Публикуем весь перечень документов, касающихся хранения и обработки персональных данных на сайте, с образцами и рекомендациями по их заполнению.
Список мер обеспечения безопасности внушительный, и для успешного прохождения проверки Роскомнадзора нужно подготовить немало документов. Чтобы все это понять, требуется техническая подготовка. Для новичка это не так просто, но лучше обезопасить себя.
Некоторые компании и сайты оказывают услуги в их подготовке: Контур , Б-152 , FreshDoc . А можно скачать шаблоны этих документов.
В любом случае, вы должны проверить внутренние системы защиты персональных данных и подготовить документы:
1. Перечень сведений конфиденциального характера
Это документ, в котором будет содержаться информация обо всех категориях и видах персональных данных, которые вы обрабатываете. Укажите, что Перечень разработан в соответствии с законом «О персональных данных» и Уставом организации (если вы представляете юрлицо), четко обозначьте ВСЕ виды категории персональных данных. Это можно сделать в виде таблицы. В этом же документе советуем указать цели и сроки обработки персональных данных. Пример .
2. Инструкция администратора информационной безопасности
Администратор информационной системы персональных данных назначается приказом руководителя. В Инструкции перечисляем должностные обязанности, такие, например, как «знать и выполнять требования всех регулирующих документов, которые регламентируют порядок по защите информации», «обеспечивать установку, настройку и обновление информационной системы персональных данных», «обеспечивать функционирование средств защиты системы», «обеспечивать выполнение требований по обеспечению безопасности информации» и пр. Примеры: первый , второй .
3. Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию обработки персональных данных и перечне мер по защите персональных данных (для организаций).
4. Перечень персональных данных, подлежащих защите в информационных системах.
Пример.
Рекомендации Роскомнадзора по составлению документа , определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»
5. Приказ об утверждении мест хранения персональных данных.
Если вы храните персональные данные на материальных носителях, необходимо утвердить места хранения. Пример .
6. Перечень помещений, в которых ведется обработка персональных данных.
7. Инструкция пользователей информационной системы персональных данных.
Этот документ определяет должностные обязанности всех, кто работает с персональными данными (осуществляет обработку и пр.). Пример.
8. Приказ о назначении комиссии по уничтожению персональных данных.
Уничтожению персональных данных придается особое значение. После того, как цели обработки выполнены, персональные данные должны быть уничтожены. Подробнее про уничтожение персональных данных написано . Пример Приказа .
9. Проект системы защиты информационной системы персональных данных. Пример .
10. Порядок резервирования и восстановления работоспособности технических средств и программного обеспечения, баз данных и средств защиты информации. Пример .
11. План внутренних проверок режима защиты персональных данных.
План можно сделать в виде таблицы, там укажите, с какой периодичностью будут осуществляться проверки режима и оборудования. Пример .
12. Приказ о вводе в эксплуатацию информационной системы персональных данных, заключение о вводе в эксплуатацию информационной системы персональных данных. Пример .
13. Журнал учета носителей информации информационной системы персональных данных.
14. Журнал учета мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных.
Журнал можно сделать в виде таблицы и записывать туда проводимые мероприятия. Пример .
15. План проведения внутренних проверок состояния защиты ПД.
Образец документа можно найти и .
16. Журнал учета обращений граждан-субъектов персональных данных о выполнении их законных прав.
Сюда запишите всех, кто обращается за информацией о своих персональных данных. Пример .
17. Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации. О регулировании .
18. Положение о разграничении прав доступа к обрабатываемым персональным данным. Пример .
19. Акт классификации информационной системы персональных данных.
Информационная система – «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» (Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»). Примером информационной системы может быть база данных, содержащая персональные данные, используемая в вашей организации. Даже если вы просто владелец сайта, то говорить об информационной системе мы можем тогда, когда собранные на сайте персональные данные заносятся в базу и потом обрабатываются.
20. Инструкция по проведения антивирусного контроля в информационной системе персональных данных. Пример .
21. Инструкция по организации парольной защиты.
22. Журнал периодического тестирования средств защиты информации.
23. Форма акта уничтожения документов, содержащих персональные данные.
Если вы владелец сайта, обязательно создайте список, в котором вы будете фиксировать уничтожение персональных данных (что было сделано и когда). Пример и ещё .
24. Журнал учета средств защиты информации(перечень технических средств). Пример .
25. Журнал проведения инструктажа по информационной безопасности (для организаций).
26. Инструкция пользователю по обеспечению безопасности при возникновении внештатных ситуаций.
27. Приказ о перечне лиц, допущенных к обработке персональных данных.
28. Положение о защите персональных данных.
Цель этого документа – защитить персональные данные от несанкционированного доступа. В Положении можно прописать следующее: понятия из законодательства, цели и основания для обработки, права и обязанности оператора и субъектов персональных данных.
Опишите, как регламентируется внутренний доступ к персональным данным, кто имеет право доступа, каким образом ограничивается доступ, какие меры внутренней и внешней защиты применяются (пароли, регламентация состава работников, имеющих доступ к работе с персональными данными, обеспечение безопасности хранения персональных данных от посторонних), обязательно укажите ответственность за разглашение (для сотрудников).
29. Соглашение о неразглашении персональных данных.
Это соглашение подписывает каждый, кто имеет доступ к персональным данным. Перечислите все сведения, не подлежащие разглашению, объясните, почему и зачем это делается («я понимаю, что мне приходится заниматься сбором, хранением, обработкой персональных данных, обязуюсь соблюдать все требования, описанные в «Положении о защите персональных данных»»). Пример .
30. План мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных.
В этом документе укажите мероприятия, сроки и исполнителя: установку антивирусной программы, установку паролей, внедрение доработок и обновлений и пр. Пример .
31. Модель угроз безопасности в информационной системе персональных данных.
Угрозы безопасности – совокупность условий и факторов, создающих опасность несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий при их обработке в информационной системе персональных данных.
В соответствии со статьей 19 закона «О персональных данных» персональные данные должны быть защищены от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий. .
Смысл этого документа – определить возможные угрозы безопасности системы персональных данных и описать, какие способы защиты будут использоваться при их возникновении. Пример .
32. Форма ответа на запрос субъекта персональных данных. Пример .
Не забывайте заполнять и обновлять эти документы!
Если после прочтения материала у вас остались вопросы (вы не совсем поняли, что является персональными данными, сомневаетесь, надо ли регистрироваться в реестре Роскомнадзора, не знаете, как оформить соглашение об обработке данных, и прочее, и прочее), пишите на [email protected].
ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Гультяева К.И.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Тюменский государственный университет»
rok
_1212_92@
mail
.
ru
Для выполнения своих обязательств в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства работодатель должен использовать и оперировать персональными данными работника. Однако закон о персональных данных требует от работодателя, который в данном случае является «оператором персональных данных» и выполняет «обработку персональных данных» , обеспечить безопасность этой информации.
В соответствии с гл. 14 ТК РФ каждая организация обязана разработать и ввести в действие локальные нормативные акты, которые определяют порядок работы с персональными данными ее работников.
Такими локальными актами, как правило, являются:
Положение об обработке и защите персональных данных;
Приказ об утверждении обязательств о неразглашении персональных данных;
Перечень должностей, допущенных к персональным данным;
Приказ о назначении ответственных лиц за организацию обработки персональных данных;
Согласие на обработку персональных данных работника Оператора, иных субъектов персональных данных;
Для выполнения всех требований законодательства работодатель должен соблюсти ряд условий обработки персональных данных. Перед заключением трудового договора работник должен дать согласие на обработку персональных данных. В этом согласии должны быть указаны следующие сведения:
- Ф.И.О., адрес работника, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- наименование и адрес работодателя, получающего согласие сотрудника;
- цель обработки персональных данных;
- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;
- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
- срок, в течение которого действует согласие;
- порядок отзыва заявления.
- подпись работника.
Согласно ст. 9 Закона №?152?ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Оно может быть дано работником (его представителем) в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме (письменной, в форме электронного документа, подписанного в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №?63?ФЗ «Об электронной подписи» электронной подписью).
Положение о защите персональных данных работников. Этот документ регламентирует в рамках отдельной организации требования к получению, обработке персональных данных работника, установить гарантии их защиты, порядок хранения и использования, а также права работника по защите его персональных данных и ответственность работодателя за их охрану и защиту. Иными словами, организация на основе российского законодательства и с учетом особенностей кадрового учета создает и закрепляет нормативным актом порядок работы с персональными данными.
В Положении должны быть указаны:
Цель и задачи фирмы в области защиты персональных данных;
Понятие и состав персональных данных;
В каких структурных подразделениях и на каких носителях (бумажных, электронных) накапливаются и хранятся эти данные;
Как происходит сбор персональных данных;
Как они обрабатываются и используются;
Кто (по должностям) в пределах фирмы имеет к ним доступ;
Как персональные данные защищаются от несанкционированного доступа;
Права работника в целях обеспечения защиты своих персональных данных;
Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работников.
При его разработке используют общие правила оформления организационных документов: в заголовочной части указываются наименование организации, дата и номер документа, в правом верхнем углу располагается гриф утверждения.
Положение об обработке и защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. А вводится в действие этот документ приказом руководителя.
В разделе «Общие положения» формулируется цель разработки персональных данных, даются ссылки на законодательные акты, на основании которых создан документ, определяется порядок введения положения в действие и порядок его пересмотра. Здесь же устанавливается конфиденциальность информации и ответственность должностных лиц организации за разглашение персональных данных.
Второй раздел, «Состав персональных данных работника», включает список данных работника, которые он сообщает работодателю при наступлении трудовых отношений, и сведений, возникающих в ходе этих отношений. Кроме того, здесь должна содержаться информация, необходимая организации для предоставления в военкоматы, органы налоговой службы, социального обеспечения, Пенсионного фонда. Раздел небольшой по объему, но принципиально важный для работников организации. Так, в него могут войти следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения;
- место рождения;
- гражданство;
- знание иностранного языка;
- образование;
- специальность, профессия;
- стаж работы;
- состояние в браке;
- состав семьи;
- паспортные данные;
- адрес места жительства (по паспорту и фактический), дата;
- регистрации по указанному месту жительства, телефон;
- сведения о воинском учете;
- сведения о заработной плате.
В разделе «Создание, обработка, хранение персональных данных», как правило, содержится информация о структурных подразделениях организации (или о должностных лицах), которые работают с персональными данными. Здесь же следует указать виды носителей (только традиционная бумажная форма, сочетание традиционной и электронной формы), на которых фиксируются персональные данные.
В четвертом разделе, «Доступ к персональным данным», устанавливается порядок пользования персональными данными каждым структурным подразделением организации. Оговаривается порядок доступа к ним должностных лиц и работника, к которому эти сведения относятся, третьих лиц по доверенности работника, порядок предоставления персональных данных другим организациям и гражданам. Например: «Персональные данные работников организации предоставляются в установленном порядке в органы Пенсионного фонда РФ, в органы социального обеспечения, контрольно-надзорным органам. Персональные данные работников организации предоставляются страховым компаниям, банкам, благотворительным организациям, негосударственным пенсионным фондам при наличии копии договора с работником и его письменного согласия».
В разделе положения, «Защита персональных данных», перечисляются меры защиты информации от несанкционированного доступа и разглашения. Необходимо указать, в каких структурных подразделениях организации хранятся документы и электронные носители, содержащие персональные данные. Это может быть служба кадров, бухгалтерия, служба безопасности, отдел режима и т.д. Следует описать меры защиты данных, хранящихся в бумажной форме, – запирающиеся шкафы, сейфы, опечатанное помещение, пропускной режим и т.п., а также меры защиты сведений на электронных носителях.
В разделе «Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников» прописывается ответственность лиц, нарушивших данный документ.
Положение о защите персональных данных подписывается руководителем кадровой службы. Документ может быть согласован с заинтересованными должностными лицами, например работниками бухгалтерии, юридической службы, службой безопасности и др. С ним следует ознакомить весь персонал организации под расписку.
Сотрудники, принимаемые на работу, знакомятся с положением о защите персональных данных точно так же, как и с другими локальными актами организации – коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией и др. При этом в соответствии со ст. 68 ТК РФ такое ознакомление проводят под роспись и до подписания трудового договора.
Мерой защиты персональных данных является и обязательство должностных лиц организации о неразглашении персональных данных. (Приложение 4) В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» работа с такими сведениями считается неавтоматизированной при непосредственном участии человека.
Следовательно, от всех сотрудников организации, имеющих отношение к получению, обработке, хранению персональных данных, должны быть получены расписки о неразглашении. Форма такой расписки может быть дана в приложении к документу. Сами расписки должны храниться в одном деле с подлинником положения. По мере смены должностных лиц эти обязательства должны обновляться.
Далее согласно ст. 6 Положения № 687 все работники работодателя, работающие с персональными данными, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки. Для реализации этой нормы права целесообразно заключить со всеми работниками соответствующий договор.
В этом документе, который может быть частью соответствующего трудового договора, должны быть указаны обязанности работников, их ответственность за нарушения режима конфиденциальности.
Можно сказать, что защита, хранение и обработка конфиденциальной информации (персональных данных) является трудоёмкой и для этого в организациях разрабатывается много важных документов.
Список использованных источников:
1. Герасимов Е.С. Трудовое право России: учебник для бакалавров / Е.С. Герасимов, Ю.П. Орловский.-М.:Изд. Юрайт, 2014. - 854 с.
2. Давыдова Е.В. Персональные данные работников / Е. В. Давыдова // Отдел кадров коммерческой организации. - 2015. - №3.
3. Соколова Г.А. Персональные данные работников / Г. А. Соколова // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2013. - №7.
4. Тихомирова Л. В. Защита персональных данных работника: учеб.-практ. пособие / Л.В. Тихомирова. - М.: 2013.
5. Как оформить Положение о защите персональных данных сотрудников [Электронный ресурс] / Справ. бухгалтера. - 2014. - http://www.buhgalteria.ru/article/n50559
Сотрудникам кадровой службы постоянно приходится иметь дело с персональными данными работников организации.
Персональные данные работников
Сотрудникам кадровой службы постоянно приходится иметь дело с персональными данными работников организации. Причем деятельность по работе с персональными данными включает не только их получение как у потенциальных, так и у работающих сотрудников, но и обработку, хранение, передачу и иные виды использования этих сведений. Однако не всегда кадровики имеют полное представление о правилах работы с персональными данными, не во всех организациях разработаны и утверждены соответствующие локальные нормативные акты. Нередко имеют место случаи нарушения прав работников на защиту персональных данных. Вместе с тем действующее законодательство устанавливает довольно жесткие меры ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, в связи с чем владение информацией о правилах работы с ними является на сегодняшний день достаточно актуальным.
Основную правовую базу в этой сфере составляют Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (вступил в силу с 26 января 2007 г., далее - Закон N 152-ФЗ). Редакция ТК РФ, вступившая в силу в октябре 2006 г., внесла изменения в гл. 14 "Защита персональных данных работника", большинство из которых носит технический характер и связано с принятием Закона N 152-ФЗ. Но среди них есть и более существенные изменения, касающиеся передачи персональных данных и наказания лиц, виновных в нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных. Эти нововведения будут изложены ниже.
Что такое персональные данные?
Прежде всего выясним, какие именно сведения могут быть отнесены к персональным данным.
Согласно ст. 3 Закона N 152-ФЗ персональные данные представляют собой любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому на основании такой информации лицу, в том числе его:
Фамилия, имя, отчество;
Год, месяц, дата и место рождения;
Семейное, социальное и имущественное положение;
Образование и профессия;
Доходы и другая информация.
Как видно, Закон N 152-ФЗ содержит довольно широкий список сведений, относящихся к персональным данным. Приведенный перечень является открытым. Но все ли из этих данных необходимы для успешного осуществления работником его трудовых функций? Безусловно, нет. К примеру, информация о социальном и имущественном положении не относится к трудовой деятельности работника. С учетом этого ТК РФ более узко определяет персональные данные работника.
В частности, в соответствии со ст. 85 ТК РФ персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Другими словами, это сведения, которые могут охарактеризовать человека именно как работника. Каких-либо иных критериев, как и конкретного перечня персональных данных работника, ТК РФ не устанавливает. Как правило, это информация, необходимая для заключения трудового договора, заполнения личной карточки, назначения на другую должность и т.д.
Персональные данные работника содержатся в следующих документах:
В документе, удостоверяющем личность работника;
В трудовой книжке работника;
В страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования;
В документах воинского учета;
В документах об образовании, квалификации или о наличии специальных знаний или подготовки;
В иных документах, представляемых работником (справки, резюме, грамоты и др.);
В приказах по персоналу;
Докладных и аналитических записках;
В материалах служебных проверок и расследований.
Перечень документов, из которых можно почерпнуть персональные данные работника, также является открытым. Кроме того, в зависимости от конкретной ситуации информация может быть предоставлена работником и устно либо путем заполнения различных анкет, опросных листов. Значительная часть бумаг, содержащих персональные данные работника, находится в его личном деле.
Важно, что персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации. Конфиденциальность означает, что любое лицо, получившее доступ к персональным данным, не должно допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания (ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Не требуется обеспечивать конфиденциальность обезличенных и общедоступных персональных данных.
Так, к обезличенным персональным данным относятся данные, в отношении которых невозможно определить их принадлежность к конкретному лицу. А если не известно, кому именно принадлежат эти данные, то режим конфиденциальности снимается.
К общедоступным персональным данным относятся данные, доступ к которым с согласия гражданина может быть предоставлен неограниченному кругу лиц (например, с согласия гражданина такие сведения находятся в справочниках, адресных книгах и др.). В общедоступных источниках могут содержаться сведения о профессии, квалификации. Поскольку любой желающий имеет к ним доступ, то специальной охраны они уже не требуют.
Работодатель должен обеспечивать "секретность" персональных данных работника. Как правило, сбором и обработкой персональных данных в конкретной организации занимаются сотрудники кадровых служб или бухгалтеры. В трудовом договоре с работниками, обрабатывающими персональные данные, должны быть предусмотрены обязанности по обеспечению и сохранению конфиденциальности персональных данных.
Справка. Персональные данные отдельных категорий работников могут относиться к сведениям, составляющим государственную тайну. В первую очередь это касается государственных служащих. Так, в соответствии с ч. 5 ст. 14 Федерального закона от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета государственных служащих, являются персонифицированными и в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, относятся к сведениям конфиденциального характера. К примеру, согласно ст. 17 Федерального закона от 3 апреля 1995 г. N 40-ФЗ "О федеральной службе безопасности" сведения о сотрудниках органов службы государственной безопасности, выполнявших (выполняющих) специальные задания в специальных службах и организациях иностранных государств, в преступных группах, составляют государственную тайну.
Обработка персональных данных
Поскольку персональные данные - это информация, с которой нужно работать (например, специалистам кадровых служб), законодательство вводит такое понятие, как обработка персональных данных, и устанавливает конкретные требования к работе с ними.
Согласно ст. 85 ТК РФ обработка персональных данных - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника. Закон N 152-ФЗ более подробно раскрывает указанное понятие. Действия (операции) с персональными данными, согласно ст. 3 Закона N 152-ФЗ, включают:
Систематизацию;
Накопление;
Хранение;
Уточнение (обновление, изменение);
Использование;
Распространение (в том числе передачу);
Обезличивание;
Блокирование;
Уничтожение персональных данных.
Таким образом, под обработкой персональных данных подразумеваются любые действия, производимые с персональными данными. Например, формирование списков работников по организации, по структурным подразделениям, профессии, образованию и др.
Статья 86 ТК РФ устанавливает следующие требования к обработке персональных данных работника, предъявляемые к работодателю (соответственно, и к работнику кадровой службы) и направленные прежде всего на защиту персональных данных:
1. Обработка персональных данных работника может осуществляться в строго определенных целях, а именно для соблюдения действующего законодательства, содействия работникам в трудоустройстве, обучения и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Следовательно, в каких-либо иных целях организации обработка персональных данных запрещена.
2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться действующим законодательством. То есть сведения, непосредственно не характеризующие человека как работника, не могут быть истребованы у него или переданы третьим лицам и др.
3. Важное требование, нередко нарушаемое на практике, устанавливает п. 3 ст. 86 ТК РФ: все персональные данные работника должны быть получены от него самого. В случае, когда указанные сведения можно получить только у третьей стороны, работника следует уведомить об этом заранее. Но одного уведомления недостаточно, необходимо также получить его письменное согласие. При уведомлении работника следует сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, о характере этих данных и о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Соответственно, сбор сведений о работнике без его ведома не допускается.
4. Во всех случаях работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и о частной жизни. Обратите внимание, что если запрет на получение и обработку данных о политических и религиозных убеждениях является безусловным, то ТК РФ разрешает получение данных о частной жизни, но только в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, и лишь с письменного согласия работника.
5. Работодателю запрещается получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или о его профсоюзной деятельности.
6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, нельзя основываться на его персональных данных, полученных исключительно путем их автоматизированной обработки или электронного получения. Указанный запрет связан с тем, что полученные данные могут быть использованы не в том контексте. В каждой ситуации необходимо руководствоваться информацией, полученной путем комплексного сбора информации.
7. Защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет его средств и в порядке, установленном ТК РФ и другими федеральными законами. Это обязанность работодателя, осуществляемая за его счет.
8. Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Такими документами могут быть положение, инструкция и др.
9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны. Так, если в трудовой договор будет включена норма о том, что работник отказывается от указанного права, то в этой части трудовой договор будет считаться недействительным.
10. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных. Примером таких мер является принятие локальных нормативных актов о персональных данных.
Хранение и использование персональных данных
Согласно ст. 87 ТК РФ работодатель должен установить порядок хранения и использования персональных данных работников. Соответствующие нормы могут быть включены в локальный акт организации о персональных данных. При этом они должны отвечать требованиям, установленным ТК РФ и иными федеральными законами.
Основные документы, содержащие персональные данные работника, объединяются, как правило, в его личное дело. Порядок ведения и хранения личного дела устанавливается работодателем. Вместе с тем сроки хранения документов, содержащих персональные данные работника, определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г., в ред. Решения от 27 октября 2003 г.). Так, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно. Личные дела остальных работников хранятся в течение 75 лет.
Главным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, содержащим и его персональные данные, является трудовая книжка. Порядок хранения трудовых книжек устанавливают Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на работодателя. Для этого приказом (распоряжением) работодателя назначается специально уполномоченное лицо.
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в соответствии с данным Постановлением работодатель осуществляет хранение указанных документов.
Распоряжением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 358-р предусматривается, что в целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате преобразования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Поскольку обязанность по защите персональных данных ТК РФ возлагает на работодателя, то для осуществления такой защиты следует произвести определенные действия по созданию соответствующих технических условий, в частности особый режим доступа в те помещения, где хранятся персональные данные, оборудование мест для хранения такой информации, меры, направленные на защиту персональных данных от случайного уничтожения, утраты, несанкционированного доступа, изменений или распространения персональных данных.
Передача персональных данных работников
Одной из разновидностей обработки персональных данных работника является их передача как внутри организации, так и за ее пределы. Требования к передаче персональных данных работника устанавливает ст. 88 ТК РФ:
1. При передаче персональных данных работника запрещается сообщать их без его согласия:
В коммерческих целях;
Любой иной третьей стороне.
Исключением являются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также иные случаи, предусмотренные ТК РФ и федеральными законами (например, согласно ст. 228 ТК РФ при несчастном случае на производстве работодатель обязан немедленно проинформировать ряд государственных органов).
Пример 1. ООО "Астана" обратилось к ОАО "Пермэнерго" с просьбой предоставить сведения о бывшем сотруднике ОАО "Пермэнерго". Предоставление таких сведений возможно только при наличии письменного запроса и приложенного к нему заявления самого работника. В заявлении должно быть указано, на предоставление каких именно сведений дает согласие работник.
Например:
Генеральному директору
ОАО "Пермэнерго"
Петрову Ю.Т.
от Иванова А.А.
Заявление
Прошу передать ООО "Астана", где я работаю в настоящее время, копии документов, хранящихся в личном деле.
15.06.2007 Иванов А.А. Иванов
Из этого следует, что персональные данные работников собираются для внутреннего сведения и осуществления нормальной работы организации и без согласия работника не подлежат передаче третьим лицам как письменно, так и устно.
2. Необходимо предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что они могут быть использованы только в целях, для которых были сообщены. Работодатель вправе требовать подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные (в том числе работники кадровых служб), обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Это требование не относится к случаям передачи персональных данных в порядке, установленном федеральными законами (например, случаи, установленные Федеральным законом от 12 августа 1995 г. N 144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности". Согласно ст. 6 указанного Закона при осуществлении оперативно-разыскной деятельности проводятся такие мероприятия, как опрос, наведение справок, отождествление личности, исследование предметов и документов, снятие информации с технических каналов связи и др.).
3. Передача персональных данных в пределах одной организации или у одного индивидуального предпринимателя должна осуществляться в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись.
Справка. Новшеством ТК РФ является то, что теперь и индивидуальные предприниматели обязаны передавать персональные данные согласно локальному акту и под подпись работников.
4. Доступ к персональным данным работника разрешается только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица вправе получать только те персональные данные, которые необходимы им для выполнения конкретных функций. Следовательно, документы или информация, содержащая персональные данные работника, может быть частично предоставлена другим сотрудникам.
Например, руководителям структурных подразделений только в пределах их компетенции. На практике сделать это бывает довольно непросто, поскольку значительное количество персональных данных собирается в одном месте и хранится централизованно. Упорядочить работу по передаче указанных данных поможет локальный нормативный акт о персональных данных, в котором может быть прописано, кто именно из руководителей и других работников и в каком объеме исходя из их компетенции имеет доступ к персональным данным работников.
5. Запрещается запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, кроме сведений, относящихся к вопросу о возможности выполнения работником его трудовой функции. Запрос такой информации возможен для принятия решения о переводе беременной женщины на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных факторов (ст. 254 ТК РФ).
6. Передача персональных данных работника представителям работников допускается лишь в объеме, необходимом для выполнения представителями указанных ими функций. Так, при расторжении трудового договора по инициативе работодателя на основании п. п. 2, 3, 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ на работника - члена профсоюза работодатель передает профсоюзному органу копии документов, являющихся основанием для увольнения, и проект приказа (ст. 373 ТК РФ).
Права работников на защиту персональных данных, хранящихся у работодателя
Статья 89 ТК РФ предусматривает, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:
Полную информацию об их персональных данных и об обработке этих данных.
К примеру, в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225) работодатель обязан знакомить владельца трудовой книжки под подпись в личной карточке с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (о выполняемой работе, о переводе на другую постоянную работу и увольнении);
Свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
Следует иметь в виду, что действующим законодательством за отказ в предоставлении должностным лицом информации предусмотрена уголовная и административная ответственность (ст. 140 УК РФ - штраф от 200 до 500 МРОТ или доход осужденного за период от 2 до 5 месяцев либо лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет; ст. 5.39 КоАП РФ - штраф от 5 до 10 МРОТ);
Определение собственных представителей для защиты своих персональных данных. В основном представителями работников в отношениях с работодателями являются профсоюзы (в том числе и в вопросах защиты персональных данных), также работник может защищать свои права самостоятельно;
Доступ работника к своим медицинским данным с помощью медицинского специалиста, которого вправе выбрать сам работник;
Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ. Так, согласно п. 27 указанных Правил работодатель обязан оказать работнику необходимую помощь в случаях выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника последний вправе заявить в письменной форме о своем несогласии с его обоснованием. При этом персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
Требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Ответственность за нарушение правил работы с персональными данными
ТК РФ предусматривает, что лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника, могут быть привлечены к дисциплинарной и материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности (ст. 90 ТК РФ).
За нарушение правил работы с персональными данными работников сотрудник организации, ответственный за хранение таких данных, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности путем применения к нему одного из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ТК РФ (замечание, выговор, увольнение). Дисциплинарные взыскания могут быть наложены только на тех сотрудников, в чьих трудовых договорах содержится обязанность по соблюдению правил работы с персональными данными. При этом трудовой договор с сотрудником, разгласившим охраняемую законом тайну (к которой относятся и персональные данные), может быть расторгнут по инициативе работодателя (пп. "в" п. 6 ст. 81 ТК РФ). Однако нужно иметь в виду, что увольнение по этому основанию возможно именно за разглашение персональных данных. За иные нарушения правил работы с персональными данными работодатель вправе наложить другое дисциплинарное взыскание.
Пример 2. По вине работника кадровой службы ОАО "Цветы Москвы" Сидорова П.А. личные дела сотрудников были залиты водой. Поскольку разглашения персональных данных работников не произошло, то отсутствуют основания для расторжения трудового договора с Сидоровым П.А. по пп. "в" п. 6 ст. 81 ТК РФ. По итогам проведенной проверки ему было сделано замечание.
Что касается административной ответственности, в соответствии со ст. 13.11 КоАП РФ нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 3 до 5 МРОТ, на должностных лиц - от 5 до 10 МРОТ, на юридических лиц - от 50 до 100 МРОТ.
Кроме того, поскольку персональные данные относятся к конфиденциальной информации, необходимо иметь в виду ст. 13.14 КоАП РФ, которая предусматривает, что разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом, лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 5 до 10 МРОТ, на должностных лиц - от 40 до 50 МРОТ.
К материальной ответственности могут быть привлечены работники, обрабатывающие персональные данные (кадровики), если работодатель должен заплатить работнику, которому был причинен ущерб по их вине. Например, в результате неправильной записи в трудовой книжке (не та формулировка причины увольнения и т.п.) он был лишен возможности продолжать свою трудовую деятельность в иной организации и понес моральный и материальный ущерб.
Привлечение к гражданско-правовой ответственности возможно в виде денежной компенсации за причиненный моральный вред, обязанности опровержения сведений, порочащих честь, достоинство или деловую репутацию гражданина, и т.д. (ст. ст. 150, 151, 152 ГК РФ).
УК РФ предусматривает наступление уголовной ответственности за злоупотребления и незаконные действия с информационными данными о частной жизни (ст. 137 УК РФ), за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам гражданина (ст. 140 УК РФ), и др.
Положение о персональных данных
Согласно ст. ст. 8 и 22 ТК РФ работодатель вправе принимать в пределах своей компетенции локальные нормативные акты, предусматривающие в том числе порядок хранения и обработки информации о персональных данных работника. Локальный акт (документ) организации о персональных данных работника может быть разработан в виде положения или инструкции. Разработкой его занимается, как правило, кадровая служба. Четких требований к структуре и содержанию данного локального акта действующее законодательство не содержит, но по общему смыслу он должен устанавливать порядок обработки персональных данных работников, их передачи, а также права, обязанности работника и работодателя, ответственность за нарушение установленных правил.
Примерная структура положения о персональных данных может выглядеть следующим образом.
1. Общие положения:
Цели и задачи организации в области защиты персональных данных работников;
Понятие и состав персональных данных работников;
Документы, содержащие персональные данные работников;
Порядок получения персональных данных работников.
2. Порядок хранения, использования и передачи персональных данных:
Меры, предпринимаемые к защите от несанкционированного доступа к персональным данным;
Место хранения, лицо, ответственное за хранение персональных данных работников (например, "персональные данные работников вместе с необходимыми документами передаются на хранение в отдел кадров");
Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников (руководитель организации, начальник отдела кадров, сотрудники отдела кадров и др.);
Общие требования к передаче персональных данных работников;
Порядок передачи персональных данных работников в пределах организации (в какое подразделение может быть передана соответствующая информация, порядок ее хранения в этих подразделениях, перечень лиц, имеющих право доступа к указанной информации в данных подразделениях).
3. Обязанности работодателя по хранению и защите персональных данных работников:
Обязанности по обеспечению защиты персональных данных, ознакомлению работников с внутренними документами, регламентирующими работу с персональными данными, обеспечению доступа к персональным данным и др.
4. Права работников на защиту персональных данных:
Право на бесплатный доступ к своим персональным данным, на получение копий любой записи, на определение своих представителей для защиты своих персональных данных и др.
5. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работников.
Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников организации, целесообразно оформить в качестве приложения к положению о персональных данных.
Приложение
к положению о персональных данных
Список лиц, имеющих доступ к персональным данным работников
Генеральный директор Дорошенко Н.Н. Дорошенко
С положением каждый работник должен быть ознакомлен под расписку, которая остается у работодателя.
Расписка
Я, Иванов Петр Сергеевич, ознакомлен с положением о персональных данных работника, права и обязанности в области персональных данных мне разъяснены.
12.01.2007 Иванов С.П. Иванов
Напомним, что разработка локального нормативного акта о персональных данных работников является обязанностью работодателя, неисполнение которой может повлечь привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, а именно наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 МРОТ; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 5 до 50 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; на юридических лиц - от 300 до 500 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Судебно-арбитражная практика. Общество с ограниченной ответственностью (далее - Общество) обратилось в суд с кассационной жалобой, в которой просило отменить Постановление суда апелляционной инстанции.
Из материалов судебного дела следует, что постановлением Государственной инспекции труда по г. Москве на основании протокола об административном правонарушении Общество было привлечено к административной ответственности за совершение правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, выразившееся в нарушении п. 8 ст. 86 ТК РФ, поскольку работник Общества Г. не был ознакомлен под подпись с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
Общество обратилось в Арбитражный суд г. Москвы о признании незаконным постановления Государственной инспекции труда г. Москвы. Решением Арбитражного суда г. Москвы в удовлетворении заявленных требований отказано. Постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда данное решение оставлено без изменения.
Как указано в кассационной жалобе, по мнению Общества, вывод суда о нарушении Обществом норм трудового законодательства не соответствует фактическим обстоятельствам и имеющимся в деле доказательствам, поскольку на момент проведения проверки Г. не являлся работником Общества, поэтому не требовалось его знакомить с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных.
Судом в удовлетворении кассационной жалобы было отказано. При этом суд указал, что у Общества была реальная возможность для соблюдения правил и норм трудового законодательства, но оно свою обязанность не выполнило без наличия уважительных причин (Постановление ФАС Московского округа от 27 ноября 2006 г. N КА-А40/11424-06).
Судебно-арбитражная практика. Страховое общество (далее - Общество) обратилось в суд с кассационной жалобой, в которой просило отменить Постановление суда апелляционной инстанции.
Из материалов судебного дела следует, что постановлением Государственной инспекции труда по г. Москве на основании протокола об административном правонарушении Общество было привлечено к административной ответственности за совершение правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, выразившееся в нарушении ст. ст. 86 - 88 ТК РФ, а именно в неиздании локального нормативного акта, которым устанавливается порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области. На Общество был наложен штраф в размере 30 тыс. руб.
Общество попыталось оспорить указанное постановление в судебном порядке. Но Решением Арбитражного суда г. Москвы в удовлетворении заявленных требований было отказано. Постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда данное решение оставлено без изменения.
Как указано в кассационной жалобе, по мнению Общества, нарушение является малозначительным, а назначенное наказание - чрезмерно суровым, в связи с чем Обществом был поставлен вопрос об отмене судебных актов, состоявшихся по делу.
Судом в удовлетворении кассационной жалобы было отказано. При этом суд указал, что отсутствуют основания для признания данного правонарушения малозначительным (Постановление ФАС Московского округа от 1 ноября 2006 г. N КА-А40/10787-06).
Таким образом, из статьи и приведенных примеров судебно-арбитражной практики видно, что требования о защите персональных данных работников, заключающиеся в том числе в издании локального нормативного акта организации о персональных данных, носят обязательный характер. Реализация их на практике позволит избежать привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок.
Г.А.Соколова Юрист юридического департамента ООО "Орион-Эстейт"
Подписано в печать 28.06.2007 "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 7
- Кадровое делопроизводство
Параллельно ведомство дает разъяснения. В том числе, и о форме локального нормативного акта (далее ЛНА) в области обработки персональных данных. Разъяснения — не нормативный акт, но учитывать их стоит: в ходе проверок инспекторы обращают внимание на такие рекомендации.
Какие условия должны быть указаны в ЛНА?
1. Локальный нормативный акт должен быть утвержден генеральным директором, директором, советом директоров или другими уполномоченными лицами, определенными уставом компании.2. При утверждении ЛНА не обязательно учитывать мнение представительного органа работников.
3. Закон не устанавливает требований к количеству ЛНА по работе с персональными данными. Часто у работодателей целый свод таких положений.
Например, ЛНА могут определять:
- общие принципы обработки данных,
- порядок обработки данных на бумажных носителях,
- порядок обработки данных в информационных системах,
- порядок хранения персональных данных,
- порядок передачи данных,
- порядок обработки данных должностными лицами и проч.
- «персональные данные»,
- «оператор»,
- «обработка персональных данных»,
- «трансграничная передача персональных данных» и проч.
Что написать в ЛНА
Цели обработки персональных данных и содержаниеОни должны быть конкретными и законными. Могут опираться на регламенты деятельности работодателя, бизнес-процессы и проч.
Примеры целей:
- использование персональных данных в информационных системах, с которыми работает компания,
- использование данных при составлении документов,
- передача данных в государственные инстанции (ФСС, ПФР, ФНС и проч.) и другие организации (банки, страховые компании, гостиницы и проч.),
- сбор данных для принятия решения о приеме кандидата на работу и проч.
Указанные в ЛНА персональные данные не должны быть избыточными по отношению к целям.
Например, если речь об обработке персональных данных соискателя, цель — рассмотрение кандидатуры на конкретную должность. Для этой цели достаточно фамилии, имени, отчества, даты, месяца и года рождения, уровня образования, опыта работы, квалификации, знания иностранных языков, контактных телефонов, email.
Если нужно, в ЛНА можно прописать обработку биометрических и специальных персональных данных субъектов (расовая и национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья). Доступ к персональным данным
В ЛНА нужно указать перечень должностных лиц, у которых будет внутренний и внешний доступ к персональным данным.
Внутренний доступ.
Может быть полным и ограниченным.
При полном доступе достаточно указать перечень должностей, которым дан такой доступ к персональным данным сотрудников.
При ограниченном — указать должности, перечень персональных данных и действий с ними (с указанием целей обработки).
Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за обработку персональных данных в компании (ч. 1 п. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Назначить можно прямым приказом работодателя или прописать должность в ЛНА.
Желательно, чтобы сотрудник имел отношение к работе с персональными данными: IT-специалист, HR, специалист по подбору и проч. Он будет получать указания от исполнительного органа компании (дирекция, правление, генеральный директор и проч.).
Ответственный сотрудник будет:
- контролировать соблюдение законодательства РФ о персональных данных, в том числе требований к их защите;
- информировать сотрудников о новых нормах, локальных актах о персональных данных;
- принимать и обрабатывать обращения и запросы сотрудников и (или) их представителей по вопросам обработки персональных данных.
В ЛНА нужно указать:
- наименование и местонахождение третьих лиц,
- цели передачи данных и объемы,
- перечень действий по обработке,
- способы обработки,
- требования к защите данных.
Нужно прописать порядок хранения данных и документов, в которых они содержатся (копии паспортов сотрудников, СНИЛС, ИНН и проч.).
Базы данных с персональными данными работников должны находиться на территории Российской Федерации. В ЛНА нужно указать место нахождения таких баз.
Рекомендую отдельно указать сроки хранения данных (не дольше, чем этого требуют цели обработки) в информационных системах и на бумажных носителях. Исключение, когда сроки хранения данных установлены федеральным законом, договором с субъектом персональных данных (сотрудником, партнером и проч.).
Уточните в локальном нормативном акте порядок действий при получении запросов (других обращений) на исправление, удаление, уничтожение персональных данных и прочих требований. Включите в ЛНА формы таких запросов (обращений). Обеспечение конфиденциальности данных
В ЛНА стоит прописать меры, которые компания предпримет для сохранения конфиденциальности персональных данных.
Основные требования к компании (ст. 18.1, 19 Закона № 152- ФЗ «О персональных данных», Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21):
- определение угроз безопасности,
- обнаружение фактов несанкционированного доступа,
- применение мер по обеспечению безопасной обработки данных,
- защита технических средств, на которых хранятся данные,
- установка антивирусов и проч.
Речь об информации о лицах, которые один раз прошли на территорию предприятия. При этом у охраны есть распоряжение при пропуске гостей спрашивать у них ФИО, брать у них паспортные данные и проч.
В таких ситуациях можно вести бумажный журнал однократного пропуска на территорию компании (Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687). Копировать информацию из журнала нельзя.
В ЛНА нужно закрепить:
- порядок пропуска гостей на территорию предприятия (ведение журнала и проч.),
- данные, которые охрана запрашивает у гостей и вносит в журнал,
- цели сбора и обработки данных гостей,
- сроки обработки данных,
- перечень лиц (имена или должности), которые ведут журнал и отвечают за его сохранность и проч.
Локальный нормативный акт можно опубликовать на сайте компании, на внутреннем портале организации, наконец, на стендах в офисе. Главное — донести информацию до реальных и потенциальных субъектов персональных данных (сотрудников, партнеров и проч.).
Инструкция о защите ПДн при использовании бумажных и любых других носителей информации, вычислительной техники и автоматизированных систем обработки и (или) передачи данных. 4. Приказ о назначении лица или подразделения, ответственных за работу и обеспечение защиты ПДн, и наделении их соответствующими полномочиями. 5. Должностные инструкции лиц, ответственных за защиту информации. 6. План мероприятий по защите информации. 7. Перечень защищаемых объектов информатизации. 8. Приказ о вводе в эксплуатацию средств вычислительной техники, обрабатывающих информацию ограниченного доступа. 9. Приказ (распоряжение) о закреплении ПЭВМ за ответственными лицами. 10. Приказ (распоряжение) о хранении информации ограниченного доступа на машинных носителях информации. 11. Инструкция по защите речевой информации при проведении конфиденциальных совещаний. 12.
Какие локальные нормативные документы регулируют работу с персональными данными
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
- цель обработки персональных данных;
- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
- срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
- подпись сотрудника.
- Пенсионный фонд РФ (ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
- налоговые органы (ст.
Какие локальные акты регламентируют работу с персональными данными?
Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами». По сути, перечисленные сведения в том или ином виде находят отражение в положениях о персональных данных, разработанных в организациях. Следующий аргумент в пользу принятия рассматриваемого локального акта — его в числе прочих внутренних документов учреждения запрашивает при проверке государственный инспектор труда.
Отсутствие же положения о персональных данных квалифицируется контролирующим органом как нарушение трудового законодательства. За это организация может быть привлечена к административной ответственности по ст.
Защита персональных данных работников: локальные нормативные акты
С конца лета Закон о персональных данных действует в новой редакции. Изменились правила получения и защиты информации. Для работодателя это означает лишь одно — дополнительный документооборот. В статье расскажем о том, как составить положение о работе с персональными данными сотрудников и назначить ответственного за организацию работы с персональными данными.
Что такое персональные данные Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ. Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями.
Защита персональных данных: разрабатываем локальные акты учреждения (зайцева г.)
Отдельно могут быть даны определения персональным данным работника (информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника) и обучающегося (информация, необходимая образовательному учреждению в связи с отношениями, возникающими между обучающимся, его родителями (законными представителями) и учреждением). Что касается состава личных данных, перечень таких сведений законодательно не установлен. Так, в п. 2 ст. 86 ТК РФ сказано, что при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
То есть круг сведений устанавливается в локальном нормативном акте организации — положении о персональных данных. Здесь важно разграничить персональные данные работника и обучающегося, а также документы, содержащие эту информацию.
Локальные нормативные акты работодателя - разберемся в нюансах
Приказ о назначении лица, ответственного за организацию работы с персональными данными (им, как правило, становится либо менеджер по кадрам, либо бухгалтер). Основанием для такого назначения является п. 1 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона N 152-ФЗ. Обязанности ответственного сотрудника (согласно ст. 22.1 Федерального закона N 152-ФЗ) могут быть определены отдельным документом.
2. Приказ об установлении списка лиц, имеющих право доступа к персональным данным (основание — п. 13 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ N 687). Здесь целесообразно указать не только фамилии и должности уполномоченных работников, но и виды информации, доступ к которой они получают, а также ссылку на то, что полученные сведения могут быть использованы лишь для тех целей, для которых они сообщались (абз. 4 ст. 88 ТК РФ). 3.
