Курсовая работа: Документирование трудовых отношений

Государственный Комитет Российской Федерации по высшему образованию

Российский Государственный Гуманитарный Университет

Историко-Архивный Институт

Кафедра документоведения

Законодательная и нормативная регламента - ция документирования трудовых право - отношений

Курсовая Работа

Студентки 2 курса вечернего отделения

Научный руководитель:

Доцент Быкова Т.А.

Москва, 1998

Введение ......................................................................................................... 3

1. Законодательная и нормативная регламентация
документирования приема на работу.................................................... 8

1.1. Составление и оформление заявления, анкеты,
трудового договора (контракта)....................................................... 9

1.2. Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела...................... 15

2. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнения работников................................................................................................ 19

3. Ведение трудовых книжек работников................................................. 22

Заключение.................................................................................................... 28

Список источников и литературы............................................................... 32

Введение.

Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов

(например, Кодекса законов о труде Российской Федерации - КЗОТ РФ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.) Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях. На неудовлетворительное состояние, а также плохую сохранность документов, в том числе кадровых, обратило внимание Правительство Российской Федерации и Правительство Москвы.

Мэр Москвы Ю.М. Лужков 19 октября 1993 года подписал распоряжение “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив”, за нарушение действующего законодательства по архивному делу”. Например, штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение).

В результате подписанного Председателем Правительства РФ В.С. Черномырдиным распоряжения об улучшении организации хранения документов по личному составу, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности. Таким образом, правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации общегосударственными законодательными и нормативными актами кадровой документации. При написании курсовой работы были использованы такие источника, как Кодекс законов о труде Российской Федерации , который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника – трудовой книжки. Незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, с подробным их содержанием является “Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров”.

Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах.

В пособии В.М. Пустозеровой и А.А. Соловьева подробно и популярно изложены такие вопросы, как правовые регулирование приема и увольнение работников.

Большое значение при рассмотрении отдельных процедур,

выполняемых кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, а также создаваемых при этом документов и регламентации их с точки зрения трудового законодательства и различных нормативных актов имеет статья Т.В. Кузнецовой “Работа с кадровыми документами”.

Важнейший правовой акт – приказ по личному составу – регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно и подробно рассмотрела в своей работе В.С. Иритикова.

Таким образом, источники и литература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) – документирование трудовых правоотношений.

Структура данной курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка источников и литературы.

1. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

Трудовые книжки;

Личные карточки формы – Т-2;

Личные дела;

Лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

М.В. Стенюков в своей работе отмечает, что, при работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации”.

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

1.1. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет – свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об

образовании, трудовой книжкой.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Определение трудового договора (контракта) дает статья 15 КЗОТ: “Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон”.

В комментариях законодательства о трудовом договоре отмечается, что КЗоТ употребляет термины “трудовой договор” и “контракт” как равнозначные понятия, амонимы. “Такое соседство означает, что законодатель не видит различий между трудовым договором и контрактом”.

В статье 18 КЗоТ РФ указывается: “Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку”. Таким образом, “в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров” , и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Согласно статье 21 КЗоТ, при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев”.

В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты) заключаются:

На неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

На определенный срок не более пяти лет;

На время выполнения определенной работы.

Срочный договор (контракт) заключается, в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) – документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и
регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

1.2. Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказа по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному составу, согласно КзоТу РФ, доводятся до сведения работников под расписку.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года)) и личных карточек (форма № Т-2) – 75 лет.

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п.Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления; при необходимости – анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).

2. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя , согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы
№ Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.п.

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения, согласно статьям КЗоТа РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и/или личном деле.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение.

Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников,

должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ.

3. Ведение трудовых книжек работников.

Согласно статьи 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Лица, проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил – военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем

месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или
работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в “Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях”.

В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет
правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Раздел “Сведения о работе” представляют собой таблицу из 4-х граф: графа 1 - № записи, графа 2 – дата (число, месяц, год), графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку
в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Если работник выходит на пенсию, то производится “на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах. Заполнение и подпись “Представления”. Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.”

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп “Пенсия назначена” в разделе “Сведения о назначении пенсии”.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется – приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации , Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях , Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения , Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

“Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения”. Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт приказа по личному составу – правового акта,
издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций - должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Согласно статье 2 КЗоТ РФ каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет

возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Список источников и литературы.

I. Источники.

1. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.

2. Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 14.04.1985г. № 95/9 – 18). – ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988.

3. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения: Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД – М., 1989.

4. Распоряжение мэра Москвы от 19.10.93 № 595-рм “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив” за нарушение действующего законодательства по архивному делу”.

6. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 № 24 – ФЗ//Собрание законодательства РФ, 1995 № 8.

II. Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1994.

2. Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27

3. Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М.: Юрид. Лит-ра, 1994.

4. Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева, Н.А. Литвинцева. – М.: журн. “Секретарское дело”, 1996. – 490 с.: им. – (Спец. вып. Журн. “Секретарское дело”).

5. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996.

6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Прктич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 1996.

Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. – 1996 - № 4(2). – с. 9.

Распоряжение мэра Москвы от 19.10.93 № 595-рм “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив” за нарушение действующего законодательства по архивному делу”.

Кодекс законов о труде Российской Федерации (с измен. и доп. на 01.12.94), - М., 1994. – 94 с.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.

Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Поставновлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 11.04.95 № 95/9-18) – ИБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988. 45 с.

Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) – М.:Изд-во Брандес, 1994 – Ст.15.-с.6.

Введение

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций, остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, Кодекса законов о труде Российской Федерации КЗОТ РФ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.). Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

Мэр Москвы Ю. М. Лужков 19 октября 1993 года подписал распоряжение «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив», за нарушение действующего законодательства по архивному делу». Например, штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение).

В результате подписанного Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным распоряжения об улучшении организации хранения документов по личному составу, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т. д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности. Таким образом, правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов, как трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовые книжки, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации общегосударственными законодательными и нормативными актами кадровой документации. При написании курсовой работы были использованы такие источники, как Кодекс законов о труде Российской Федерации, который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника трудовой книжки. Незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, с подробным их содержанием является «Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров».

Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах.

В пособии В. М. Пустозеровой и А. А. Соловьева подробно и популярно изложены такие вопросы, как правовое регулирование приема и увольнения работников.

Большое значение при рассмотрении отдельных процедур, выполняемых кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, а также создаваемых при этом документов и их регламентации с точки зрения трудового законодательства и различных нормативных актов имеет статья Т. В. Кузнецовой «Работа с кадровыми документами».

Важнейший правовой акт приказ по личному составу, регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно и подробно рассмотрела в своей работе В. С. Иритикова.

Таким образом, источники и литература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) документировании трудовых правоотношений.

Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу

трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.

М. В. Стенюков в своей работе отмечает, что при работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта)

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т. д.

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т. п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и, если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

Определение трудового договора (контракта) дает статья 15 КЗОТ: «Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон».

В комментариях к законодательству о трудовом договоре отмечается, что КЗоТ употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы. Такое соседство означает, что законодатель не видит различий между трудовым договором и контрактом.

В статье 18 КЗоТ РФ указывается: «Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку». Таким образом, в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующим квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Согласно статье 21 КЗоТ, при заключении трудового договора (контракта) соглашением сторон может быть обусловлено испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что «срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, шести месяцев».

В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ, трудовые договора (контракты) заключаются:

на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
на определенный срок не более пяти лет;
на время выполнения определенной работы.

Срочный договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются, прежде всего, в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера, например для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т. д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются: прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т. п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу обычно согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному составу, согласно КЗоТу РФ, доводятся до сведения работников под расписку.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма №Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года)) и личных карточек (форма №Т-2) 75 лет.

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме №Т-2), оформляется личное дело.

Личное дело это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т. п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления; при необходимости анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма №Т-2), и, если это необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).

Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например при производственной необходимости или в случае простоя, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу, где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы №Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ.

Ведение трудовых книжек работников

Согласно статье 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из 4 граф: графа 1 № записи, графа 2 дата (число, месяц, год), графа 3 сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Если работник выходит на пенсию, то на основании списка работников пенсионного возраста производится подборка трудовых книжек: по данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного; регистрация заявления работника; консультации уходящего на пенсию; запись в заявлении о предоставляемых документах; заполнение и подпись «Представления»; комплектование документов для представления в органы социального обеспечения; запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе «Сведения о назначении пенсии».

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма №Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

Заключение

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации; Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения; Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности, большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения. Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт приказа по личному составу правового акта, издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТом РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Согласно статье 2 КЗоТ РФ, каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого ясно, что и в интересах работника, и в интересах работодателя правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Библиографический список

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. // Бюллетень Госкомтруда СССР, 1986 г. №1
Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 14.04.1985 г. №95/9 18). // ЦБНТ Госкомтруда СССР. М., 1988 г.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. // Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД. М., 1989 г.
Распоряжение мэра Москвы от 19.10.93 г. №595-рм «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу»
Кодекс законов о труде (с изм. и доп. на 01.12.94 г.). М.: Брандес, 1994 г.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. №24-ФЗ. // Собрание законодательства РФ, 1995 г. №8
В. И. Андреева. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1994 г.
В. С. Иритикова. Приказ по личному составу. // Секретарское дело, 1997 г. №1 с. 20 27

Государственный Комитет Российской Федерации по высшему образованию

Российский Государственный Гуманитарный Университет

Историко-Архивный Институт

Кафедра документоведения

Законодательная и нормативная регламента - ция документирования трудовых право - отношений

Курсовая Работа

Студентки 2 курса вечернего отделения

Научный руководитель:

Доцент Быкова Т.А.

Москва, 1998

Введение ......................................................................................................... 3

1.1. Составление и оформление заявления, анкеты,
трудового договора (контракта)....................................................... 9

3. Ведение трудовых книжек работников................................................. 22

Заключение.................................................................................................... 28

Список источников и литературы............................................................... 32

Введение.

Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах.

Большое значение при рассмотрении отдельных процедур,

1. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу.

Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

Трудовые книжки;

Личные карточки формы – Т-2;

Личные дела;

Лицевые счета по заработной плате.

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

1.1. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

образовании, трудовой книжкой.

В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты) заключаются:

На неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

На определенный срок не более пяти лет;

На время выполнения определенной работы.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

2. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

3. Ведение трудовых книжек работников.

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Список источников и литературы.

I. Источники.

II. Литература

2. Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27

3. Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М.: Юрид. Лит-ра, 1994.

5. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996.

Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. – 1996 - № 4(2). – с. 9.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М. Приор, 1996. – С. 69

Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996. – с.4.

Там же. – с. 3.

Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами// Секретарское дело. – 1996. - №4(2). – с. 12.

Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) – М.:Изд-во Брандес, 1994 – Ст.15.-с.6.

4.1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ.

Состав документации, оформляемой в кадровой службе: первичные учетные (например, личная карточка Т-2), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка), по социальному обеспечению (пенсионные) и т.д.

Ведение кадровой документации предусмотрено: Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.

Движение кадров:

* прием, перевод и увольнение работников;

* предоставление отпусков;

* командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда.

Прием на работу:

Трудовая книга (см. п. 4.3.)

Паспорт

Военный билет (для военнообязанных)

Основания приема на работу:

Заключенный письменно трудовой договор (контракт)

Личное заявление с просьбой о приеме

При необходимости - личный листок по учету кадров (или анкета), автобиография.

Прием на работу оформляется приказом по личному составу. Заполняется личная карточка Т-2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Основания для перевода на другую работу:

Личное заявления работника

Представление о переводе

Случай производственной необходимости

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д.

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.

Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса.

Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.

Командирование сотрудников предприятия, как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения(ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.

При изменении условий и оплаты труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия), а затем оформляются приказы по личному составу.

При изменении анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества и др.) работник обязан представить в кадровую службу документы-основания, полученные в других организациях (например, свидетельство о браке с зафиксированным в нем изменением фамилии, выданное органами ЗАГС).

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров документируются посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков, докладных записок, актов.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности оформляются на одинаковых бланках. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола "Приказываю", как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТа.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно КЗоТ, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата, номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12-км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

Личное заявление работника о приеме , переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. (Образец личного заявления дан в приложении).

Трудовой контракт , как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника. (Примерная форма контракта в приложении).

Представление о переводе имеет унифицированную форму и включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Представление о переводе готовится руководителем структурного подразделения, адресуется руководителю предприятия, согласовывается с заинтересованными лицами. Руководитель предприятия после рассмотрения представления проставляет резолюцию, на основании которой в дальнейшем готовится приказ о переводе. В тексте представления должна быть отражена оценка производственной деятельности работника и обоснованы причины перевода. (Форма представления о переводе в приложении 8).

Очередность ежегодных отпусков работников предприятия отражается в графике отпусков - документе, закрепляющем распределение очередных отпусков на предстоящий календарный год. На крупных предприятиях графики отпусков составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровой службой готовится сводный график для всего предприятия.

При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы предприятия, личные пожелания сотрудников и т.п. При наличии на предприятии профсоюзной организации график отпусков согласовывается с профсоюзным комитетом. Сводный график отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем предприятия.

Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, гриф согласования с профсоюзной организацией.

Содержательная часть графика отпусков (реквизит "Текст") представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. (Форма графика отпусков в приложении 9).

При необходимости переноса срока отпуска на другое время руководителем кадровой службы с согласия работника и руководителя структурного подразделения, где он работает, вносятся изменения в график отпусков. В целях сокращения количества внутренних документов уточнение времени отпуска рекомендуется проводить в оперативном порядке, без составления заявления. В течение года в график вносятся фактические сроки пребывания каждого работника в очередном отпуске и причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков.

Другие документы, являющиеся в конкретных случаях основанием для издания приказов по личному составу (докладные записки, акты, протоколы, служебные письма и др.), оформляются по общим для этих видов документов правилам, описанным в разделе "Оформление личных дел". Специальные документы-основания (например, свидетельство о браке или документ о полученном образовании) имеют установленную соответствующими органами форму.

4.2. Документирование оценки труда работников.

Труд работников предприятия характеризуется и оценивается администрацией при проведении аттестации или присвоения квалификационных разрядов, при решении вопросов о поощрении и вынесении взысканий, при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма.

Для проведения аттестации и решения вопросов о присвоении квалификационных разрядов на предприятии должна быть создана аттестационная (квалификационная) комиссия. Состав комиссии и график ее работы устанавливается в приказе руководителя предприятия. Порядок работы комиссии отражается в Положении об аттестационной (квалификационной) комиссии, утверждаемом руководителем предприятия (или его приказом).

При подготовке к аттестации составляется отзыв или заключение о работе аттестуемого (пишутся в произвольной форме). Отзыв должен содержать развернутую оценку производственной деятельности работника и перспективы его работы на предприятии (возможный профессиональный рост, выдвижение в резерв, повышение квалификации и др.). Отзыв подписывается руководителем структурного подразделения, а при отсутствии структурных подразделений на предприятии - заместителем руководителя или ведущим специалистом.

На заседаниях аттестационной (квалификационной) комиссии коллегиально решаются вопросы оценки деятельности работников или уровня их квалификации, что отражается в протоколе заседания комиссии. В повестке дня данного протокола содержится информация о том, кто аттестуется или кому присваивается квалификационный разряд (фамилия, инициалы, структурное подразделение, должность). В тексте протокола в разделе "Постановили" показываются результаты хода обсуждения вопроса на заседании, т.е. принятые аттестационной или квалификационной комиссией решения по данной кандидатуре и результаты голосования.

В постановляющей части протокола аттестационной комиссии должны содержаться рекомендации по кандидатуре аттестуемого (например, предложение о повышении или понижении в должности, о включении в резерв на выдвижение, об изменении должностного оклада, о направлении работника на повышение квалификации, решение о несоответствии работника занимаемой должности и т.д.).

В постановляющей части протокола квалификационных комиссий показывается решение вопроса о повышении или снижении квалификационного разряда работнику.

Результаты аттестации отражаются в аттестационном листе работника, представляющем собой документ, содержащий оценку деятельности работника и рекомендации аттестационной комиссии. Форма аттестационного листа разрабатывается кадровой службой предприятия. Аттестационный лист заполняется после заседания аттестационной комиссии. Первый экземпляр аттестационного листа и отзыв о работе сотрудника предприятия помещаются в его личное дело.

Оценка деятельности работника предприятия может быть отражена и в таких документах, как характеристика, рекомендация, рекомендательное письмо. Характеристика составляется на стандартном листе бумаги в произвольной форме и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, подписи, дату, печать. В текст характеристики, как правило, включаются следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; год рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы на предприятии; деловые качества; отношение к работе; профессиональный рост; наличие правительственных наград и поощрений; целевое назначение характеристики (для предоставление в какое учреждение она выдана).

Если характеристика утверждалась на заседании общественной организации, в тексте дается ссылка на номер и дату протокола заседания этой организации.

Характеристика подписывается руководителем предприятия, руководителем структурного подразделения (ведущим специалистом), председателем профсоюзной организации. Ниже подписей проставляется дата составления характеристики. Подписи на характеристике заверяются гербовой печатью (при ее наличии) предприятия. Копия выданной характеристики помещается в личное дело работника.

При составлении характеристик и рекомендательных писем следует отказаться от тех шаблонов и обобщенных формулировок, которые приняты в практике работы некоторых предприятий и не отвечают требованиям сегодняшнего дня в вопросах подбора и расстановки кадров. Формальные, неконкретные, односторонние характеристики не выполняют своей главной задачи - объективно охарактеризовать работника, дать полное представление о его деловых качествах и личностных особенностях, без чего невозможно наиболее рационально использовать имеющиеся у работника знания, опыт, профессиональные навыки и т.д.

Важнейшей составной частью характеристики является реальная оценка производственной деятельности работника, его отношение к порученному делу, качество выполнения работы, стремление к повышению квалификации, перспективы профессионального роста, взаимоотношения с трудовым коллективом.

Выдаваемая работнику характеристика или рекомендация может предварительно обсуждаться на собрании трудового коллектива. В предусмотренных законодательством случаях характеристика может выдаваться по запросу другой организации (военкомата, милиции, суда, прокуратуры и т.д.).

Отношение администрации предприятия к работнику находит свое отражение и в приказах по личному составу. В приказах о поощрении, премировании или наложении взыскания обязательно должны быть указаны причина и вид поощрения или взыскания. Основанием для издания таких приказов обычно являются докладные записки, объяснительные записки, представления о поощрении.

Представление о поощрении включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подписи, визы. В тексте представления о поощрении должна быть охарактеризована производственная деятельность работника, указаны мотивы поощрения и предлагаемый вид поощрения. Представление подписывается руководителем, которому непосредственно подчинен работник. В составлении этого документа могут участвовать члены общественных организаций (например, профкома). В визировании представления о поощрении участвуют заинтересованные лица. (форма представления - приложение 10; образец приказа - приложение 11).

4.3. Ведение трудовых книжек работников.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. при оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядов Вооруженных Сил - военный билет.

2.4.4. Документы по трудовым отношениям

Распорядительная деятельность органов управления заключается и в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан и издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд.

Трудовые отношения в организации, независимо от форм собственности, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее – ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.), определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям.

К документам по трудовым отношениям относятся : трудовые договора (соглашения), приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, составляющие личное дело работника.

Документы по трудовым отношениям ведутся с момента поступления работника в организацию и хранятся после их увольнения 75 лет. Поэтому они выделяются в самостоятельную группу документов.

Последовательность оформления и состав документов по приему на работу приведены в приложении 33.

Основными документами по трудовым отношениям являются: резюме, трудовой договор, заявление, приказ по личному составу, личная карточка формы Т-2, характеристика работника, анкета, автобиография и другие документы личного характера.

Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями на вакантную должность с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Образец оформления резюме приведен в приложении 34.

Трудовой договор – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требования сторон. Трудовой договор всегда заключается в письменной форме и является юридическим подтверждением того, что стороны состоят в трудовых отношениях, и при возникновении трудовых споров является основным документом для судебного разбирательства. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, подписывается работником и работодателем и заверяется печатью организации. Один экземпляр трудового договора хранится в личном деле работника, а второй выдается ему на руки.

Для оформления трудового договора используются реквизиты: наименование документа; дата; индекс; место составления; заголовок к тексту; текст; юридические адреса сторон; подписи сторон; печать организации.

В тексте трудового договора указываются наименования сторон, заключивших договор, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, предмет договора, порядок выполнения обязательств, режим работы и другие вопросы, регулирующие трудовые отношения.

Заявление – это документ личного характера, оформляемый работником для решения проблем личного и служебного характера.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию на конкретную должность. При оформлении заявления используется стандартный лист бумаги формата А4 и следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); справочные данные об авторе; наименование вида документа; текст; дата; подпись составителя заявления.

Заявление, с визами руководителей структурных подразделений (в случае необходимости) и руководителя организации является основанием для издания приказа о приеме на работу (приказа по личному составу).

Образец оформления заявления о приеме на работу приведен в приложении 37.

Приказ по личному составу.

Прием гражданина на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) оформляется приказом по личному составу.

Приказ о зачислении на должность (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) доводится работнику под расписку.

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и содержат реквизиты: наименование организации; наименование документа; дату, регистрационный номер, заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации.

В заголовке к тексту приказов по личному составу пишут слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о поощрении; о наложении административного взыскания или по личному составу.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» и состоит из пунктов. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, предоставить, объявить, освободить и т. д.

Фамилия работника, указываемого в приказе, пишут полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными. Затем указывают должность, структурное подразделение и содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в приказе о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким должностным окладом принимается работник.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

В приказе об увольнении (освобождении от должности) обязательно указывают статью ТК РФ, на основании которой происходит увольнение.

После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит «Основание» (личное заявление работника, представление, докладная записка, трудовой договор и т. д.), причем статья кодекса не входит в реквизит «Основание», а является частью текста приказа.

Образец оформления приказа по личному составу приведен в приложении 20, 21.

Личная карточка формы Т-2.

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом, заполняется на всех работников организации (постоянных, временных, совместителей и т. д.) и составляет картотеку персонала организации.

Карточка заполняется работниками кадровых служб организации на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании или квалификации, решения аттестационной комиссии и т. д.) и хранится в отделе кадров организации.

Личная карточка формы Т-2 является учетным документом качественного и количественного учета персонала и постоянно отслеживается работниками кадровых служб организации и имеет трафаретную форму.

Характеристика работника – это официальный документ, выдаваемый руководством организации работнику по его личной просьбе.

В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности работника, оценка его деятельности и моральных качеств и другие сведения по просьбе работника.

Характеристика оформляется на общем бланке организации и имеет реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; указание должности лица, которому выдается характеристика; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи должностных лиц и печать организации.

В тексте характеристики выделяют логически связанные между собой составные части: анкетные данные работника; данные о трудовой деятельности в организации; оценку моральных и деловых качеств, отношение к работе, взаимоотношения в коллективе, поощрения и взыскания работника; вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Анкета – это документ, содержащий основные автобиографические данные работника, заполняемый собственноручно по трафаретной форме на основании подлинных документов в присутствии работников кадровой службы организации и заверяемый печатью организации.

Автобиография – это документ, заполняемый работником собственноручно, и содержащий основные сведения о его биографии.

Автобиография типового формуляра оформления не имеет и составляется в произвольной форме на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу. Все сведения в автобиографии даются в хронологическом порядке и должны отражать жизненный путь работника, его квалификацию и общественную деятельность.

В автобиографии обычно указывают; название документа; справочные данные о рождении и проживании работника; сведения о родителях и семье работника; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и занимаемую должность; награды и поощрения; участие в общественной работе и другие сведения; дату составления. Автобиография подписывается ее автором.

Личное дело работника. В личное дело, заводимое на работника при приеме его на работу, представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. В личное дело помещают следующие документы: заявление; личную карточку по форме Т-2; приказ о приеме на работу; автобиографию; анкету; трудовой договор; копии документов об образовании и другие документы, по решению организации, относящиеся к работнику.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и служащий для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.

Порядок заполнения трудовой книжки регламентируется ТК РФ и другими нормативными актами.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников организаций, независимо от их формы собственности, проработавших в организации свыше пяти дней, (в том числе на сезонных и временных работников, работающих по договору, нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию).

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся.

Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица и печатью организации.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякие рода сокращения при внесении записей в трудовую книжку не допускаются.

При оформлении в трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение с работы;

3) сведения о награждениях и поощрениях, присвоениях почетных и специальных званий, предусмотренных действующим законодательством;

4) сведения об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, подтвержденных соответствующими документами и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по другим основаниям) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причин увольнения.

Работник имеет право периодически контролировать правильность ведения его трудовой книжки.

Оформленная трудовая книжка выдается работнику под расписку в день его увольнения. В других случаях, по просьбе работника, ему выдается заверенная выписка сведений о работе из трудовой книжки.

Руководство организации не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки уволенному работнику.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации, а затем сдаются на хранение в архив. На сданные в архив трудовые книжки составляются опись и акт, копии которых хранятся в кадровой службе организации.

По истечении установленного срока хранения трудовые книжки уничтожаются установленным порядком.

Данный текст является ознакомительным фрагментом. Из книги Совместная деятельность: бухгалтерский учет и налогобложение автора Никаноров П С

Официальные документы Гражданский кодекс Российской ФедерацииЧасть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗИзвлеченияГлава 55. Простое товариществоСтатья 1041. Договор простого товарищества1. По договору простого товарищества (договору о совместной деятельности) двое или несколько лиц

Из книги Отпускные и социальные выплаты автора Панченко Т М

Официальные документы Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 197-ФЗИзвлеченияГлава 19. ОтпускаСтатья 114. Ежегодные оплачиваемые отпускаРаботникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.Статья 115.

Из книги Заработная плата автора Климова М А

Вынесение судами решений по трудовым спорам 60. Работник, уволенный без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения, подлежит восстановлению на прежней работе. При невозможности восстановления его на прежней работе вследствие ликвидации

Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна

4.4. Документы Документ любого вида, как правило, имеет номер и дату. Документ также имеет реквизиты и табличные части. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных (например, список работников организации в документе начисления заработной

Из книги 1С: Предприятие. Торговля и склад автора Суворов Игорь Сергеевич

3.3. Документы Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в «1С: Предприятие» могут использоваться документы. Как правило, набор документов в «1С: Предприятие» совпадает с набором реальных первичных документов,

Из книги Бухгалтерский учет с нуля автора Крюков Андрей Витальевич

ДОКУМЕНТЫ Вообще говоря, документ – это деловая бумага. С точки зрения бухгалтерии документ – это лист бумаги с таким текстом, который подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни организации. Документ можно изготовить разными способами,

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Раздел 4 Документы – управленческие решения. документы планирования и

Из книги Экономический анализ. Шпаргалки автора Ольшевская Наталья

10. Экономический анализ в период перехода к рыночным отношениям На этапе перехода к рыночным отношениям перед анализом хозяйственной деятельности как наукой встали новые задачи, определяющие новые направления развития. Перестройка хозяйственного механизма и его

Из книги Увольнение [Как защитить свои права и найти новую работу] автора Рогожин Михаил Юрьевич

Глава 20. Увольнение в связи с наступлением случая, предусмотренного трудовым договором с руководителем, членом коллегиального исполнительного органа предприятия (организации, учреждения) Особенности увольнения в связи с наступлением случая, предусмотренного трудовым

Из книги Секретарское дело автора Петрова Юлия Александровна

Глава 4. Документация по трудовым отношениям 4.1. Заявление о приеме на работу Заявление о приеме на работу – это документ, содержащий просьбу соискателя, успешно прошедшего этап отбора, о приеме на работу (на конкретную должность, для исполнения строго определенной

Из книги Как заполучить расположение начальства автора Дельцов Виктор

Важно уделять внимание отношениям Отношения в коллективе, возглавляемом женщиной, являются одним из способов выжить именно в этом коллективе именно на этой должности, а не низшей. Причем мы имеем в виду не только взаимоотношения с начальницей, но и с коллегами. Ведь если

Из книги Управляемое банкротство автора Савченко Даниил

3.2.4. Работа с трудовым коллективом Каким бы тяжелым ни было положение фирмы-должника, руководству необходимо своевременно позаботиться о своих работниках.Во-первых, не стоит задерживать заработную плату. Это грозит очень неприятным общением с представителями трудовой

автора Армстронг Майкл

ПОДХОД УЧР К ОТНОШЕНИЯМ С РАБОТНИКАМИ МОДЕЛЬ УЧР Философия УЧР изложена в следующих рекомендациях, которые составляют модель отношений с работниками: стремление к приверженности – овладение «сердцами и умами» работников, чтобы привести их к отождествлению себя с

Из книги Практика управления человеческими ресурсами автора Армстронг Майкл

ПОДХОДЫ К ОТНОШЕНИЯМ С РАБОТНИКАМИ Служба по вопросам производственных отношений Великобритании (1994 г.) выделила четыре похода к политике отношений с работниками: Антагонистический: организация решает, что она хочет сделать, и ждет от работников соответствия этим

Из книги Работа мечты. Как построить компанию, которую любят автора Шеридан Ричард Бринсли

От разговоров к отношениям, от отношений к ценностям Общение помогает решать проблемы по мере их возникновения. Когда мы используем разговор в качестве строительного материала для наших ритуалов встреч, мы действительно начинаем функционировать как единая

Из книги Путь Caterpillar [Уроки лидерства, роста и борьбы за стоимость] автора Бушар Крейг

Caterpillar и Национальный совет по трудовым отношениям В марте 2011 г. крупнейший производитель пассажирских самолетов Boeing Inc. был вовлечен в серьезный спор с Национальным советом по трудовым отношениям. Компанию обвинили в том, что она перенесла работу над своим новым