Предприниматели, как правило, уделяют мало внимания кадровому делопроизводству, считая его обременительным и ненужным. Да, это дополнительная обязанность, которую очень не хочется выполнять. Кроме того, в трудовом законодательстве нет нормы, устанавливающей необходимость регистрации кадровых документов.
В этой статье мы расскажем, почему и зачем регистрация все же нужна, и какие документы необходимо регистрировать.
Зачем и почему нужна регистрация?
В нашей стране действуют законы, инструкции, ГОСТы, регулирующие правила делопроизводства вообще и государственных структур в частности. Необходимость регистрации кадровых документов вытекает из общего порядка ведения делопроизводства.
И поэтому все работодатели, которые издают приказы, получают и отправляют юридически значимые документы, должны знать и выполнять общие правила, установленные в государстве.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления (п. 65 ГОСТ Р 15141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Как видно из определения, регистрация фиксирует факт создания документа, этим самым придавая ему юридическую силу . Т.е. приказ вступает в силу и начинает действовать с момента его подписания и регистрации.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).
В судебной практике очень часто встречается ситуация, когда кадровый документ суд не принимает в качестве доказательства. Почему? Да потому, что признает его не имеющим юридической силы из-за неправильного оформления.
Поэтому все самые важные документы, которые регулируют трудовые отношения (особенно те, которые будут являться основанием увольнения работника), нужно обязательно регистрировать.
Какие это документы?
- все виды приказов по личному составу;
- уведомления работников;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- личные дела работников;
- трудовые книжки;
- справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
- протоколы;
- акты;
- командировочные удостоверения.
Обязательно регистрируются письма, которые Вы направляете в различные сторонние организации, потому что только после регистрации факт издания письма будет подтвержден.
Нужно ли регистрировать заявления работников и служебные записки?
По логике, да, нужно. Эти документы являются основаниями к приказам и могут быть затребованы для уточнения каких-то вопросов в спорных ситуациях. Т.е. понадобится доказать, что документ был создан или получен именно в этот день. А это может доказать только факт регистрации.
Но на практике в небольших организациях заявления работников и служебные записки не регистрируются. Юристы советуют в каком-либо локальном акте (в крайнем случае, приказе) закрепить список нерегистрируемых документов и правила кадрового документооборота в вашей фирме.
В следующей статье мы продолжим тему регистрации и поговорим о журналах регистрации приказов по личному составу.
Если у Вас возник вопрос, смело задавайте его в комментариях, мы рады помочь Вам.
На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.
В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.
Виды докладных записок
- на инициативные;
- информационные;
- отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
- на внешние;
- внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- дату;
- индекс;
- место составления;
- адресата;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись руководителя;
- фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
Пример 1
Внешняя докладная записка
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.02.2014 № 12/05-14
О привлечении дополнительных
трудовых ресурсов
Уважаемый Андрей Васильевич!
В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.
Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.
Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов
В дело № 03-13
Одинцова 10.02.2014
Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата;
- регистрационный (исходящий номер);
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения (если есть);
- адресат;
- подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Пример 2
Внутренняя докладная записка
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2014 № 6
О прогуле, совершенном менеджером
отдела продаж
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.
Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.
В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.
Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев
В дело № 02-10
Сидорова 07.04.2014
Оформление реквизитов докладной записки
При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).
Пример 3
Угловое расположение реквизитов в докладной записке
Наименование
структурного подразделения Адресат
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
______________ № ________
Заголовок
Пример 4
Продольное расположение реквизитов в докладной записке
Наименование структурного подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_____________ № _________
Заголовок
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.
Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).
Обратите внимание
Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.
В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.
Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Обратите внимание
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
- в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.
Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обратите внимание
Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.
Кстати
Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :
- запрос информации;
- выдачу инструкций;
- сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
- объявления (извещения).
Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.
Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.
Пример 5
Служебная записка
В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.
Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:
1. Симакину И.П.
2. Иванову П.Н.
Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов
В дело № 02-14
Ильина 16.04.2014
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
Виды объяснительных записок и их особенности
- на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
- составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.
Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.
Записка как доказательство
Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.
Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.
Оформление отдельных реквизитов докладной записки
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.
Датой объяснительной записки является дата ее составления.
Текст объяснительной записки должен содержать:
Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.
Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.
По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).
Обратите внимание
Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.
Пример 6
Объяснительная записка
Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.
Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014
Директору ООО «СВ»
А.В. Смолкину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
14.04.2014 № 14
Об отсутствии на рабочем месте
Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.
Оправдательных документов не имею.
Бухгалтер Александрова И.И. Александрова
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК
Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.
Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.
Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.
▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.
Пример 7
Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок
|
Дата документа |
Регистрационный номер |
Вид документа, краткое содержание |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Куда передан |
Расписка в получении (подпись, дата) |
Отметка о направлении документа в дело |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р. |
Начальник отдела кадров |
Инспектор отдела кадров |
Отдел кадров |
Смирнова В.А.
|
В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 |
▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.
Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Обратите внимание
Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:
1) перечень нерегистрируемых документов.
2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:
Место регистрации;
Время и порядок регистрации;
Правило образования регистрационного номера;
Форма, в которой производится регистрация;
Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;
Правила учета движения документов после регистрации;
Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);
3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).
Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок
Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.
Наш совет
При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.
В отечественном делопроизводстве в процессе реализации управленческих действий и задач составляются записки: докладные и служебные. У работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ) по поводу их составления, оформления и обработки возникает ряд вопросов: в чем различие между служебной и докладной запиской, как правильно их оформлять, нужно ли их регистрировать? На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в данной статье.
Если вами уже предпринимались попытки найти в специальной литературе ответы на эти вопросы, то эти ответы, скорее всего, выглядят туманно и не конкретно. Это вина не авторов, а ситуация, которая сложилась вокруг этих видов документов. Ответ на любой вопрос, связанный с составлением, оформлением, обработкой документов, надо всегда искать в нормативной базе.
Читайте также: Трудные случаи оформления документов
В настоящее время мы можем обратиться к четырем нормативно-методическим документам:
- Государственной системе документационного обеспечения управления Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (далее – ГСДОУ).
- Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477) (далее – Правила).
- Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) (далее – Рекомендации).
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
В Правилах о записках ничего не сказано, в ГСДОУ и Рекомендациях о них лишь упоминается. В преамбуле ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающей состав организационно-распорядительных документов (ОРД), они попали в разряд «и др.».
Чем отличается докладная записка от служебной?
Докладная записка – это письменное обращение подчиненного к вышестоящему должностному лицу. Служебная записка – это письменное сообщение должностных лиц одного уровня.
Виды докладных записок
- Инициативные (составляют с целью побудить адресата принять определенное решение).
- Информационные (составляют с целью информировать руководство о деталях, методах, результатах выполнения поручений).
- Отчетные (содержат информацию о выполненной работе).
В качестве разновидности докладной записки можно рассматривать Представление . Представление используют при документировании трудовых отношений. Составляет данную разновидность докладной записки руководитель структурного подразделения в адрес руководства организации в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Текст представления состоит из двух частей. В первой дается характеристика работника, с указанием фактов его биографии и общей характеристики трудовой деятельности. Во второй излагается мотив создания документа и предлагаемые решения.
Служебные записки могут быть инициативными и информационными.
Текст инициативной записки состоит всегда из двух частей: вводной и заключительной.
Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать докладную записку. В заключительной – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора докладной записки по изложенным фактам.
Информационные и отчетные записки могут состоять только из вводной части, хотя не исключается вариант, когда их текст состоит из двух частей.
Оформление записок. Виды реквизитов документов
Записки как документы, вошедшие в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 . Это не письма, поэтому их надо оформлять на общем бланке организации.
Докладные и служебные записки составляются на листе бумаги от руки или печатаются. Записки могут составляться как по личной инициативе должностного лица, сотрудника организации, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
При оформлении записок надо помнить, что обязательными реквизитами для них являются: наименование структурного подразделения, где работает автор записки, наименование вида документа, дата составления, регистрационный индекс,
заголовок, адресат, текст, подпись .
Этот перечень совпадает с реквизитами «докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки», перечисленными в п. 3.3.3.6. Рекомендаций.
Так как докладные и служебные записки являются внутренними документами, на их бланке не указывают наименование организации, так как оно входит в реквизит «адресат», В реквизите «адресат» указывается должность лица, которому адресуется записка, его инициалы и фамилия. Например:
Генеральному директору ОАО «СТРЕЛА»
А.Т. Зорину
Начальнику общего отдела ООО «Марс»
Г.И. Орлову
При оформлении реквизита «наименование вида документа», если подчиненный обращается к вышестоящему должностному лицу, указывают «докладная записка», а если руководитель структурного подразделения пишет другому руководителю структурного подразделения, то в бланке надо написать «служебная записка».
При таком разграничении станет легче искать нужную записку, потому что в организации будет два дела: «Служебные записки», содержащее переписку между руководителями структурных подразделений, и «Докладные записки», содержащее письменные обращения работников к вышестоящим должностным лицам.
Дата в записках, как и во всех ОРД, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год – четырьмя арабскими цифрами.
На практике не всегда указывают реквизит «наименование места составления или издания документа» - и с этим можно согласиться, поскольку записки, как правило, являются внутренними документами организации.
Записки могут иметь заголовок, который, как и в других ОРД, отвечает на вопрос «О чем», пишется с заглавной буквы, а точка в его конце не ставится. Например:
О ремонте подсобных помещений
О командировочных расходах в 2015 году
Об отчетах структурных подразделений за 2015 год
Текст докладной записки может включать две части: вводную и заключительную.
Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать записку, а заключительная – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора записки согласно изложенным фактам.
Записки могут иметь приложение (приложения). В таких случаях требуется оформить реквизит «приложение». Например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. (если приложение названо в тексте).
Приложение: проект положения об отделе маркетинга на 4 л. в 2 экз. (если приложение не названо в тексте).
Приложение: 1. Проект положения о защите персональных данных на 6 л. в 1 экз.
2. Проект штатного расписания на 3 л. в 2 экз. (если приложений
несколько, их нумеруют).
При необходимости записки могут визироваться. Например:
Начальник службы безопасности
Рощин П.П. Рощин
12.11.2015
Начальник отдела снабжения Петров А.О. Петров
Руководитель, которому адресована записка, проставляет на ней резолюцию, в соответствии с которой будут осуществлены управленческие действия: подготовлены проекты документов, проведены мероприятия и т.д.
Е.С. Котиной
Подготовить приказ
к 15.09. 2015
Томилин
10.09.2015
Пример оформления докладной записки:
Генеральному директору ЗАО «Коралл»
Бухгалтерия А.Л. Жарову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.09.2015 № 19
А.М. Сомовой
О представительских расходах подготовить приказ
к 15.09.2015
Жаров
12.09.2015
Уважаемый Андрей Львович!
Прошу обязать начальников структурных подразделений при организации деловых встреч и переговоров предоставлять в бухгалтерию служебные записки не позднее 10-дневного срока до назначенной даты мероприятия. Это вызвано необходимостью своевременного расчета и выделения денежных сумм представительских расходов. Служебная записка должна содержать смету представительских расходов. Желательно, чтобы сумма сметы была указана в тексте служебной записки, а не оформлялась в виде приложения к ней.
Главный бухгалтер Томин Т.Р. Томин
Получено
12.09.2015 № 78
Начальнику общего отдела ЗАО «Коралл»
Отдел кадров П.Т. Рощину
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
12.10.2015 № 45
г. Вологда
О штатном расписании на 2016 г.
Уважаемый Петр Трофимович!
В связи с разработкой штатного расписания на 2016 г., прошу Вас предоставить мне уточненный штатный состав общего отдела до 16.11.2015.
Начальник отдела кадров Марков Л.Р. Марков
Получено
12.10.2015 №123
Регистрация записок
Нужно ли регистрировать служебные и докладные записки? Если документ не зарегистрирован, не учтен, то всегда можно сказать, что его не было, поэтому все разновидности записок обязательно нужно регистрировать.
Если внутренние документы в вашей организации регистрируются в службе ДОУ, она может поставить регистрационный порядковый номер в бланке записки.
Отдел снабжения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.09.2015 № 12
Если внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях, регистрационный исходящий номер будет проставлен в бланке записки, а в службе ДОУ, куда позже передадут записку, в правом нижнем углу проставят входящий регистрационный индекс:
Получено
12.09.2015 № 78
Все изложенное в данной статье по проблеме различия между служебной и докладной записками, рассмотрены виды реквизитов документов . Выводы основаны на наработках практиков в области документационного обеспечения управления и на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению ОРД. Это позволило сделать вывод о том, что различие между этими двумя типами записок состоит в служебном положении их авторов, и оформляться они должны как документы, входящие в состав ОРД. Регистрировать их как внутренние документы нужно обязательно, выбирая один из двух способов, рассмотренных в статье.
Л.М. Вялова, канд. ист. наук, доц. РГГУ
Пример оформления служебной записки СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Кому: заместителю генерального директора по персоналу - начальнику службы персонала
И.И. Иванову117 От кого: от начальника отдела кадров М.М. Михайловой
Тема: проект изменений к штатному расписанию на текущий год
В соответствии с Вашими указаниями от 20 января с.г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 4 листах).
При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания с 1 апреля с. г.
Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается (на 1 листе).
(подпись) М.М. Михайлова118
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись) П.П. Попова
Начальник отдела труда и заработной платы
(подпись) A.A. Александров
Исп. приложений Е.Е. Егорова (111-22-33)119
Приложение 47 Образец оформления акта. Наименование предприятия (организации, учреждения) АКТ №
документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения
в учетные документы _
подпись, расшифровка подписи
Дата Унифицированная форма № ‘Г-73 Утверждена постановлением
Госкомстата России от 06.04.01 №26 Отчетный
период с по М.П.
(наименование структурного подразделения)
работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы
Служебные записки: когда составлять и как оформлять
Как часто, решая производственные вопросы, вы сталкиваетесь с необходимостью донести до руководства информацию в письменной форме? Объяснить ситуацию, предостеречь от ошибок, пояснить какие-либо обстоятельства. И конечно, нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить их на бумаге. Многие на собственном опыте знают, как бывает трудно написать докладную записку с обоснованием, например, необходимости дополнительной штатной единицы в отделе кадров в связи с возросшим объемом работ. К тому же далеко не всегда понятно, когда, как и зачем нужно составлять ту или иную записку. Вот эти вопросы мы и решили обсудить, чтобы сберечь ваше время и нервы.
Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки - докладные или объяснительные. Кроме того, в процессе документирования могут создаваться также пояснительные и аналитические записки.
На первый взгляд особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками вроде бы и нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к информационно-справочным документам, создаваемым для решения оперативных вопросов в самых разных сферах управленческой деятельности. Все записки являются документами, обеспечивающими:
в общем случае - информационный обмен между структурными подразделениями, в т. ч. между обособленными структурными подразделениями и «головной» организацией
в ряде случаев - информационный обмен между подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией (учреждением)
во всех случаях, когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, - информацию для всех заинтересованных внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетностью компании, включая налоговые органы, органы статистики, банки, собственных акционеров (участников) и любых иных заинтересованных пользователей.
Обратите внимание! Служебные записки относятся к информационно-справочной документации и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам
Служебные записки, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, указанная в записках, не содержит распоряжений, ни к чему не обязывает, но способна инициировать определенные управленческие решения, помочь выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а может только быть принята к сведению, и не более того.
Итак, информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия решений или подготовки организационно-правовых и распорядительных документов.
Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к служебным запискам, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации целесообразно отразить в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.
Совет Определите случаи и правила оформления служебных записок в локальном нормативном акте
все виды записок, создаваемых в компании для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками
порядок составления всех видов записок (на бумажном носителе или в электронной форме)
структуру текста и особенности содержания докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки
обязательные реквизиты докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки и порядок их оформления
порядок регистрации всех видов записок
сроки хранения всех видов записок. Какие моменты важно не упустить и что следует учесть кадровику при составлении и оформлении той или иной записки, мы расскажем далее. И для наглядности приведем конкретные примеры составления этих документов.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка - разновидность служебной. Определение «докладная записка» как самостоятельное понятие законодательными актами не установлено.
Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.
Докладные записки, которые фиксируют определенные события, перечисленные в ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ, или предупреждают о наступлении таких событий, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее - ОКУД ОК 011-93), рассматриваемый документ упоминается только один раз - как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
А вот в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения), докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов (табл. 2 ).
Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.
Можно предложить классификацию докладных записок, приведенную в таблице 1 .
Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем, а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.
Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.
Словарь кадровика
Исходя из информации, приведенной в толковых словарях, можно предложить следующие определения докладной записки:
1. Письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907-1909).
2. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о
сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь / под ред. А.Н. Азрилияна. - М. Ин-т новой экономики, 1999).
3. Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, 1974).
Основание составления журнала регистрации записок и представлений
Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений (к поощрению).
По усмотрению кадровых специалистов данный журнал может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.
Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.
В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).
Журнал регистрации записок и представлений не является обязательным документом и ведется в организациях, в которых широко ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.
Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:
Содержание журнала регистрации записок и представлений
Журнал не имеет унифицированной формы. предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:
Журнал обычно ведется кадровым работником. но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.
Журнал регистрации записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.
Примеры оформления. Деловое письмо.
Каждое деловое письмо имеет свой номер, индекс и дату. Поэтому при ответных письмах (а также в ходе переписки) делаются ссылки на номер и дату того или иного делового письма. Ссылка пишется отдельной строкой ниже адреса получателя и перед основным текстом.
Начальнику планово-экономического отдела
Треста бумажных и ламинированных изделий
на Ваш №________________________________
Начальник планового отдела
Номер письма и его дата указываются на штампе.
Когда ответное деловое письмо имеет продольный штамп, то ссылка на номер (или индекс) запросного письма обычно входит в этот штамп.
Если деловое письмо посылается от имени двух не подчиненных друг другу организаций или учреждений, то оно подписывается руководителями обоих учреждений и в одну строку (но не одна подпись под другой).
Примеры оформления. Докладная и служебная записки.
Докладная записка - это документ, представляющий собой письменное обращение сотрудника учреждения к выше стоящему должностному лицу этого же учреждения.
Форма написания докладной записки следующая
Директору типографии. …
Мастера переплетного цеха
1 Наименование адресата пишется посередине текста.
2 Дата ставится от начала левого поля после подписи.
Примеры оформления.Служебная записка
Наряду с докладной запиской внутри учреждения может иметь место служебная записка.
Служебная записка - это документ, представляющий собой письменное обращение сотрудника учреждения к другому сотруднику, причем оба работника не подчинены друг другу.
Образец служебной записки
Образец служебной записки является документом, на основании которого структурные подразделения предприятия ведут между собой переписку. Адресатом оформленной служебной записки является начальник или специалист другого отдела. Образец служебной записки считается внутренним документом. В данном виде документа содержится информация касательно вопросов деятельности предприятия, которые относятся к компетенции того или иного структурного подразделения, и которые при этом не требуют обращения к вышестоящему руководителю.
Как правильно написать служебную записку.
Теперь вы знаете, как написать служебную записку правильно исходя из указанных данных по правилам составления данного рода документа.
Количество:
Цена:
25
Скидка: %
?
У нас действует система скидок
бери больше - плати меньше
при заказе от 50 шт. - скидка 5%
при заказе от 100 шт. - скидка 10%
при заказе от 300 шт. - скидка 15%
при заказе от 500 шт. - скидка 20%
при заказе от 1000 шт. - скидка 25%
Сумма:
включая НДС 20%
В корзину
В наличии
X
Вы опять заказали тонкий журнал.
Возможно, Вам нужен журнал с большим количеством страниц и другими характеристиками.
Просим воспользоваться
калькулятором
