того, на каком этапе обработки находятся документы. Их нужно оставить на текущем хранении в подразделениях, если эти документы еще используют в справочно-информационном обслуживании исполнителей и руководства. Сроки текущего хранения ограничены. После того, как работу с документом полностью завершат, его передадут на архивное хранение.
Шпаргалка от экспертов «Системы Кадры»: сроки хранения кадровых документов в компании
Сроки хранения документов в подразделениях организации
Организация вправе сама устанавливать сроки хранения документов, нормативный документы, которым оно регламентируется - Инструкция или . Как правило, срок текущего хранения ограничивается одним годом, с учетом, что передают бумаги в архив раз в год. За это время основная часть документов теряет актуальность и справочно-информативную ценность, поэтому с ними перестают работать.
Когда календарный год заканчивается, документы, которые находятся на текущем хранении в подразделениях, формируют и подшивают в дела, согласно с утвержденной на предприятии номенклатурой. Каждое дело - это папка, в которой хранятся документы одного типа или относящиеся к одному вопросу, направлению деятельности компании. Каждая такая папка содержит опись дела - перечень документов, подшитых в нее.
Группы дел по срокам хранения и что с ними делать: подсказка от экспертов журнала «Справочник секретаря»
Дела формируют и с учетом сроков хранения документов. В отдельные папки подшивают бумаги кратковременного срока хранения, до пяти лет, и те, которые хранят долго и постоянно.
Текущее хранение осуществляется до того момента, пока дело не будет завершено производством. В некоторых случаях оно может находиться на исполнении в подразделении дольше, чем это установлено инструкцией. Например, когда бумаги касаются длительной судебной тяжбы, которую ведет компания. Если хранение документов, сроки хранения дел нарушены по причине не завершения, их передают в архив в следующих раз, в соответствии с установленным графиком.
Сроки хранения архивных документов в организации
Завершенные дела, которые находятся на текущем хранении, передают в архив в соответствии с графиком. Как правило, это делают один раз в начале календарного года. Сроки хранения документов в архиве указывают в номенклатуре дел и определяют в соответствии с архивным законодательством и Положением о делопроизводстве предприятия. Срок хранения документов в архиве организации относится к обязательным реквизитам, которые указывают на обложке каждого дела.
Образец от экспертов журнала «Справочник секретаря»: обложка дела, переданного на архивное хранение
Коммерческие предприятия обязаны до момента ликвидации держать в архивах документы с постоянным сроком хранения. Те бумаги, в отношении которых установлен конечный срок хранения, утилизируют по после того, как специальная комиссия проведет экспертизу их ценности.
Законодательная база
Порядок, согласно которому хранят документы, регламентируется такими документами, как:
- Закон «об архивном деле», который действует, начиная с 2004 года;
- Правила, которые были одобрены Росархивом, начиная с 2002 года;
- Приказ №558 относительно архивных документов, который был одобрен в 2010 году;
- Приказ №105, который одобрен Министерством финансов.
Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.
Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.
Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.
В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.
1. В каком здании можно организовать архив?
Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.
Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.
Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:
- Помещение, в котором будут хранить временные документы;
- Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
- Архивохранилище;
- Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.
2. Какие функции архиваруса существуют?
Функции архивариуса следующие:
- Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;
- Он должен принимать архив документов различных организаций;
- Вести учет о сохранности всех документов;
- Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;
- Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;
- Принимать участь в случае проведения экспертизы;
- Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;
- Составлять номенклатуру дел;
- Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;
- Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;
- Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.
Сроки хранения архивных документов
В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.
К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:
- Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
- Налоговые декларации;
- Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
- Статистический отчет, который сформирован за год.
К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:
- Квартальная отчетность деятельности предприятия;
- Рабочий план счетов;
- Квартальный отчет по налогам;
- Счет-фактура;
- Книга осуществляемых покупок;
- Книга продаж предприятия;
- Различные первичные документы;
- Путевой лист;
- Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
- Исполнительные документы;
- Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
- Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
- Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
- Вексельные документы;
- Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
- Договоры, а также соглашения;
- Акты;
- Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
- Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
- Прочие документы.
Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.
Хранение и учет документов, которые находятся в архиве
Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:
- Закон «Об архивном деле»;
- Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
- Закон «Об акционерных обществах»;
- Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
- Закон «Об ООО».
Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.
1. Основные правила хранения архивных документов
Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы. Рассмотрим некоторые из них:
1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение. Для этого необходимо придерживаться следующих правил:
- Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
- Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
- Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
- По возможности изолировать помещение от дневного света.
2. Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.
3. Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:
- Обеспечить герметичность хранилища;
- Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;
- Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;
- Проветривать помещение.
4. Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.
2. Как осуществляется передача документов на архивное хранение?
В основном передача документов из организации в архив осуществляется в порядке очереди. График сдачи документов разрабатывают сотрудники архива, который утверждается вместе с руководителем той или иной компании.
Все дела и документы могут сдавать сотрудники компании, которые будут нести ответственность за передачу данных. Как было сказано выше, документы могут храниться разный период времени – от 1 и вплоть до 75 лет. Это зависит от вида документа.
3. Подготовка документов к архивному хранению
Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3–5 человек.
Подготовка документов включает следующие этапы:
- Оформление дел;
- Необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;
- Составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;
- Описать каждое дело.
Экспертная комиссия представляет собой совещательный орган. Обычно решение комиссии составляется в виде акта, при согласии которого руководитель предприятия должен поставить свою подпись. Комиссия заседание проводит только 2 раза в год, при этом составляя соответствующий протокол.
Экспертиза документов осуществляется на основании номенклатур дел и ряда документов, в которых указанно какой срок необходимо хранить документ. Все документы очень внимательно просматриваются. Эксперты проверяют наличие достоверной информации, а также правильность заполнения того или иного документа.
После того, как экспертиза будет окончена, необходимо все документы описать и составить соответствующие акты. После документы передают в архив.
Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и составляются на них акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем предприятия.
4. Классификация архивных документов
Прежде чем отправить документы в архив, необходимо их классифицировать:
- Временное хранение архивных документов – это первая группа;
- Документы постоянного хранения – это вторая группа.
Документы, которые относятся к временным, – это те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет.
Документы постоянного хранения предполагают срок сохранения около 75 лет.
Помимо этого, те документы, которые подлежат постоянному хранению, необходимо в обязательном порядке передавать в муниципальный либо же в государственный архив. Но изначально все документы подвергаются архивной обработке.
К документам временного хранения относятся:
- Приказы на отпуск;
- Приказы на командировку;
- Приказы по административно-хозяйственной деятельности;
- Любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;
- Документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие;
- Акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем;
- Различные бухгалтерские документы;
- Путевые листы;
- Различные другие документы.
К документам длительного хранения относятся:
- Журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;
- Штатное расписание работников;
- Опись каждого дела;
- Номенклатура каждого дела;
- Акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;
- Годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;
- Годовая смета;
- Реестр акционеров компании;
- Уставные документы;
- Список лиц, которые имеют право получать дивиденды;
- Лимиты;
- Паспорта сделок;
- Гаранты;
- Приватизационные документы;
- Реестр собственников ценных бумаг;
- Документы, подтверждающие участие предприятия в благотворительной деятельности;
- Ценники;
- Тарифы на продукцию;
- Прейскуранты;
- Годовой план деятельности предприятия;
- Книга учета работ, которые проводятся с акциями компании;
- Различные журналы, которые ведутся на предприятии;
- Годовой отчет в фонды;
- Заключение аудитора;
- Заключение ревизионной комиссии;
- Другие документы.
Тем лицам, которым предприниматель доверил получить тот или иной документ в архиве, должен иметь при себе доверенность. После чего он должен будет поставить свою подпись в расписке, а также указать паспортные данные. Если документ был подшит в общее дело, тогда отдельно он не выдается.
Как видно, любые документы предприятия должно сдавать в архив. Это важно, ведь информация о прошлой деятельности или о проводимых операциях может понадобиться в самое неожиданное время. Поэтому документы стоит хранить с учетом всех правил, которые были сформированы в законодательном порядке.
В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.
Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации - очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего, конечно же, не терять - а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.
Хранение правоустанавливающих документов
В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ , любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только Устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев. Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота. Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц. Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав. Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации. Особые требования к порядку и срокам хранения правоустанавливающих документов установлены для акционерных обществ. 16 июля 2003 года было принято. Для юридических организаций других организационно-правовых форм, в частности для ООО, сроки и порядок хранения таких документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ. Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять. На этом листе должно быть указано название и реквизиты документа, а также его краткое содержание. Заверен должен быть такой "документозаменитель" двумя подписями - лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко. Но вернемся к срокам хранения правоустанавливающих документов. На самом деле, все достаточно просто - эти документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В соответствии с его разделом 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/муниципального архива о составе переданных документов приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что они подлежат постоянному хранению. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения - это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .Хранение бухгалтерских и налоговых документов
Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований, все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию можно условно разделить на две большие группы:- Первичные документы.
- Учетные документы.
